TCT thử nghiệm giải pháp họp trực tuyến Hybrid Cloud Webex của hãng Cisco

Trước tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp và kéo dài, để đảm bảo an toàn sức khoẻ cho CBNV, TCT đã chuyển sang phương án làm việc online tại nhà. Nhằm tháo gỡ những khó khăn, bất cập cho CBNV làm việc online, TCT đã và đang đưa ra nhiều giải pháp, ứng dụng và một trong số đó là các giải pháp họp trực tuyến.

Hiện nay, các cơ quan, đơn vị TCT đang khai thác hệ thống hội nghị truyền hình chuyên dụng (On-Premise Video Conference) phục vụ họp trực tuyến cho lãnh đạo TCT sử dụng qua mạng LAN, WAN và cho chất lượng hình ảnh tốt, ổn định đối với các phòng họp vật lý. Tuy nhiên, do nhu cầu họp của các cơ quan, đơn vị tăng cao, từ 10/9/2021, Ban CNTT tiến hành thử nghiệm thêm giải pháp Hybrid Cloud Webex của Cisco. Giải pháp nhằm giúp mở rộng số người tham gia meeting cũng như số lượng cuộc họp diễn ra đồng thời. 

Ban CNTT cho biết, Cisco Webex Meetings là ứng dụng họp trực tuyến hàng đầu hiện nay, truy cập qua internet với nhiều ưu điểm là ổn định, dễ thao tác sử dụng, có thể họp trên đa nền tảng như Laptop, Mobile, Table… Ngoài ra, hệ thống có khả năng tích hợp với các phòng họp vật lý chuyên dụng của TCT và hỗ trợ các cuộc họp online lên đến 1.000 người, hệ thống còn cho phép người dùng chủ động khởi tạo và quản trị phòng họp.

Bên cạnh đó, điểm khác biệt của Cisco Webex Meetings so với các ứng dụng họp trực tuyến hiện nay, đó là khả năng theo dõi màn hình (Layout) người tham gia. Nội dung cuộc họp được lưu trữ dưới dạng FullHD chất lượng cao và có thể Live Stream cuộc họp trên Facebook hoặc Youtube. Hệ thống cho phép thống kê các đầu việc cần làm, chú ý ngay trên màn hình họp chính. Đồng thời với đó là khả năng phân việc, chatting, polling, lưu trữ tài liệu cũng như khả năng nhắc nhở công việc qua Microsoft Outlook.

Thông tin triển khai thử nghiệm như sau:

1. Số lượng phòng họp ảo Webex: Mỗi cơ quan, đơn vị được cấp từ 01 đến 02 phòng.

2. Số người tham dự họp tối đa: 1.000 người/phòng 

3. Phương tiện tham dự họp: Laptop, Mobile, Table hoặc các phòng họp trực tuyến chuyên dụng đang lắp đặt tại cơ quan, đơn vị. 

Hướng dẫn tham dự họp Webex trên Laptop (dành cho người tham dự)

1. Cài đặt phần mềm họp

Download và cài phần mềm Webex trên máy Laptop tại đây: https://www.webex.com/downloads.html

2. Đăng nhập vào họp

Bước 1: Mở phần mềm Webex đã cài, chọn nút Join a meeting

Bước 2: Nhập các thông tin sau vào phần mềm

► Link họp sẽ được chủ trì cuộc họp (Host) gửi cho ví dụ như link sau: https://vietnamairlines.webex.com/abc hoặc link mời họp sẽ gửi tự động qua email.

► Đặt tên gợi nhớ (là tên người tham dự họp ví dụ Nguyễn Văn A)

► Gõ email bất kỳ

Bước 3: Chọn Next. Khi màn hình họp hiện ra. Chọn tiếp Join Meeting.

Chú ý: Khi cài phần mềm rồi có thể click vào link mời họp để đăng nhập vào họp tự động. (Ảnh: CNTT).

3. Hướng dẫn Share màn hình, ảnh, trình chiếu tài liệu, video 

Chọn nút Share trên màn hình. Chọn cửa sổ ứng dụng muốn Share để tiến hành Share cho các bên khác tham dự họp. Lưu ý nếu Share video, clip cần nhớ bật nút Volume ở gần dòng chữ Automatically optimize nên để phát âm thanh cho các đầu khác nghe thấy tiếng.

Hướng dẫn Share màn hình, ảnh, trình chiếu tài liệu, video. (Ảnh: CNTT).

Hướng dẫn họp webex trên điện thoại iPhone và Android

Chú ý: Khi cài phần mềm rồi có thể click vào link mời họp để vào họp tự động. (Ảnh: CNTT).

Đối với Host Admin, để khởi tạo và quản lý phòng họp bằng trình duyệt Web có thể xem và download tài liệu hướng dẫn TẠI ĐÂY.