Từ “quản lý chứng từ” sang “quản lý dữ liệu”
Tại Hội thảo “Ứng dụng tiêu chuẩn ONE Record và xử lý hàng hóa đặc biệt” do Vietnam Airlines phối hợp với IATA tổ chức ngày 3/7, ông David Wee, Giám đốc Hàng hóa khu vực châu Á – Thái Bình Dương của IATA cho biết phần lớn ngành hàng hóa hàng không hiện nay vẫn đang sử dụng Cargo-IMP – tiêu chuẩn dữ liệu trao đổi thông tin điện tử do IATA xây dựng gần 50 năm qua.
Cụ thể, Cargo-IMP trao đổi thông tin vận đơn giữa hãng hàng không, doanh nghiệp giao nhận, đại lý và các bên liên quan trong chuỗi logistics. Tuy nhiên, công nghệ này đã ra đời hơn 50 năm trước và ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế. Điều này khiến mỗi khi phát sinh thay đổi trong quá trình vận chuyển, các bên phải gửi thêm thông tin mới để cập nhật dữ liệu. Một lô hàng có thể phát sinh nhiều tầng thông tin khác nhau trong suốt quá trình vận chuyển, làm tăng nguy cơ sai lệch và kéo dài thời gian xử lý.
“Ngày nay, khi AI và các mô hình ngôn ngữ lớn đang phát triển mạnh mẽ, việc khai thác dữ liệu từ Cargo-IMP để xây dựng các ứng dụng thông minh gần như là rất khó. Chính vì vậy, IATA cùng các hãng hàng không và các chuyên gia công nghệ thông tin trên thế giới đã hợp tác xây dựng một tiêu chuẩn hoàn toàn mới mang tên ONE Record”, ông David Wee nhận định.
Theo ông David Wee, số hóa là nền tảng để ngành hàng hóa hàng không nâng cao hiệu quả vận hành, tăng tính minh bạch và đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của chuỗi cung ứng toàn cầu. Trong đó, ONE Record được IATA phát triển như một tiêu chuẩn cốt lõi nhằm thúc đẩy quá trình số hóa toàn diện.
Khác với vận đơn điện tử hiện nay mới chỉ số hóa một số chứng từ như vận đơn chủ, vận đơn thứ cấp hay bảng kê hàng hóa chuyến bay,… thì ONE Record cho phép mở rộng số hóa đối với toàn bộ bộ chứng từ của một lô hàng, từ hướng dẫn của người gửi hàng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói đến các tài liệu phục vụ khai thác và quản lý. Thay vì phải trao đổi nhiều bộ hồ sơ riêng lẻ, các bên có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực trên cùng một bản ghi số của lô hàng.
Theo IATA, việc sử dụng chung một nguồn dữ liệu không chỉ giúp giảm tình trạng nhập lại số liệu, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý mà còn tạo điều kiện để các hãng hàng không, doanh nghiệp logistics, đơn vị phục vụ mặt đất, doanh nghiệp công nghệ và cơ quan quản lý phối hợp hiệu quả hơn trong toàn bộ chuỗi vận chuyển.
Được IATA cùng các hãng hàng không và doanh nghiệp công nghệ phát triển từ năm 2018, ONE Record đã hoàn thiện mô hình dữ liệu vào năm 2024 và tiếp tục được cập nhật trong những năm gần đây. Tiêu chuẩn này được xây dựng trên nền tảng dữ liệu mở JSON-LD, cho phép các doanh nghiệp phát triển các ứng dụng tương thích và dễ dàng kết nối với nhiều hệ thống khác nhau. Đến nay, hơn 200 dự án thử nghiệm và triển khai đã được thực hiện trên toàn cầu, trải rộng từ khai thác hàng hóa, dịch vụ mặt đất đến quản lý chuỗi cung ứng.
Vậy ONE Record hoạt động như thế nào?
Theo ông David Wee, điểm khác biệt lớn nhất của ONE Record là thay đổi cách dữ liệu được quản lý và chia sẻ trong chuỗi logistics hàng không. Nếu như trước đây mỗi bên như hãng hàng không, doanh nghiệp giao nhận, đơn vị phục vụ mặt đất hay cơ quan quản lý lưu trữ một phần thông tin trên hệ thống riêng và trao đổi với nhau thông qua nhiều bản tin điện tử khác nhau, thì với ONE Record, toàn bộ dữ liệu của một lô hàng sẽ được tập trung trong một “hồ sơ lô hàng số” duy nhất.
Mỗi bên chỉ được truy cập phần dữ liệu phù hợp với quyền được cấp, nhưng đều khai thác từ cùng một nguồn thông tin luôn được cập nhật theo thời gian thực. Theo IATA, cách tiếp cận này giúp giảm tình trạng dữ liệu bị phân mảnh, hạn chế việc nhập liệu nhiều lần và nâng cao khả năng phối hợp giữa các bên trong chuỗi vận chuyển.
Một thay đổi đáng chú ý khác là người gửi hàng và người nhận hàng cũng có thể được cấp quyền truy cập trực tiếp vào hồ sơ số của lô hàng. Thay vì phải chờ doanh nghiệp giao nhận cập nhật qua email, điện thoại hay các ứng dụng nhắn tin, khách hàng có thể theo dõi toàn bộ hành trình vận chuyển theo thời gian thực, tương tự cách theo dõi một đơn hàng thương mại điện tử.
Không chỉ cập nhật trạng thái lô hàng, hệ thống còn cho phép chia sẻ nhiều loại dữ liệu khác như đặc tính hàng hóa, vị trí, lượng phát thải CO₂, dữ liệu từ các thiết bị IoT hay những yêu cầu xử lý đối với từng loại hàng hóa đặc biệt.
Theo ông David Wee, điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với vận chuyển hàng lạnh và dược phẩm. Hiện nay, dữ liệu nhiệt độ thường được lưu trong thiết bị ghi nhiệt gắn trên kiện hàng và chủ yếu chỉ được khai thác sau khi hành trình kết thúc. Với ONE Record, dữ liệu từ các thiết bị này có thể được cập nhật trực tiếp vào hồ sơ số của lô hàng, giúp các bên được cấp quyền theo dõi liên tục trong suốt quá trình vận chuyển, qua đó kịp thời phát hiện và xử lý các rủi ro phát sinh.
Để hiện thực hóa mô hình chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực, ONE Record sử dụng Web API – công nghệ đang được áp dụng rộng rãi trong hầu hết các nền tảng số hiện nay. Ví dụ các ứng dụng thời tiết trên điện thoại thông minh sử dụng Web API để kết nối với máy chủ và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Theo nguyên lý tương tự, Web API cho phép hệ thống của hãng hàng không, doanh nghiệp logistics, đơn vị phục vụ mặt đất hay cơ quan quản lý kết nối trực tiếp với nhau, ngay cả khi mỗi bên sử dụng một nền tảng công nghệ khác nhau.
Theo IATA, đây cũng là điểm khác biệt quan trọng so với các chuẩn dữ liệu truyền thống như Cargo-IMP hay e-AWB. Do không được thiết kế để hỗ trợ cơ chế kết nối này, các hệ thống cũ thường phải thông qua các công cụ chuyển đổi dữ liệu trung gian, làm tăng chi phí triển khai, kéo dài thời gian xử lý và hạn chế khả năng tích hợp với các nền tảng số hiện đại.
ONE Record không đơn thuần là một tiêu chuẩn công nghệ mới mà là nền tảng cho quá trình chuyển đổi từ mô hình quản lý dựa trên chứng từ sang quản lý dựa trên dữ liệu trong vận tải hàng hóa hàng không.
Khi trở thành tiêu chuẩn dữ liệu ưu tiên của các thành viên IATA sử dụng, ONE Record được kỳ vọng sẽ thúc đẩy việc hình thành một hệ sinh thái logistics hàng không kết nối, nơi dữ liệu được chia sẻ theo thời gian thực, quy trình khai thác được tối ưu và các bên trong chuỗi cung ứng phối hợp hiệu quả hơn. Đây cũng được xem là bước đi quan trọng để ngành hàng hóa hàng không đáp ứng yêu cầu phát triển của thương mại toàn cầu và quá trình chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ.
