Để chủ động chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước hành trình quốc tế, Vietnam Airlines khuyến khích hành khách tra cứu điều kiện nhập cảnh tại: https://vietnamairlines.traveldoc.aero/. Việc tra cứu trước chuyến bay sẽ giúp hành khách biết rõ yêu cầu về hộ chiếu, visa hoặc các giấy tờ cần thiết đối với điểm đến và hành trình quá cảnh (nếu có).
Kiểm tra kỹ hộ chiếu trước khi nhập thông tin
Một trong những lỗi phổ biến khiến hành khách không thể hoàn tất làm thủ tục trực tuyến là nhập sai thông tin hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân. Khi thực hiện làm thủ tục trực tuyến, hành khách cần kiểm tra chính xác số hộ chiếu, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, quốc gia cấp hộ chiếu và ngày hết hạn. Toàn bộ thông tin phải trùng khớp với giấy tờ thực tế và thông tin trong hành trình bay.
Vietnam Airlines lưu ý, đối với hình thức tự làm thủ tục trực tuyến, hệ thống hiện chỉ chấp nhận hộ chiếu phổ thông. Những trường hợp sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu cần thực hiện làm thủ tục trực tiếp tại quầy.
Không bỏ sót thông tin thị thực hoặc thẻ cư trú
Hệ thống TravelDoc ADC sẽ tự động xác định điều kiện nhập cảnh dựa trên quốc tịch, hành trình bay, yêu cầu thị thực và các giấy tờ liên quan của hành khách. Trong trường hợp hành trình yêu cầu thị thực hoặc thẻ cư trú nhưng hành khách chưa nhập đầy đủ thông tin, hệ thống sẽ không thể hoàn tất làm thủ tục trực tuyến.
Một số lỗi thường gặp gồm: Thiếu thông tin visa/thẻ cư trú; hộ chiếu không đủ thời hạn; hoặc chưa đáp ứng yêu cầu nhập cảnh của quốc gia đến hoặc transit, trong hành trình chưa có vé quay về hoặc vé đi tiếp
Đối với những hành trình mà thông tin thị thực đã được cập nhật sẵn trong mã đặt chỗ, hành khách có thể tiếp tục các bước làm thủ tục như thông thường. Tuy nhiên, nếu hệ thống yêu cầu bổ sung thông tin giấy tờ, hành khách cần thực hiện đầy đủ trước khi nhận thẻ lên tàu.
Trong một số trường hợp, hệ thống có thể trả kết quả “Chấp nhận có điều kiện”, nghĩa là hành khách cần kiểm tra bổ sung giấy tờ theo hướng dẫn trước khi được xác nhận đủ điều kiện lên máy bay.
Đặc biệt lưu ý với hành trình nối chuyến quốc tế
Đối với các hành trình nối chuyến quốc tế, điều kiện nhập cảnh sẽ được kiểm tra cho toàn bộ hành trình, bao gồm cả điểm quá cảnh và điểm đến cuối cùng. Thực tế cho thấy nhiều hành khách chỉ kiểm tra giấy tờ nhập cảnh của quốc gia đến mà chưa lưu ý các yêu cầu đối với quốc gia quá cảnh trong hành trình. Một số quốc gia có thể yêu cầu thêm thị thực, giấy phép nhập cảnh hoặc vé quay về, vé đi tiếp tùy theo quy định hiện hành.
Vietnam Airlines khuyến nghị hành khách kiểm tra đầy đủ yêu cầu nhập cảnh của tất cả quốc gia trong hành trình trước khi thực hiện làm thủ tục trực tuyến để tránh gián đoạn chuyến đi.
Chủ động kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi xác nhận
Sau khi nhập thông tin hộ chiếu và giấy tờ nhập cảnh, hành khách nên rà soát lại toàn bộ dữ liệu trước khi hoàn tất làm thủ tục. Các sai sót trong thông tin hộ chiếu, thị thực hoặc giấy tờ nhập cảnh có thể khiến hệ thống không xác thực được điều kiện nhập cảnh hoặc không thể hoàn tất quá trình làm thủ tục trực tuyến.
Trong trường hợp thông tin giữa giấy tờ thực tế và dữ liệu trên hệ thống không khớp, hành khách có thể phải thực hiện xác minh lại tại sân bay theo quy định hiện hành. Hoặc để được hỗ trợ, hành khách có thể liên hệ Tổng đài Chăm sóc khách hàng 1900 1100, tài khoản Zalo https://zalo.me/3149253679280388721 hoặc Fanpage Facebook chính thức của Vietnam Airlines.
Vietnam Airlines khuyến nghị hành khách nên kiểm tra kỹ thông tin và hoàn tất thủ tục từ sớm đối với các hành trình quốc tế có yêu cầu nhập cảnh riêng.
Không phải mọi trường hợp đều có thể tự làm thủ tục trực tuyến
Mặc dù hệ thống kiểm tra tự động giúp đơn giản hóa quá trình làm thủ tục, một số trường hợp vẫn cần thực hiện thủ tục trực tiếp tại quầy để được hỗ trợ và xác thực giấy tờ.
Các trường hợp này bao gồm hành khách sử dụng giấy tờ đặc biệt thay thế hộ chiếu phổ thông; hành trình có yêu cầu xác minh bổ sung; hoặc các trường hợp hệ thống trả kết quả “Chấp nhận có điều kiện”.
Ngoài ra, đối với hành khách đã làm thủ tục trực tuyến nhưng cần gửi hành lý hoặc hỗ trợ thêm tại sân bay, nhân viên vẫn sẽ thực hiện đối chiếu và xác thực lại giấy tờ nhập cảnh theo quy định.
Việc triển khai hệ thống tự động kiểm tra điều kiện nhập cảnh không chỉ giúp hành khách chủ động hơn trong quá trình làm thủ tục mà còn góp phần hạn chế các trường hợp gián đoạn hành trình do thiếu hoặc sai thông tin giấy tờ nhập cảnh trước chuyến bay quốc tế.
