Nghị quyết số 55 của Đảng ủy TCT ban hành ngày 16/6/2021 về triển khai công tác chuyển đổi số (CĐS) tại TCT giai đoạn 2021-2025 đã đặt ra các mục tiêu cụ thể về công tác CĐS của TCT, trong đó có nội dung đến 2025: “Tất cả các CQĐV thực hiện ứng dụng công nghệ số trong quản trị. Thực hiện số hóa dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ, hoàn thành số hóa, tự động hóa tối thiểu 80% các quy trình nghiệp vụ”.

Để đảm bảo mục tiêu này, các đơn vị trong TCT đang đẩy mạnh thực hiện ứng dụng CNTT để số hóa các dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ và tiến tới CĐS toàn diện. Quá trình CĐS diễn ra trong ba giai đoạn: 

Giai đoạn 1 (Số hoá thông tin/ dữ liệu – Digitization) quá trình số hóa thông tin/dữ liệu là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital).

Giai đoạn 2 (Số hoá quy trình – Digitalization) là quá trình số hóa quy trình là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình hiện tại.

Giai đoạn 3 (Số hoá toàn diện hay còn gọi là CĐS  – Digital Transformation) là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân và tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất trên môi trường số với các công nghệ số.

TCT là doanh nghiệp tại Việt Nam sớm thực hiện quá trình số hóa, ngay từ đầu thập niên 90 của thế kỷ trước, TCTHK đã tiên phong trong quá trình số hóa sử dụng hệ thống đặt giữ chỗ, số hóa các dữ liệu tài chính… 

Sang đầu thế kỷ 21, nhiều quy trình nghiệp vụ cũng đã được TCT số hóa thông qua các phần mềm ứng dụng CNTT và đẩy mạnh công tác phân tích dữ liệu và sử dụng các công cụ báo cáo thông minh phục vụ điều hành và SXKD. 

Bên cạnh đó TCT cũng đã chú trọng trong việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, phòng ban dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế và của Việt Nam, đây là tiền đề cho quá trình số hóa quy trình sau này.

Theo chuyên gia quản trị nổi tiếng Edwards Deming “Nếu bạn không thể mô tả những gì đang làm thành một quy trình thì bạn chưa thật sự biết mình đang làm gì”. Tuy nhiên để xây dựng một quy trình tường minh và từ đó có số hóa, tự động  quy trình đó đòi hỏi sự quyết tâm và là nỗ lực lớn của Ban Lãnh đạo và Người lao động. Đó thực sự là bước tiến lớn, đặt nền móng vững chắc trong quá trình chuyển đổi số ở TCT.

Với mục tiêu nhanh chóng số hóa các quy trình quy mô TCT, năm 2021 Tổng giám đốc đã quyết liệt yêu cầu phải xây dựng một nền tảng để số hóa quy trình giao việc, quy trình triển khai Kết luận giao ban giám đốc hàng tuần… nhằm báo cáo kịp thời công việc và có KPIs đánh giá kết quả công việc của các đơn vị. 

Ban CNTT đã phối hợp cùng VP TCT, Ban TCNL… thử nghiệm các nền tảng BPM (Business Process Mananagement) do các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam cung cấp. Các đơn vị đã  góp ý cởi mở và có trách nhiệm cho dự án. Văn phòng TCT cũng đã cử nhân các nhân lực nòng cốt để xây dựng và tối ưu hóa các quy trình trên BPM. 

Hầu hết các đơn vị tham gia đều đánh giá nền tảng BPM là nền móng cơ bản để xây dựng, quản lý và tự động hoá quy trình và thông qua đó chuẩn hóa lại quy trình làm việc, đưa ra cách thức tối ưu nhất để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để giảm thiểu thời gian đi lại để trình ký, phê duyệt và giảm chi phí hoạt động.

Ngày 29/6/2022, PTGĐ Nguyễn Chiến Thắng đã ban hành quyết định số 550/QĐ-TCT-VP về việc Ban hành Quy trình tạm thời trên ứng dụng quản lý quy trình nghiệp vụ của TCT và áp dụng từ ngày 1/7/2022, nhằm triển khai 5 quy trình  hệ thống BPM với thời gian triển khai thử 3 tháng tại khu vực HDQ, sau đó sẽ triển khai trong quy mô toàn TCT. 

Để sử dụng ứng dụng, CBNV đăng nhập bằng tài khoản/mật khẩu của Email vào website https://bpm.vietnamairlines.com/ hoặc App trên điện thoại. 

Theo quy trình trước đây, sau khi ban hành Kết luận giao ban giám đốc, các đơn vị sẽ phân việc trên hệ thống VPortal để thực hiện, hàng tuần VP TCT phải đôn đốc các đơn vị gửi báo cáo cập nhật và tổng hợp dẫn đến mất thời gian và kết quả cập nhật không mang tính tức thời, chính xác.

Khi hệ thống BPM được triển khai, việc báo cáo đã trở nên rất đơn giản và tiện lợi. Lãnh đạo TCT, đơn vị có thể xem trực tiếp tương tác và xem kết quả thực hiện Kết luận giao ban trên hệ thống BPM và từ đó có thể chỉ đạo kịp thời, đánh giá được KPIs triển khai công việc, chất lượng thực hiện kết luận giao ban.  

Một quy trình được CBNV vui mừng đón nhận là đăng ký vé công tác và lấy giấy đi công tác trong nước. Trước đây, CBNV phải in tờ xuất vé, ghi sổ và thực hiện xin chữ ký của lãnh đạo đơn vị và thực hiện đặt chỗ, xuất vé và xin giấy công tác  thời gian có thể mất đến 1 ngày mới nhận được kết quả. Nhưng với việc sử dụng chức năng lấy vé trên BPM, CBNV tự thực hiện và chỉ cần 10-20 phút đã hoàn thành lấy vé và giấy đi công tác.

Theo đó, các quy trình đăng ký nghỉ phép, đăng ký xe công tác và đăng ký trực tuần cũng được sử dụng hiệu quả, rút ngắn thời gian xử lý đáng kể. Sau gần 20 ngày sử dụng, hệ thống đã ghi nhận khoảng 45 đoàn công tác và hơn 100 lượt xin nghỉ phép. 

Quy trình giao việc cũng đem lại sự thuận tiện cho lãnh đạo đơn vị giao các công việc phát sinh cho cấp dưới với nội dung, thời gian hoàn thành cụ thể, tương tác tức thì khi xử lý công việc, qua đó lãnh đạo đơn vị có thể đánh giá chất lượng công việc và chấm điểm cho từng CBNLĐ khi hoàn thành. 

CBNV có thể tải tài liệu hướng dẫn sử dụng và đầu mỗi hỗ trợ trên hệ thống BPM. Ứng dụng cho mobile có thể tìm trên Play Store (Hệ điều hành Android) hoặc App Store (Hệ điều hành iOS) với tên ứng dụng là “VNA BPM” để theo dõi nhiệm vụ được giao.

Với việc triển khai số hóa 5 quy trình trên hệ thống BPM khu vực khối HDQ sẽ là tiền đề để TCT tiếp tục số hóa và mở rộng phạm vi áp dụng tới tất cả các đơn vị các quy trình tiếp theo như triển khai NQ HĐQT, đăng ký các sáng kiến, thanh toán công tác phí…