Khoảnh khắc hội nghị bắt đầu
14 giờ 30 phút, ngày 04 tháng 12 năm 2025.
Cánh cửa hội trường lớn chậm rãi mở ra trong tiếng nhạc nền vang lên vừa đủ. Những vị khách đầu tiên bước vào — lãnh đạo cấp Tổng công ty của Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam, đại diện các đối tác quốc tế, các công ty du lịch từ nhiều thị trường và lãnh đạo các tỉnh thành trong nước. Bên trong, ánh đèn sân khấu hắt lên màn hình lớn đang chạy những hình ảnh cuối cùng trước giờ khai mạc. Mọi thứ nhìn qua đều chỉn chu, trật tự và chuyên nghiệp.
Nhưng phía sau sân khấu là một nhịp chạy hoàn toàn khác. Chị, lãnh đạo phòng Quản trị bán và Tiếp thị – Ban TTBSP, đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị, đứng ở góc khuất, tay cầm bộ đàm, điện thoại rung liên tục. Ánh mắt chị không rời khỏi đoạn phim mở đầu trên màn hình. Với khách mời, đây là một sự kiện sang trọng và hoàn hảo. Nhưng với những người đứng phía sau, ngày 04 tháng 12 là điểm kết của hàng tháng chuẩn bị căng thẳng.
Một sự kiện chỉ diễn ra vài giờ, nhưng là nơi toàn bộ công sức, áp lực và bản lĩnh của cả đội được đặt dưới ánh đèn.
Khi mọi thứ chỉ là một ý tưởng
Ít ai biết rằng vài tháng trước đó, hội nghị này chỉ là vài dòng đề xuất trên bàn họp. Chưa có sân khấu. Chưa có khách mời. Chưa có bất kỳ hình dung cụ thể nào ngoài một mục tiêu: tổ chức một sự kiện xứng tầm với vị thế của Hãng hàng không quốc gia.
Ngay từ khi nhận nhiệm vụ, chị hiểu đây sẽ là một hành trình không có chỗ cho sai sót. Công việc bắt đầu từ những điều cơ bản nhất: xây dựng kịch bản, lập danh sách khách mời, thiết kế không gian, tổ chức đón tiếp, chuẩn bị nội dung. Nhưng rất nhanh, mọi thứ trở nên phức tạp hơn khi các đầu việc liên kết chặt chẽ với nhau. Mỗi chi tiết đều liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Chỉ cần một khâu chậm lại, toàn bộ hệ thống phía sau sẽ bị ảnh hưởng.
Áp lực càng lớn hơn khi thời điểm chuẩn bị rơi đúng vào giai đoạn cao điểm của đơn vị. Ban ngày, công việc chuyên môn vẫn diễn ra bình thường: họp xây dựng kế hoạch năm 2026, xử lý báo cáo, theo dõi thị trường, triển khai các giải pháp kinh doanh. Không có bất kỳ sự ưu tiên riêng nào cho hội nghị.
Vì vậy, phần lớn công việc chuẩn bị sự kiện được thực hiện vào buổi tối. Sau giờ làm, chị vẫn cùng các nhóm lại tiếp tục họp, rà soát danh sách khách mời, chỉnh sửa kịch bản, làm việc với đối tác tổ chức sự kiện, kiểm tra tiến độ và xử lý các thay đổi phát sinh. Những ngày chị rời văn phòng lúc 10 giờ tối bắt đầu trở thành một thói quen mới.
Những ngày cuối tuần cũng không còn là thời gian nghỉ. Điện thoại vẫn đổ chuông. Tin nhắn vẫn đến. Các bản nội dung vẫn phải chỉnh sửa. Có đêm gần 2 giờ sáng, chị vẫn ngồi rà lại từng chi tiết trình chiếu trước khi gửi đi. Mọi thứ đều phải chính xác gần như tuyệt đối.
Khoảng hai tuần trước sự kiện là thời điểm mọi thứ bắt đầu vượt khỏi kế hoạch ban đầu. Các thay đổi xuất hiện liên tục vào phút cuối. Mỗi thay đổi nhỏ đều kéo theo một chuỗi điều chỉnh phía sau.
Nhưng áp lực lớn nhất lại đến từ đoạn phim mở đầu. Khi đoạn phim chiếu thử xuất hiện, cả hội trường im lặng. Đoạn phim do đối tác dựng hoàn toàn không đạt yêu cầu của một sự kiện thương mại tầm cỡ Hãng hàng khôgn quốc gia. Sự chán nản, thất vọng và áp lực lộ rõ trên gương mặt của từng thành viên.
Chị chỉ im lặng vài giây, rồi bình tĩnh phân chia công việc dựng lại đoạn phim ngay trong tối hôm ấy. Ai cũng hiểu, nếu người đứng đầu mất bình tĩnh, toàn bộ hệ thống sẽ rối loạn ngay lập tức.
Ngày 04 tháng 12 – Khi mọi thứ được thử thách
Sáng ngày 04 tháng 12, công việc bắt đầu từ rất sớm. Các đoàn khách liên tục cập nhật giờ đến. Bộ phận đón tiếp xử lý các thay đổi phút cuối. Đội kỹ thuật kiểm tra toàn bộ hệ thống lần cuối. Đầu giờ chiều, không khí trong hội trường trở nên căng thẳng rõ rệt.
14 giờ 30 phút. Cánh cửa hội trường mở ra. Chương trình bắt đầu đúng kế hoạch. Nhưng phía sau cánh gà, áp lực vẫn chưa dừng lại.
Ngay trước giờ khai mạc, một nội dung phát biểu tiếp tục được cập nhật. Tệp trình chiếu phải thay gấp. Danh sách khách mời thay đổi phút chót. Khi đoạn phim mở đầu được trình chiếu, cả đội nín thở.
Khác hoàn toàn với buổi chạy thử trước đó, phiên bản cuối cùng đã đạt được điều cần có: trang trọng, tiết chế và đúng tinh thần. Khi những tràng pháo tay vang lên, chị mới thật sự cảm thấy nhẹ lòng.
Nhưng chương trình vẫn còn tiếp tục. Trong suốt thời gian diễn ra, chị gần như không xem trọn vẹn bất kỳ phần nào. Khi khách mời theo dõi sân khấu, chị xử lý các tình huống phía sau: thay micro, điều chỉnh chỗ ngồi, thay đổi thực đơn theo yêu cầu của khách…
Khi chương trình kết thúc trong những tràng pháo tay kéo dài, hội trường dần sáng đèn trở lại.
Khách mời đứng dậy, chụp ảnh, bắt tay và gửi lời chúc mừng. Nhiều đối tác bày tỏ sự ấn tượng. Báo chí đưa tin ngay trong đêm về thành công rực rỡ của “Hội nghị thương mại lớn nhất 10 năm qua của Vietnam Airlines.”
Đó là khoảnh khắc mà mọi áp lực dường như được giải tỏa. Hội nghị thành công không được tạo nên trong vài giờ diễn ra. Nó được tạo nên từ những tháng ngày âm
