Tại AITS, công nghệ chưa bao giờ chỉ là công cụ tạo ra sản phẩm hay dịch vụ, mà dần trở thành “xương sống” của doanh nghiệp, hiện diện trong cách quản trị, đo lường hiệu quả và cả cách mỗi người nhìn nhận vai trò của mình trong tập thể. Vì thế, văn hóa số không phải là khái niệm trừu tượng, mà là quá trình công nghệ từng bước định hình lại tư duy, hành vi và cách phối hợp trong công việc, hướng đến sự minh bạch, hiệu quả và tinh thần cải tiến liên tục.
Chuyển đổi số bắt đầu từ tư duy
Ngay từ thời điểm AITS xác định mục tiêu trở thành công ty công nghệ xanh với các giải pháp đạt chuẩn quốc tế, Ban lãnh đạo đã sớm nhận ra một vấn đề: nếu vẫn giữ nguyên cách vận hành cũ, thì tầm nhìn dù đúng đến đâu cũng khó đi xa. Đó là trăn trở xuất phát từ chính những vướng mắc trong thực tiễn quản trị và yêu cầu ngày càng cao về tính hiệu quả, sự minh bạch cũng như tốc độ ra quyết định.
Khi nhìn thẳng vào khó khăn còn tồn đọng, AITS hiểu rằng lời giải không đơn thuần nằm ở việc áp dụng công nghệ mới, mà là việc thay đổi tư duy. Nếu con người vẫn giữ nhịp làm việc theo thói quen cũ, thì mọi nền tảng số, dù hiện đại đến đâu, cũng chỉ tồn tại như một lớp vỏ hình thức, khó tạo ra giá trị thực sự.
Chính từ nền tảng nhận thức ấy, AITS từng bước bước vào một cuộc chuyển mình bền bỉ. Song song với những thay đổi về hệ thống, một môi trường làm việc mới nơi quyết định không còn dựa vào cảm tính mà dựa trên những con số cụ thể, có thể theo dõi, đo lường và điều chỉnh liên tục theo thực tế cũng được hình thành.
Trong quá trình đó, vai trò dẫn dắt của đội ngũ lãnh đạo được thể hiện rõ nét: từ việc chủ động sử dụng các nền tảng số trong điều hành, ra quyết định dựa trên dữ liệu, đến việc khuyến khích tinh thần thử nghiệm và chấp nhận thay đổi. Chính sự nhất quán từ trên xuống đã tạo tiền đề quan trọng để văn hóa số từng bước lan tỏa trong Công ty.
Hệ sinh thái m.AITS: Đặt công việc vào dòng chảy chung
Một trong những bước ngoặt rõ nét nhất trong hành trình chuyển đổi số tại AITS chính là sự ra đời của hệ sinh thái quản trị m.AITS – tập hợp các hệ thống công nghệ thông tin được xây dựng và tổ chức theo từng hoạt động, nghiệp vụ của Công ty, nhằm phục vụ số hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác điều hành, quản lý. Thay vì vận hành các hệ thống rời rạc, m.AITS đóng vai trò là nền tảng tích hợp, giúp kết nối con người, quy trình và dữ liệu trong một cấu trúc thống nhất, đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa làm việc dựa trên hệ thống và dữ liệu tại AITS.
Trước thời điểm đó, mỗi phòng ban vẫn vận hành khá độc lập. Cách làm này từng phù hợp ở giai đoạn đầu, nhưng khi công việc ngày càng nhiều và phức tạp hơn, những hạn chế bắt đầu lộ rõ: thông tin dễ đứt gãy, báo cáo mất thời gian tổng hợp và việc ra quyết định đôi khi phải chờ đủ dữ liệu từ nhiều đầu mối.
Vì vậy, m.AITS ra đời không phải để “số hóa cho có”, mà xuất phát từ một nhu cầu thực tế: làm sao để toàn bộ công việc được kết nối trong một hệ thống thống nhất, nơi dữ liệu liền mạch và mọi người có thể nhìn thấy cùng một bức tranh chung?
Khi hệ thống đi vào vận hành, những thay đổi tưởng như rất nhỏ lại mang đến khác biệt rõ rệt, đặc biệt ở các công việc “hậu trường” như công tác văn thư. Nếu trước đây việc luân chuyển hồ sơ giấy tờ mất nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót, thì nay phần lớn đã được xử lý trực tuyến trên hệ thống. Nhờ vậy, khối lượng công việc lặp lại giảm đi, thời gian kiểm soát tiến độ, lưu trữ hồ sơ được rút ngắn, từ đó các bộ phận hỗ trợ có thêm điều kiện tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chuyên môn cao hơn. Nhờ m.AITS, AITS dần chuyển từ cách làm việc rời rạc sang một nhịp vận hành chung, nơi công nghệ thực sự trở thành nền tảng kết nối con người và công việc mỗi ngày.
Sáng kiến số nội bộ: Khi nhân viên là “người kiến tạo”
Ở AITS, đổi mới không bắt đầu từ những dự án lớn hay những bản kế hoạch dài hàng chục trang, mà thường khởi nguồn từ những điều giản dị trong công việc hằng ngày.
Từ những trăn trở đời thường như “Có cách nào làm việc này nhanh hơn, gọn hơn không?”, các sáng kiến số dần hình thành. Ý tưởng của nhân viên sẽ được các đơn vị liên quan ghi nhận để cùng trao đổi, đánh giá tính khả thi và thử nghiệm trong thực tế công việc. Nếu mang lại hiệu quả, sáng kiến sẽ được chuẩn hóa, tích hợp vào hệ thống chung và trở thành một phần trong cách làm việc thường nhật của Công ty. Quy trình không phức tạp, nhưng đủ minh bạch để mỗi người thấy rằng ý kiến của mình được lắng nghe và trân trọng.
Từ tinh thần đó, những nền tảng quen thuộc như a.Office hay a.Learning đã ra đời. a.Office giúp các quy trình nội bộ trở nên gọn gàng hơn, giảm phụ thuộc vào giấy tờ và rút ngắn đáng kể thời gian phối hợp giữa các phòng ban. Còn a.Learning lại mở ra một nhịp học tập mới: không còn bó hẹp trong các lớp học tập trung hay mang cảm giác “bị yêu cầu”, mà là học bất cứ lúc nào, theo đúng nhu cầu và thời gian của mỗi người.
Qua đó, văn hóa học tập và tự nâng cao năng lực cũng dần hình thành như một phần của văn hóa số tại AITS, nơi mỗi cá nhân được khuyến khích liên tục “nâng cấp” bản thân để thích nghi với sự thay đổi của thời đại.
Mỗi cải tiến nhỏ, khi được cộng hưởng, đã góp phần tạo nên một văn hóa làm việc linh hoạt, hiệu quả hơn và mang đậm dấu ấn của con người AITS.
KPI Smart: Thay đổi thói quen, thay đổi chất lượng
Khi triển khai văn hóa số, một trong những thay đổi tác động rõ rệt nhất đến văn hóa làm việc tại AITS là việc chuyển cách đánh giá KPI từ cảm tính sang dựa trên dữ liệu – KPI Smart.
KPI Smart đang được AITS từng bước triển khai như một công cụ quản trị hiệu suất dựa trên dữ liệu, giúp thay đổi thói quen làm việc theo hướng rõ mục tiêu, rõ kết quả. Ở giai đoạn hiện tại, KPI Smart đóng vai trò là nền tảng ban đầu, tạo tiền đề cho việc hoàn thiện các hệ thống quản trị hiệu suất số trong thời gian tới.
Chính sự rõ ràng ấy đã làm thay đổi cách người AITS tiếp cận công việc mỗi ngày. Áp lực từ cảm giác mơ hồ dần được thay bằng trách nhiệm với kết quả cụ thể, từ đó là động lực để chủ động nâng cao chất lượng công việc. KPI Smart, ở AITS, không còn đơn thuần là công cụ đánh giá, mà trở thành một “tấm gương” phản chiếu nỗ lực của mỗi cá nhân, giúp việc ghi nhận và cải thiện diễn ra công bằng và minh bạch hơn.
Văn hóa số, một hành trình không có điểm dừng
Với AITS, chuyển đổi số chưa bao giờ được coi là một dự án chạy theo xu hướng, có ngày bắt đầu rồi kết thúc. Nó giống một hành trình dài đi song song với sự lớn lên của doanh nghiệp, nơi công nghệ, con người và văn hóa luôn điều chỉnh để phù hợp với nhau.
Đó cũng không đơn thuần là câu chuyện của công nghệ, mà là câu chuyện của con người trong hành trình học cách làm việc tốt hơn mỗi ngày. Từ những quy trình được giản lược đến cách mỗi người dần quen với việc làm việc minh bạch và cùng nhau cải tiến, văn hóa số đã âm thầm trở thành một phần nhịp sống thường nhật của công ty.
Không cần những tuyên bố lớn lao, sự thay đổi được tạo nên bằng những việc làm cụ thể, đều đặn và nhất quán. Từ tinh thần ấy, AITS đang từng bước hình thành bản sắc của một doanh nghiệp công nghệ xanh, hiện đại và phát triển bền vững.
