Trong giai đoạn sáp nhập chi nhánh Miền Bắc vào Chi nhánh Việt Nam, để đảm bảo hợp tác với các khách hàng liền mạch, các công việc liên quan đến hợp đồng được thực hiện trong thời gian ngắn.
Một khối lượng công việc khổng lồ: kiến nghị mẫu hợp đồng, tổng hợp thông tin hợp đồng các miền, thống nhất cách thức ký hợp đồng với từng đối tác tại cả 3 miền Bắc Trung Nam, thống nhất bộ hồ sơ hợp đồng với từng nhóm khách hàng, in ấn và ký kết bộ hợp đồng với nhiều phụ lục… cần được hoàn thành trong thời gian ngắn với một chuyên viên chuyên trách hợp đồng, thực sự khó khăn với đội Chính sách và phòng TMHH.
Với sự sao sát của cán bộ đội, cán bộ phòng, nhân sự nhóm Hợp đồng được bổ sung kịp thời bao gồm cả 2 cán bộ đội, có những thời điểm gần như cả đội cùng hỗ trợ nhóm Hợp đồng và cùng với sự hỗ trợ của đội Bán.
Với quyết tâm thực hiện đúng thời hạn, kết quả công việc có chất lượng, nhóm Hợp đồng thường xuyên làm thêm nhiều giờ mỗi ngày. Cao điểm là ngày cả nhóm Hợp đồng và nhóm hỗ trợ rời văn phòng lúc 1h sáng và ngoài trời mưa to. Đây là kỷ niệm khó quên nhất của đội Chính sách và là lần tan làm muộn nhất trong cuộc đời của các thành viên nhóm kể từ khi Đội được thành lập từ năm 2014, với mong muốn tiếp tục hướng tới những mục tiêu cao hơn.
Thích ứng, thay đổi và thử nghiệm các hình thức bán chưa từng có
Với 8 thành viên và đa phần là CBNV nữ, Đội Chính sách được ví như “kim chỉ nam”, góp phần cho những hoạt động của Phòng TMHH vận hành một cách tốt nhất. Từ thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu; tổng hợp các nguồn dữ liệu và thông tin thị trường; phân tích đánh giá dự báo tình hình thị trường. Đến xây dựng các kế hoạch, chính sách và định hướng thương mại về bán, cho tới tư vấn, tham mưu cho cán bộ phòng về công tác bán, khai thác hàng hóa tại CNMB.
Bên cạnh đó, Đội còn thiết kế, quy hoạch kênh bán tại thị trường; Quản lý hợp đồng; triển khai chính sách giá trong nội bộ và mạng bán; thực hiện các hoạt động quảng cáo – xúc tiến thương mại, đào tạo và các công việc liên quan đến quản lý chất lượng, thông tin phản hồi.
Năm 2020, cú sốc lớn nhất của ngành hàng không ập đến một cách không ai có thể ngờ tới – đại dịch Covid-19, kéo theo đó là hàng loạt sự thay đổi.
“Không nằm ngoài sự thay đổi ấy, Đội Chính sách đã thích ứng nhanh với thay đổi trong cơ cấu tổ chức, hình thức phối hợp công việc, cách thức tổ chức công tác bán. “Buộc phải thay đổi, học hỏi từ thị trường, đối thủ cạnh tranh, thử nghiệm các hình thức bán chưa từng có. Chúng tôi xây dựng sản phẩm thuê chuyến, bán tải cứng, trước đây các công việc này chủ yếu do Ban TTHH thực hiện. Ký kết các hợp đồng thuê chuyến, tải cứng trên từng chuyến bay, biên bản điều chỉnh được triển khai liên tục do sự thay đổi nhu cầu khách hàng và kết hợp các cách thức bán trên các chuyến bay, với mục tiêu đem doanh thu về cao nhất cho VNA” – chị Lê Thúy Quỳnh – đội trưởng đội Chính sách chia sẻ.
Trong những thời điểm khó khăn, khi các chuyến bay thường lệ không có, TMHH mở rộng mạng bán, tiếp cận đến các khách hàng không chỉ là Forwarder (công ty giao nhận hàng hóa) mà cả những nhà sản xuất; công tác đàm phán và ký kết hợp đồng cũng trở nên phức tạp hơn so với các khách hàng Forwarder trong kênh bán. Việc theo dõi và quản lý các chuyến bay thuê chuyến, mua tải cứng được triển khai sau khi CNMB kiến nghị được thực hiện liên tục 24/7, để kịp thời triển khai cho đội Bán, từ đó triển khai nhanh tới các khách hàng
Có những khoảng thời gian, Đội Chính sách thiếu nhân sự trong giai đoạn Covid, một người phải đảm đương thêm công việc của đồng nghiệp, thường xuyên làm ngoài giờ, làm việc cả thứ 7 và chủ nhật. Toàn đội luôn sẵn sàng tâm thế làm việc khi nhu cầu khách hàng phát sinh hay cần xử lý gấp do nhu cầu thị trường.
Tuy nhiên, vượt qua những khó khăn và thách thức, sự nỗ lực, thích ứng và thay đổi cũng như tinh thần “vì một VNA hồi phục”, Đội đã đạt những kết quả tích cực trong thời gian qua.
Thách thức và nỗ lực trong giai đoạn “bình thường mới”
Được ví như người hùng của ngành hàng không trong năm 2020-2021, vận tải hàng hoá đường không đã cho thấy sự phát triển khá ngoạn mục giữa bối cảnh khủng hoảng vì dịch bệnh. Tuy nhiên, đầu năm 2022, do sự gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu và giá dầu leo thang khiến cầu vận chuyển trên các chuyến bay thuê chuyến giảm dần, những người làm chính sách và người bán phải chuyển mình tập trung bán mạnh trên các chuyến thuê chuyến hàng hóa kết hợp chở khách và các chuyến bay thường lệ chở khách.
Đối với Đội Chính sách, Phòng TMHH, năm 2022 là sự thích ứng với trạng thái “bình thường mới”. Đội tập trung vào các nhiệm vụ như: như xây dựng, kiến nghị kế hoạch, chính sách định hướng bán, hỗ trợ công tác bán. Bám sát tình hình thị trường, công tác Bán, nắm bắt thông tin và phản ứng nhanh, kịp thời kiến nghị các cấp quản lý các chính sách phù hợp, đồng thời đảm bảo các công việc liên quan hợp đồng, công nợ, số liệu báo cáo kịp thời, có chất lượng.
“Đội kỳ vọng, khi dịch Covid đi qua, VNA group tiếp tục vững bước, thực hiện tốt các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, khôi phục các đường bay quốc tế và nội địa như những năm trước dịch. Đội Chính sách cũng mong rằng khi sát nhập, Chi nhánh Việt Nam với tất cả tinh thần, tâm thế, cùng với quyết tâm cao độ và tập trung nguồn lực sẵn sàng phục vụ hành khách, hàng hóa một cách hoàn hảo nhất” – chị Lê Thúy Quỳnh – đội trưởng đội Chính sách chia sẻ.
Những ngày này, Đội Chính sách nói riêng và hệ thống bán hàng hóa quyết tâm, đồng lòng, nỗ lực ở mức cao nhất, sẽ là điểm tựa để VNA tối ưu hóa nguồn lực sẵn có và đóng góp doanh thu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
TTNB – Đội Chính sách
