Trong khuôn khổ chuyến thăm chính thức của Thủ tướng Phạm Minh Chính và phái đoàn cấp cao nước CHXHCN Việt Nam tới Hoa Kỳ, ngày 17/5, VNA phối hợp cùng Saigontourist Group và Thiên Minh Group tổ chức Hội nghị xúc tiến Thương mại – Đầu tư – Du lịch giữa Việt Nam và Hoa Kỳ tại TP San Francisco.
Với chủ đề “Rediscovering Vietnam”, Hội nghị truyền tải thông điệp về sự phục hồi, mở cửa và phát triển mạnh mẽ của Việt Nam sau hai năm đại dịch, cũng như triển vọng quan hệ tốt đẹp giữa Việt Nam và Hoa Kỳ trong tương lai.
Và để sự kiện quan trọng này thành công, “team sự kiện Mỹ” đã chạy đua với thời gian, vượt qua mọi cản trở cùng sự chuẩn bị vô cùng kỹ lưỡng để nhận được sự hài lòng của các bộ, ban ngành và đối tác.
Hành trang đến Mỹ: “gi gỉ gì di cái gì cũng có”
Hành trang mang theo team sự kiện chúng tôi là 20 kiện hành lý và ngay khi đặt chân đến Hoa Kỳ là cuốn hộ chiếu được an ninh cửa khẩu bỏ hộp khoá từ đóng gói “chu đáo” vì cần kiểm tra ngay nội dung hành lý mà chúng tôi mang theo.
Với cả trăm chiếc nón lá, vài chục cái chân standee và gi gỉ gì di cái gì cũng có như: biển tên mica, cặp da, kẹp giấy hay đến cả cái bút bi bút chì thì hải quan Mỹ cũng đành lắc đầu mà mở khoá hộ chiếu cho “team lo xa cho sự thiếu thốn trên đất Mỹ” này nhập cảnh khi đồng hồ đã điểm 10:30pm.
9h sáng ngày 12/5 (giờ Mỹ), sau một đêm thức trắng vì “jet lag” và sau 15 phút dạo bộ trên đường phố San Francisco chúng tôi đã đến Văn phòng CNUS. Theo lệnh của “Nữ tư lệnh đoàn” chúng tôi cùng văn phòng CNUS rà soát các hạng mục công việc chuẩn bị cho sự kiện.
Thấm thoát cũng đến 2pm, chúng tôi lại rời văn phòng di chuyển đến khách sạn nơi tổ chức sự kiện để khảo sát và làm việc cùng khách sạn. Có khá nhiều nội dung bị thay đổi so với phương án ban đầu vì ngay sau sự kiện của VNA là sự kiện của Đại sứ quán tổ chức gặp mặt Kiều bào nên phương án setup phòng Hội nghị bị thay đổi theo yêu cầu của Đại sứ quán và đặc biệt là yêu cầu đảm bảo an ninh đã được Mật vụ Hoa Kỳ và An ninh Việt Nam thống nhất khi khảo sát trước đó. Không chịu chào thua “số phận” khi đánh giá các phương án team đưa ra là lựa chọn tối ưu.
Không gì là không thể
Sau một ngày thuyết phục với các mối quan hệ, được sự ủng hộ và hỗ trợ của Chủ tịch HĐQT, Thành viên HĐQT và Tổng Giám đốc, team sự kiện đã thuyết phục được Tổng lãnh sự, Mật vụ Mỹ và An ninh Việt Nam đã đồng ý xây dựng lại phương án đảm bảo an ninh theo phương án setup mới và vậy là một việc lớn tạm thời đã được giải quyết.
Nhưng đúng là “ông trời” vẫn muốn thử thách lòng người, với tính toán phương án trang thiết bị tối tân của nước Mỹ lại được thay bằng trang thiết bị tối cổ, khi các anh Mỹ setup xong cũng là lúc team sự kiện xây sẩm mặt mày.
Tại sao cái sân khấu nó lại như một “ngôi nhà đơn sơ” giữa không gian đậm chất Mỹ như thế này và khi team đưa ra các phương án thay đổi thì các anh Mỹ đều cho là “MISSION IMPOSSIBLE”… và khi muốn các anh ý ở lại để cùng tìm ra giải pháp thì cũng không được đâu vì “chúng tôi hết giờ rồi, trả thêm 3 ngàn USD cho chúng tôi nhé”, thế là thôi “say good bye” các anh Mỹ cao to, đẹp trai.
Chúng tôi còn khó khăn lắm, đến cái máy in và gam giấy còn phải khuân từ văn phòng Chi nhánh đến đây để tiết kiệm 3$/tờ thì 3 ngàn đô làm sao có cơ hội “ra khỏi túi”.
Nhảy vào khuân bê kê dọn, sau 2 giờ hì hục thì cái sân khấu cũng thành hình. Xong việc rồi, giờ là đến việc xây dựng lại khung chương trình vì thời gian tham dự của TTCP rút từ 1h15 phút xuống còn 30 phút thôi… Giới thiệu 21 đại biểu, 3 bài phát biểu, 15 lễ trao biên bản hợp tác giữa các doanh nghiệp Việt Nam – Hoa Kỳ vẫn phải thực hiện dưới sự chứng kiến của Thủ tướng Chính phủ và Lãnh đạo cấp cao của Việt Nam và Hoa Kỳ.
Đã muốn là phải được, khi sự kiện của VNA đã được nhận chỉ đạo là phối hợp với Bộ Kế hoạch đầu tư, Bộ Ngoại giao tổ chức nghi lễ trao các biên bản hợp tác giữa các doanh nghiệp hai nước với mục tiêu thúc đẩy đầu tư, thương mại và du lịch. Rồi vấn đề đảm bảo an ninh cho sự kiện cũng làm chúng tôi lo lắng, công tác đón tiếp khách như thế nào để đảm bảo sự trân trọng chào đón sự hiện diện của họ nhưng vẫn phải đúng người đúng việc và đảm bảo an toàn an ninh cho sự kiện…
Nhiệm vụ càng nặng nề, áp lực càng cao thì quyết tâm càng lớn, mọi khó khăn đã vượt qua, thành công đã đến khi chúng tôi nhận được lời khen ngợi và đánh giá cao của Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ, lời cảm ơn của các đối tác, nụ cười hài lòng của Lãnh đạo TCT.
Một ngày xả hơi sau sự kiện là những khoảng khắc mà chúng tôi hạnh phúc nhất khi cùng nhau ôn lại chặng đường trên đất Mỹ. Lần đầu phối hợp nhưng lại hợp nhau về cả tư duy lẫn hành động nên chúng tôi hiểu rằng đó là vì chúng tôi đều có chung một tình yêu với VNA dẫn lối đưa đường.
Team sự kiện Mỹ
