Trong thời điểm đồng bào miền Trung đang đối mặt với những khó khăn trong đợt lũ và cần sự chung tay hỗ trợ từ cả nước, đơn vị đã bố trí nguồn nhân lực như thế nào để tối ưu quy trình vận chuyển hàng cứu trợ?
Chúng tôi đã ngay lập tức thành lập nhóm trao đổi gồm Ban TTHH và các Chi nhánh trong nước, bao gồm bộ phận quản lý chuyến bay và bộ phận giám sát/phục vụ, để cố gắng tiếp nhận và xử lý nhanh nhất nhu cầu gửi hàng cứu trợ của các cơ quan, tổ chức đáp ứng điều kiện.
Tại Ban TTHH, quy trình vận chuyển hàng cứu trợ bắt đầu với việc tiếp nhận yêu cầu, chuẩn bị giấy tờ đảm bảo đáp ứng điều kiện tiếp nhận của VNA, thống kê chủng loại hàng, khối lượng, thời gian vận chuyển,… Tiếp đó, các thành viên trong Ban sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu về lịch bay, tải cung ứng rồi tổ chức vận chuyển. Các công đoạn gồm gửi xác nhận cho khách, hướng dẫn khách đặt giữ chỗ và làm thủ tục gửi hàng đều có tiến độ hoàn thành cụ thể để tối ưu thời gian trả hàng cho người nhận.
Khối lượng công việc cụ thể của CBNV Ban Hàng hóa đã có thay đổi như thế nào?
Bên cạnh các công việc hằng ngày vẫn phải đảm bảo, khối lượng công việc tại Ban TTHH thật sự đã tăng lên đáng kể. Do phải gần như cùng một lúc tiếp nhận, xử lý thông tin, hướng dẫn khách và thu xếp thủ tục, hoàn thiện văn bản giấy tờ đảm bảo đúng quy định của TCT, đầu mối của Ban TTHH tiếp nhận rất nhiều cuộc gọi, mail và tin nhắn hằng ngày, cả trong và ngoài giờ hành chính. Có những ngày cao điểm lên đến hàng trăm cuộc gọi nên đôi lúc không thể tránh khỏi những cuộc gọi bị nhỡ.
Bên cạnh đó, tốc độ tiếp nhận và xử lý tùy thuộc nhiều vào việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Có những lô hàng có thể tiếp nhận ngay, tuy nhiên cũng có những lô hàng qua rất nhiều khâu trao đổi mới có đủ thông tin để tiếp nhận.
Anh có thể cho biết kỹ hơn về những nỗ lực của CBNV Ban TTHH để chia sẻ khó khăn với đồng bào miền Trung?
Nhóm trao đổi gồm Ban TTHH, CNMB, CNMN và CNMT gần như làm việc liên tục, cả trong và ngoài giờ hành chính, nhiều hôm đến gần nửa đêm. Anh chị em ở một số bộ phận mặc dù đang trong chế độ làm việc part-time vẫn tích cực tham gia làm việc thêm giờ để hỗ trợ thu xếp. Bên cạnh xác định đây là nhiệm vụ chuyên môn, chúng tôi đồng thời coi đây cũng là nhiệm vụ chính trị xã hội được Ban lãnh đạo TCT đặc biệt quan tâm, chỉ đạo sát sao giao phó chúng tôi thực hiện, qua đó đóng góp nhỏ bé chia sẻ phần nào khó khăn thiệt hại với đồng bào miền Trung.
Những khu vực nào là điểm nóng được tập trung hàng cứu trợ?
Tính đến hết tháng 10, khối lượng hàng cứu trợ VNA đã vận chuyển khoảng 145 tấn, phần lớn là các hàng nhu yếu phẩm như thực phẩm, quần áo, thuốc men,… Hàng được vận chuyển chủ yếu từ Hà Nội, TP HCM đến các điểm như Đà Nẵng, Huế, Đồng Hới, Vinh.
Anh chị em ở một số bộ phận mặc dù đang trong chế độ làm việc part-time vẫn tích cực tham gia làm việc thêm giờ để hỗ trợ thu xếp. (Ảnh: Ban TTHH)
Những khó khăn mà người VNA gặp phải trong quá trình vận chuyển hàng cứu trợ là gì?
Một khó khăn mà chúng tôi thường gặp phải là rất nhiều trong số khách hàng liên hệ là các cá nhân, tổ chức từ thiện tự phát chưa hiểu rõ về điều kiện tiếp nhận của VNA. Tuy nhiên, sau khi nhận được chia sẻ về việc hạn chế chuyến bay, tải cung ứng và được hướng dẫn chi tiết, nhiều khách hàng đã liên hệ thông qua Uỷ ban Mặt trận tổ quốc, Hội Chữ thập đỏ và được thu xếp gửi hàng miễn cước phí trên các chuyến bay của VNA. Sau khi được hỗ trợ gửi hàng nhanh chóng, thuận tiện và hoàn toàn miễn cước phí, nhiều khách hàng đã gọi điện, nhắn tin, gửi mail cảm ơn.
Ngoài ra, do số lượng cuộc gọi đến quá nhiều, số điện thoại ban đầu cung cấp không kịp vừa tiếp nhận và vừa xử lý tất cả thông tin. Chúng tôi đã bổ sung thêm một số điện thoại hotline và địa chỉ thư điện tử để đảm bảo thời gian tiếp nhận và xử lý các nhu cầu được nhanh chóng, hạn chế không bỏ sót bất kỳ trường hợp nào.
Đối với vận chuyển hàng không, đảm bảo an toàn tuyệt đối là mục tiêu đầu tiên và không phải loại hàng hóa nào cũng có thể được vận chuyển bằng đường không. Một số loại hàng như hóa chất thuộc hàng nguy hiểm, phải được đóng gói đảm bảo theo quy định vận chuyển của ICAO, IATA. Do đó, chúng tôi luôn phải đảm bảo việc giải thích, hướng dẫn khách rất chi tiết để khách hiểu rõ và đảm bảo tuân thủ.
Cảm xúc của anh cùng CBNV Ban TTHH khi được góp sức hỗ trợ đồng bào miền Trung là như thế nào?
Khi chứng kiến những hình ảnh, nghe những tin tức về bão lụt miền Trung, thật sự chúng tôi cảm thấy không gì có thể bù đắp nổi những mất mát, thiệt hại của đồng bào nơi đây. Khi mà cả nước đang hướng về miền Trung, tích cực quyên góp hỗ trợ đồng bào, việc thu xếp các chuyến bay chở hàng cứu trợ mang hình ảnh của VNA cũng góp phần vào nỗ lực chung ấy. Bên cạnh niềm tự hào về tinh thần của người dân Việt Nam nhân hậu tương thân tương ái, chúng tôi còn có một niềm tự hào khi là nhân viên của Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam với những hoạt động tích cực trong công tác từ thiện, nhân đạo vì cộng đồng.
Mỗi khi thấy hình ảnh các chuyến bay của VNA chở hàng cứu trợ đến miền Trung và đặc biệt là những lúc nhận được lời cảm ơn từ khách hàng thì niềm vui, niềm tự hào ấy trong mỗi chúng tôi lại càng nhân lên.
Vu Hoang Quy – COMM
