“Lời nói chẳng mất tiền mua – Lựa lời mà nói cho vừa long nhau”, kinh nghiệm đúc kết của ông cha ta đến ngày nay vẫn còn nguyên giá trị trong giao tiếp hàng ngày cũng như giao tiếp công sở. Văn hóa giao tiếp trong công sở cũng có đầy đủ đặc tính của giao tiếp xã hội, tuy nhiên, nó có tính đặc trưng riêng, mang tính chuẩn mực đối với mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi nó chịu ảnh hưởng từ phong cách lãnh đạo của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Đối với Vietnam Airlines, văn hóa giao tiếp trong công sở thể hiện rõ ở sự chuyên nghiệp trong từng lời nói.
Điểm thú vị là, dù đề cao tính chuyên nghiệp, giao tiếp công sở ở Vietnam Airlines không hề khô khan. Ngược lại, nó mang một màu sắc khá nhã nhặn và tinh tế. Không ai cần phải nói những câu quá hoa mỹ, nhưng cách lựa chọn từ ngữ luôn thể hiện sự tôn trọng. Ví dụ, thay vì “Bạn làm sai rồi”, người VNA có xu hướng nói “Chỗ này mình cùng rà lại một chút nhé”. Chỉ một thay đổi nhỏ về cách diễn đạt, nhưng đủ để giữ được sự thoải mái trong mối quan hệ đồng nghiệp. Đó chính là nghệ thuật “nói sao cho đúng mà vẫn dễ nghe”.
Khoảng cách lãnh đạo – nhân viên đủ tôn trọng, nhưng không quá xa cách
Một yếu tố rất đáng chú ý là tinh thần tôn trọng cấp bậc nhưng không tạo khoảng cách. Trong một doanh nghiệp lớn, hệ thống cấp bậc là điều tất yếu. Tuy nhiên, giao tiếp không vì thế mà trở nên xa cách hay cứng nhắc. Nhân viên vẫn có thể trao đổi thẳng thắn với cấp trên, miễn là giữ đúng thái độ và cách thức. Ngược lại, lãnh đạo cũng được kỳ vọng lắng nghe và phản hồi một cách cởi mở. Điều này tạo nên một môi trường mà ở đó, ý kiến được tôn trọng, nhưng vẫn đảm bảo kỷ luật và trật tự cần thiết. Nói vui một chút, đây là kiểu “khoảng cách vừa đủ”: đủ để tôn trọng, nhưng không quá xa để khó nói chuyện.
Trong công việc hàng ngày, không thể tránh khỏi những lúc áp lực deadline, hay những tình huống “căng như dây đàn”. Lúc này, văn hóa giao tiếp thể hiện rõ ở cách ứng xử khi giải quyết vấn đề. Thay vì đổ lỗi hay tranh cãi, xu hướng chung là tập trung vào giải pháp. Một câu như “Giờ mình xử lý thế nào?” thường được ưu tiên hơn “Ai làm cái này?”. Điều này không chỉ giúp công việc được giải quyết nhanh hơn, mà còn giữ được sự đoàn kết trong tập thể. Bởi lẽ, trong môi trường làm việc có tính phối, việc giữ được “hòa khí” đôi khi quan trọng không kém việc tìm ra lỗi sai.
Mỗi cán bộ, nhân viên đều đại sứ thương hiệu của VNA
Giao tiếp nội bộ hiệu quả còn nằm ở khả năng phối hợp giữa các bộ phận. Vietnam Airlines không phải là một khối thống nhất đơn giản, mà là sự kết hợp của nhiều đơn vị với chức năng khác nhau. Vì vậy, mỗi cuộc trao đổi không chỉ là giữa hai cá nhân, mà có thể ảnh hưởng đến cả một chuỗi công việc phía sau. Điều này đòi hỏi mỗi người phải có ý thức về “bức tranh lớn”, không chỉ nói cho xong phần việc của mình mà còn nghĩ đến người nhận thông tin sẽ sử dụng nó như thế nào. Một thông tin đầy đủ, đúng lúc có thể giúp cả hệ thống vận hành trơn tru; ngược lại, một thiếu sót nhỏ cũng có thể gây ra hiệu ứng domino. Do vậy, mỗi cá nhân cần nhận thức rõ vai trò của mình như một “đại sứ thương hiệu” của Vietnam Airlines vậy.
Bên cạnh đó, văn hóa giao tiếp hàng ngày còn thể hiện ở những điều tưởng chừng rất nhỏ: chào hỏi, cảm ơn, xin lỗi. Những câu nói này không có trong KPI, nhưng lại là “chất keo” gắn kết con người. Một lời chào buổi sáng, một câu “cảm ơn bạn” sau khi được hỗ trợ, hay một lời xin lỗi khi có sai sót – tất cả đều góp phần tạo nên môi trường làm việc tích cực. Điều thú vị là, khi những hành động nhỏ này trở thành thói quen, chúng không còn là “nghi thức” mà trở thành một phần tự nhiên của văn hóa.
Góp ý krở thành cơ hội để cùng tiến bộ
Không thể không nhắc đến vai trò của công nghệ trong giao tiếp công sở hiện đại. Email, chat nội bộ, các nền tảng quản lý công việc… giúp việc trao đổi trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn. Tuy nhiên, đi kèm với đó là yêu cầu về cách giao tiếp phù hợp. Một tin nhắn quá ngắn có thể gây hiểu nhầm, nhưng một email quá dài lại dễ khiến người đọc “lạc trôi”. Vì vậy, kỹ năng viết, từ tiêu đề đến nội dung trở thành một phần quan trọng của văn hóa giao tiếp. Nói cách khác, “viết thế nào cho người ta muốn đọc và đọc xong là hiểu” cũng là một nghệ thuật không kém gì giao tiếp trực tiếp.
Một điểm khá “đời” nhưng rất thật: văn hóa giao tiếp còn thể hiện ở cách góp ý và nhận góp ý. Không ai thích bị chê, nhưng trong công việc, góp ý là điều cần thiết để phát triển. Ở Vietnam Airlines, việc góp ý thường được thực hiện theo hướng xây dựng: cụ thể, có dẫn chứng và đi kèm đề xuất cải thiện. Ngược lại, người nhận góp ý cũng được khuyến khích lắng nghe với thái độ cầu thị, thay vì phản ứng phòng thủ. Khi cả hai bên cùng giữ được tinh thần này, góp ý trở thành cơ hội để cùng tiến bộ.
Tóm lại, văn hóa giao tiếp hàng ngày trong công việc tại Vietnam Airlines không nằm ở những điều to tát, mà được tạo nên từ hàng trăm, hàng nghìn tương tác nhỏ mỗi ngày. Đó là sự rõ ràng trong công việc, sự tinh tế trong lời nói, sự tôn trọng trong thái độ và sự hợp tác trong hành động. Nghe thì có vẻ “chuẩn chỉnh”, nhưng thực ra lại rất gần gũi – bởi ai cũng có thể bắt đầu từ những điều đơn giản nhất.
Và nếu phải gói gọn lại bằng một câu dí dỏm, thì có lẽ thế này: ở Vietnam Airlines, giao tiếp công sở không phải là “nói cho hay”, mà là “nói sao cho người khác muốn nghe – và nghe xong thì muốn làm cùng mình”. Nghe tưởng dễ, nhưng để làm được mỗi ngày, đó mới chính là… nghệ thuật.
