Năm 2022, nhóm tác giả Đặng Vĩnh Tài (Trưởng phòng CNTT), Nguyễn Văn Thiện (Đội trưởng Đội quản trị CNTT) cùng các nhân viên của phòng CNTT đã bắt đầu triển khai xây dựng sáng kiến văn phòng điện tử VIAGS (VIAGS eOffice) và chính thức đưa vào sử dụng từ quý 1 năm 2023.

“Không chỉ đơn thuần là giải pháp cải tiến các nghiệp vụ văn phòng cho VIAGS, văn phòng điện tử VIAGS (VIAGS eOffic) còn mang lại cho nhiều lợi ích trong cả ngắn hạn và dài hạn” – Đó là những chia sẻ đầy tâm huyết của anh Nguyễn Văn Thiện khi được hỏi về lý do xây dựng sáng kiến này.

Anh Thiện cũng cho biết, văn phòng điện tử VIAGS tạo ra sự ổn định lại hệ thống và chuẩn hóa quy trình làm việc, mang lại sự gắn kết giữa các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các dịch vụ, nghiệp vụ nội bộ (truyền thông tin, quy trình, đầu mối để nhận việc, phê duyệt,…); giúp phân quyền cho từng cán bộ, nhân viên, đồng thời giúp các cấp quản lý chủ động xem được báo cáo mọi lúc mọi nơi, không cần chờ đợi và nhắc nhở.

Thay vì sử dụng hệ thống hồ sơ, tài liệu và sổ sách để quản lý công việc, quản lý nhân sự, văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc hoàn toàn khác biệt – môi trường “số hóa”. Mọi công việc, nghiệp vụ và tương tác đều được thực hiện qua các phương tiện điện tử, giúp xoá bỏ khoảng cách về không gian, rút ngắn thời gian, quy trình phê duyệt một cách hiện đại.

Thêm vào đó, việc triển khai văn phòng điện tử còn thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại và tối ưu năng suất lao động, đồng thời giúp VIAGS tiết kiệm nhiều chi phí như: Các công cụ lưu trữ tài liệu, hồ sơ, không gian lưu trữ, chi phí đi lại…

Với cấu hình trên 3 phuơng tiện: Web, app, email, các cấp quản lý có thể xem các đầu việc và phê duyệt bất cứ ở đâu, bất cứ lúc nào, giúp công việc trở nên trôi chảy, không bị gián đoạn.

Nói về những khó khăn trong quá trình thực hiện sáng kiến này, anh Nguyễn Văn Thiện cho biết “Các cơ quan đơn vị đã quá quen thuộc với hình thức quản lý và vận hành theo phương thức truyền thống (các quy trình, biểu mẫu hành chính thực hiện thủ công, trên giấy), do vậy, thời gian đầu áp dụng VIAGS eOffice người dùng phải thay đổi toàn bộ thói quen làm việc cũ nên không tránh được một số hạn chế. Ngoài ra, trình độ người dùng tại VIAGS không đồng đều, dẫn đến việc triển khai, đào tạo và hướng dẫn vận hành mất khá nhiều thời gian”.

Khó khăn, thách thức là không tránh khỏi, tuy nhiên, nhóm sáng kiến văn phòng điện tử VIAGS luôn được Ban lãnh đạo VIAGS sát sao đôn đốc, chỉ đạo và tham gia trực tiếp trong quá trình triển khai, áp dụng.

Các cơ quan đơn vị VIAGS cũng nhận thức được lợi ích của việc áp dụng VIAGS eOffice nên rất ủng hộ, hợp tác trong công tác phối hợp và triển khai, nhờ vậy mà dự án đã từng bước đạt được những kết quả đáng kể.

Ngoài ra để tăng hiệu quả sử dụng eOffice, VIAGS sẽ tích hợp ứng dụng chatbot để cung cấp thông tin trong công việc của nhân viên như cung cấp thông tin về các chuyến bay, lịch trình, giờ cất cánh và hạ cánh, thời gian bay; Cung cấp thông tin về các hãng hàng không, dịch vụ mà họ cung cấp, các lưu ý tuyến đường mà các hãng đang khai thác…

Bên cạnh đó, chatbot cũng sẽ giúp giải đáp câu hỏi về quy trình hàng không, kỹ thuật trong ngành hàng không, hay giúp nhân viên giải đáp các câu hỏi của khách hàng về các quy định, quy trình, tiện ích và dịch vụ hàng không. Đồng thời Chatbot cũng có thể nhắc nhở và cung cấp thông tin về các nhiệm vụ và sự kiện trong tương lai, đảm bảo nhân viên không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào.

“Dự án VIAGS eOffice còn tiếp tục được nâng cấp, mở rộng theo yêu cầu thực tế, dựa vào lộ trình chiến lược chuyển đổi số của VIAGS giai đoạn 2021-2026 và như vậy thì khối lượng công việc của cả nhóm cũng sẽ còn rất nhiều, nhưng chúng tôi sẽ phấn đấu nỗ lực để hoàn thành tốt những phần việc ấy” – Anh Nguyễn Văn Thiện hào hứng chia sẻ về những dự định của nhóm trong thời gian tới và đây cũng là lời hứa đầy trách nhiệm của người VIAGS vì mục tiêu chung của công ty là đứng đầu khu vực châu Á.