Với mục đích xây dựng phần mềm thư viện điện tử chuyên nghiệp nhằm quản lý các quy trình, quy định, hướng dẫn, văn bản pháp luật hoặc các tài liệu tương đương, Ban DVHK đã phối hợp với Ban CNTT và đối tác để thiết kế phần mềm E-docs với giao diện sử dụng thân thiện với người dùng. Tài liệu trên hệ thống sẽ luôn được cập nhật theo phiên bản mới nhất, giúp người dùng dễ dàng sử dụng và tra cứu.
Giao diện website của E-docs. (Ảnh: DVHK).
Một số tính năng nổi trội của hệ thống thư viện điện tử E-doc bao gồm: công cụ tìm kiếm theo từ khóa trong tài liệu; tính năng phản hồi, đánh giá tài liệu; tra từ điển và chọn tài liệu vào danh sách yêu thích.
Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng trên ứng dụng di động không cần kết nối Internet, hệ thống E-docs thực sự là một công cụ tra cứu tài liệu hữu ích, thân thiện với người dùng, giúp đơn giản hóa và số hóa việc sử dụng tài liệu trong quá trình làm việc.
Phần mềm E-docs rất thích hợp để triển khai cho các mô hình cơ quan, doanh nghiệp với các chi nhánh, phòng ban không cùng vị trí địa lý. Với phần mềm này, người sử dụng có thể xem tài liệu mọi lúc, mọi nơi qua trình duyệt web hoặc ứng dụng trên điện thoại di động.
Người dùng có thể truy cập ngay cả khi không có mạng di động do tài liệu đã được đồng bộ ngầm khi cài đặt điện thoại và khi có internet. Điều này giúp thuận tiện cho việc tra cứu, cập nhật thông tin của nhân viên Khối Dịch vụ trong quá trình thực hiện công việc.
Giao diện ứng dụng di động của E-docs. (Ảnh: DVHK).
Đặc biệt, trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 vừa qua, các quy trình, hướng dẫn công tác phục vụ được cập nhật và thay đổi liên tục do diễn biến phức tạp của dịch bệnh, việc phân phối tài liệu kịp thời qua hệ thống E-doc đã giúp các nhân viên tuyến trước cập nhật kịp thời các hướng dẫn mới nhất, từ đó tăng hiệu quả trong công việc.
Bên cạnh tài khoản sử dụng tài liệu, các tính năng về quản trị tài liệu cũng là 1 điểm cộng của hệ thống E-docs. Chương trình có tính năng báo cáo về tình hình người xem và người download tài liệu, đáp ứng yêu cầu đánh giá trong IOSA.
Hiện nay, Ban DVHK đang phối hợp cùng Ban CNTT và công ty đối tác để nghiên cứu nâng cấp phần mềm giai đoạn 2 theo hướng thân thiện với người sử dụng hơn và thêm một số tính năng mới như: thông báo cho người dùng khi có tài liệu mới, lựa chọn ngôn ngữ tài liệu theo thông tin người dùng, chụp hình ảnh trang trong tài liệu đưa vào mục yêu thích… cùng với đó là mở rộng phạm vi triển khai sử dụng đến các cơ quan đơn vị khác trong TCT.
