Làm việc tại VIAGS và trong ngành dịch vụ mặt đất hàng không nói chung đồng nghĩa với việc chúng ta phải làm quen với nhịp độ khẩn trương, áp lực thời gian tính bằng phút và những tiêu chuẩn an toàn khắt khe nhất. Đặc thù công việc chia ca kíp, hoạt động liên tục bất kể ngày đêm và thời tiết thường vắt kiệt sức lực của nhiều người. Trong bối cảnh đó, những căng thẳng phát sinh trong quá trình phối hợp công việc là điều khó tránh khỏi. Đôi khi, sự mệt mỏi khiến chúng ta dễ cáu gắt, thiếu kiên nhẫn và bỏ qua những phép lịch sự thông thường. Xây dựng môi trường làm việc văn minh, theo tôi, không phải là việc đưa ra những khẩu hiệu lớn lao hay những quy định cứng nhắc trên giấy tờ. Nó bắt nguồn từ những thay đổi rất nhỏ và thực tế trong thói quen hàng ngày, trong cách chúng ta giao tiếp với đồng nghiệp và cách chúng ta có trách nhiệm với chính công việc của mình.
Đề xuất đầu tiên và quan trọng nhất của tôi là thay đổi thói quen trao đổi thông tin, hướng tới sự giao tiếp mang tính xây dựng. Xung đột trong công việc phần lớn không đến từ chuyên môn yếu kém mà đến từ cách truyền đạt và xử lý thông tin kém hiệu quả. Thực tế cho thấy, khi có sự cố hoặc chậm trễ, phản ứng đầu tiên của nhiều người là tìm cách quy trách nhiệm hoặc phàn nàn. Điều này không giải quyết được vấn đề mà chỉ làm tăng thêm sự ức chế cho các bên liên quan. Nếu một cá nhân hay một tổ làm sai, người phát hiện cần gặp trực tiếp để trao đổi, tìm hiểu nguyên nhân và cùng đưa ra cách khắc phục trong trạng thái bình tĩnh. Việc chỉ trích làm suy yếu tinh thần tập thể rất nhanh chóng. Cùng với đó, thói quen nói lời cảm ơn cần được thực hành nhiều hơn. Một câu cảm ơn ngắn gọn khi nhận ca trực suôn sẻ giúp xoa dịu đi rất nhiều mệt mỏi và tạo ra bầu không khí làm việc dễ chịu hơn.
Đề xuất thứ hai là duy trì kỷ luật trong việc giữ gìn không gian làm việc và quản lý trang thiết bị thông qua việc thực hành nguyên tắc 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng). Một khu vực làm việc văn minh trước hết phải là một khu vực sạch sẽ và ngăn nắp. Dù vị trí làm việc là trong văn phòng điều hành, ngoài sân đỗ hay khu vực tập kết hàng hóa, sự lộn xộn đều là nguyên nhân gây lãng phí thời gian và làm tăng rủi ro mất an toàn. Thay vì coi việc dọn dẹp là nhiệm vụ chỉ làm đối phó khi có kiểm tra, mỗi nhân viên cần tự giác sắp xếp lại khu vực của mình trước khi kết thúc ca làm việc. Các công cụ dụng cụ phải được đặt đúng nơi quy định và kiểm tra tình trạng hoạt động để người ca sau có thể tiếp quản và sử dụng được ngay lập tức. Sự tôn trọng đồng nghiệp được thể hiện rõ nhất qua việc chúng ta bàn giao cho họ một môi trường làm việc sẵn sàng và tươm tất.
Đề xuất thứ ba liên quan đến sự hỗ trợ giữa các thế hệ nhân viên, cụ thể là việc xây dựng một cơ chế kèm cặp thực tế cho những người mới gia nhập công ty. Ngành hàng không có vô số quy trình, tài liệu. Nhân viên mới thường gặp rất nhiều khó khăn, dễ hoang mang và mắc lỗi trong thời gian đầu. Một môi trường văn minh là nơi những người đi trước sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm và dẫn dắt người đi sau. Các tổ đội nên phân công rõ ràng một nhân viên cứng tay nghề theo sát hỗ trợ nhân viên mới. Việc kèm cặp này không chỉ hướng dẫn về các thao tác nghiệp vụ, mà còn chỉ dẫn cách ứng xử với các đơn vị phối hợp, cách giữ thái độ chuyên nghiệp trước áp lực từ nhiều phía. Khi người mới được quan tâm và định hướng đúng đắn, họ sẽ nhanh chóng bắt nhịp, làm việc tự tin, từ đó giảm thiểu các sai sót ảnh hưởng đến dây chuyền chung.
Cuối cùng, sự văn minh trong công việc còn đến từ tinh thần chủ động cải tiến quy trình. Nếu trong quá trình làm việc, chúng ta nhận thấy có những biểu mẫu, thủ tục đang gây mất quá nhiều thời gian một cách không cần thiết, người lao động trực tiếp cần mạnh dạn lên tiếng đề xuất cắt giảm hoặc chuyển đổi sang hình thức trực tuyến. Việc số hóa và loại bỏ các bước công việc thừa thãi giúp nhân viên giảm bớt gánh nặng hành chính, từ đó có thể dồn toàn bộ tâm trí và sức lực vào công việc. Một hệ thống vận hành trơn tru, ít thủ tục rườm rà tự nó đã tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và chuyên nghiệp hơn.
Xây dựng môi trường làm việc văn minh tại VIAGS là một quá trình liên tục và cần sự tự giác cao độ của từng cá nhân. Nó đòi hỏi chúng ta phải biết kiềm chế bản thân, chủ động trong mọi tình huống, linh hoạt tìm cách giải quyết vấn đề thay vì đứng phàn nàn, và tự tin vào năng lực của tập thể. Những thay đổi nhỏ trong cách chúng ta chào hỏi, bàn giao công việc, giữ gìn tài sản chung và hỗ trợ lẫn nhau chính là những viên gạch vững chắc nhất để xây dựng nên một văn hóa doanh nghiệp thực chất. Khi nội bộ đoàn kết và công việc diễn ra nhịp nhàng, chất lượng dịch vụ tự khắc sẽ được nâng cao, mang lại sự hài lòng cho hành khách và sự phát triển bền vững cho Vietnam Airlines.
