Làm thủ tục trực tuyến đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều hành khách quốc tế nhờ khả năng tiết kiệm thời gian và giảm áp lực tại sân bay. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít trường hợp hành khách không thể hoàn tất thủ tục online hoặc bị gián đoạn hành trình chỉ vì nhập sai thông tin, hay thiếu thông tin visa/thẻ cư trú, hộ chiếu không đủ thời hạn,…
Để hỗ trợ hành khách hạn chế các rủi ro này, từ ngày 20/5/2026, Vietnam Airlines chính thức triển khai hệ thống kiểm tra tự động điều kiện nhập cảnh (TravelDoc ADC) các hành trình có chuyến bay quốc tế trên website, ứng dụng di động và các hình thức tự làm thủ tục. Hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin giấy tờ của hành khách dựa trên quốc tịch, hành trình bay, quy định visa và yêu cầu nhập cảnh của từng quốc gia. Sau khi kiểm tra, hệ thống sẽ đưa ra các trạng thái xác nhận đủ điều kiện, cần kiểm tra bổ sung hoặc không đủ điều kiện nhập cảnh để giúp hành khách hoàn tất thủ tục chính xác hơn trước chuyến bay.
Theo hướng dẫn của Vietnam Airlines, đối với các hành trình quốc tế, hành khách cần đặc biệt lưu ý ngay từ bước nhập thông tin hộ chiếu trong quá trình làm thủ tục online. Họ tên phải được khai báo chính xác và trùng hoàn toàn với hộ chiếu, bao gồm đầy đủ họ, tên đệm và tên. Nhiều trường hợp hành khách bỏ sót tên đệm hoặc nhập thiếu ký tự khiến hệ thống không thể xác thực thông tin. Số hộ chiếu, quốc gia cấp hộ chiếu và thời hạn hộ chiếu cũng cần được kiểm tra kỹ trước khi xác nhận.
Đối với các quốc gia yêu cầu visa hoặc giấy phép cư trú, hành khách phải nhập đầy đủ thông tin liên quan như số visa, ngày cấp, ngày hết hạn hoặc thông tin thẻ cư trú. Nếu hành trình yêu cầu visa nhưng thông tin chưa được cập nhật trong mã đặt chỗ hoặc hành khách nhập sai dữ liệu, hệ thống sẽ không thể hoàn tất làm thủ tục trực tuyến.
Đây cũng là một trong những lỗi phổ biến nhất hiện nay. Một số trường hợp khác dù có đầy đủ giấy tờ nhưng hành trình nối chuyến qua quốc gia thứ ba lại phát sinh yêu cầu visa quá cảnh mà hành khách chưa chuẩn bị trước.
Vietnam Airlines cho biết hệ thống làm thủ tục tự động hiện chỉ áp dụng đối với hành khách sử dụng hộ chiếu phổ thông. Các trường hợp sử dụng hộ chiếu ngoại giao, công vụ hoặc các loại giấy tờ thay thế hộ chiếu sẽ cần làm thủ tục trực tiếp tại quầy để được kiểm tra và xác thực giấy tờ. Tương tự, những hành trình có điều kiện nhập cảnh đặc biệt, yêu cầu kiểm tra bổ sung visa hoặc các trường hợp hệ thống chưa thể xác minh đầy đủ thông tin cũng sẽ được hướng dẫn làm thủ tục trực tiếp tại sân bay.
Đối với hành khách làm thủ tục qua ứng dụng di động hoặc website, nếu hành trình yêu cầu visa và hệ thống hỗ trợ nhập thông tin visa trực tuyến, hành khách có thể hoàn tất toàn bộ quy trình và nhận thẻ lên tàu như thông thường. Tuy nhiên, trong trường hợp ứng dụng chưa hỗ trợ cập nhật loại giấy tờ cần thiết hoặc thông tin visa chưa có trong hệ thống, hành khách sẽ phải tới quầy để kiểm tra trực tiếp trước khi được chấp nhận vận chuyển.
Một điểm đáng lưu ý khác là nhiều quốc gia hiện áp dụng quy định nhập cảnh riêng đối với hành khách quá cảnh, kể cả khi không ra khỏi sân bay. Một số hành trình yêu cầu visa quá cảnh, vé đi tiếp hoặc giấy tờ cư trú tại quốc gia thứ ba. Vì vậy, hành khách không nên chỉ kiểm tra điều kiện nhập cảnh tại điểm đến cuối cùng mà cần rà soát toàn bộ yêu cầu của các điểm nối chuyến trong hành trình.
Vietnam Airlines khuyến nghị hành khách chủ động kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin hộ chiếu, thị thực và giấy tờ liên quan trước khi hoàn tất làm thủ tục trực tuyến. Hành khách cũng nên thực hiện thủ tục sớm để có thêm thời gian xử lý nếu phát sinh vấn đề liên quan đến giấy tờ nhập cảnh.
Việc khai báo chính xác ngay từ đầu không chỉ giúp quá trình làm thủ tục diễn ra thuận lợi hơn mà còn hạn chế nguy cơ bị gián đoạn hành trình hoặc từ chối vận chuyển tại sân bay.
Để được hỗ trợ, hành khách có thể liên hệ Tổng đài Chăm sóc khách hàng 1900 1100, tài khoản Zalo https://zalo.me/3149253679280388721 hoặc Fanpage Facebook chính thức của Vietnam Airlines.
