Người dùng chỉ cần nhập giá gói hàng hoá dịch vụ thì phần mềm tự động đưa ra một số form hỏi đáp để người dùng chọn. Chỉ cần 30 giây, phần mềm cho ngay kết quả các bước quy trình kèm theo biểu mẫu chi tiết để thực hiện thủ tục mua sắm theo đúng quy định. Đặc biệt, với những CBNV mới chưa nghiên cứu Quy chế mua sắm cũng có thể áp dụng làm ngay theo đúng quy định. Đó chính là những điểm nổi bật của phần mềm “Tra cứu quy chế mua sắm hàng hoá, dịch vụ sử dụng ngân sách chi thường xuyên”, giúp CNMT tiết kiệm thời gian, nhân lực trong việc mua sắm sử dụng ngân sách chi thường xuyên. 

Giao diện phần mềm tra cứu quy chế mua sắm hàng hoá, dịch vụ sử dụng ngân sách chi thường xuyên. (Ảnh chụp màn hình).

Từ cái khó – có ngay phần mềm

Tại CNMT, việc mua sắm hàng hoá dịch vụ theo Quy chế mua sắm của TCT đều do các cá nhân kiêm nhiệm thực hiện. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào từng cá nhân, từng gói mua sắm, do đó nhiều CBNV không thể nhớ hết các quy định. Đồng thời, việc mua sắm còn phải tham chiếu các quy định khác của TCT như: quy định phân cấp ủy quyền, quy chế quản lý hợp đồng, quy chế quản lý tài sản… Ngoài ra, Quy chế chỉ áp dụng đối với hàng hoá dịch vụ từ 100 triệu đồng trở lên (dưới 100 triệu đồng do CNMT tự quy định nội bộ). Bên cạnh những khó khăn về quy định, CNMT có tới 9 chi nhánh địa phương trực thuộc, nên thực tế khi triển khai mua sắm, nhân viên rất khó khăn khi thực hiện mua sắm, họ phải đọc lại từ đầu các quy định, sửa đổi copy các biểu mẫu một cách thủ công nên rất dễ sai nhầm.

Chính vì vậy, ý tưởng làm phần mềm “Tra cứu quy chế mua sắm hàng hoá, dịch vụ sử dụng ngân sách chi thường xuyên” theo quy định của Quy chế mua sắm TCT và quy định nội bộ CNMT đã được ra đời từ anh Nguyễn Phú Bình, chuyên viên phòng KHHC. 

“Người dùng chỉ cần nhập giá gói hàng hoá dịch vụ thì phần mềm tự động đưa ra một số form hỏi đáp để người dùng chọn. Theo Quy chế mua sắm của TCT và quy định mua sắm nội bộ CNMT sử dụng ngân sách chi thường xuyên sẽ có 14 trường hợp tương ứng 14 quy trình khác nhau. Nếu thực hiện thủ công, thì việc tra cứu áp dụng các bước và biểu mẫu theo đúng quy trình sẽ mất thời gian rất lâu. Trong khi sử dụng phần mềm này chỉ cần 30 giây là có ngay kết quả các bước cần thực hiện kèm theo biểu mẫu chi tiết để thực hiện thủ tục mua sắm theo đúng quy định. Đặc biệt, với những CBNV mới chưa nghiên cứu Quy chế mua sắm cũng có thể áp dụng làm theo đúng quy định” – anh Bình chia sẻ niềm vui khi góp phần để CBNV CNMT tiết kiệm thời gian, nhân lực thực hiện mua sắm các gói hàng hoá, dịch vụ. 

Với những ưu điểm nổi bật mang lại, phần mềm “Tra cứu quy chế mua sắm hàng hoá, dịch vụ sử dụng ngân sách chi thường xuyên” đã được Giám đốc CNMT triển khai đến toàn đơn vị từ ngày 01/12/2019.

Phần mềm được triển khai đến toàn đơn vị CNMT từ ngày 01/12/2019. (Ảnh chụp màn hình).

Làm việc thông minh hơn, thay vì chăm chỉ hơn

Gắn bó với VNA từ năm 2006, anh Bình có niềm đam mê lập trình để áp dụng tự động hóa vào công việc. Anh là admin sáng lập điều hành diễn đàn Xaydung360.vn – diễn đàn chia sẻ về chuyên môn về lĩnh vực xây dựng lớn nhất Việt Nam hiện nay. “Thích chia sẻ những gì mình biết, cảm thấy hữu dụng cho công việc của bản thân và mọi người. Đặc biệt là tự động hóa trong mọi công việc. Làm việc thông minh hơn, thay vì chăm chỉ hơn” – anh chia sẻ.

Đánh giá về phần mềm “Tra cứu quy trình mua sắm sử dụng ngân sách chi thường xuyên” tuy nhỏ bé nhưng lại có ý nghĩa rất lớn là chứng minh mọi công việc có thể tự động hóa, áp dụng 4.0 vào trong công việc. Mọi công việc đang thực hiện thủ công có thể đã làm tốt, nhưng không thể nhanh. Với ý thức “Làm việc thông minh hơn, thay vì chăm chỉ hơn” kết hợp với công nghệ 4.0 thì hiệu suất lao động sẽ rất cao mà đảm bảo tính chính xác, chủ nhân của phần mềm nhấn mạnh.

Anh Nguyễn Phú Bình – tác giả của phần mềm. (Ảnh: NVCC).

Với mong muốn tránh sai sót, nhầm lẫn khi áp dụng các biểu mẫu, tác giả phần mềm dự định cải tiến 02 nội dung, gồm: Các thông tin chung (tên gói thầu, nguồn vốn, danh mục hàng hoá dịch vụ…) sẽ được điền tự động vào tất cả các biểu mẫu liên quan của quy trình mà không cần người dùng nhập vào từng biểu mẫu. Đồng thời, quản lý toàn bộ các gói hàng hoá dịch vụ trên hệ thống để cấp quản lý theo dõi và biết được tiến trình thời gian thực của việc mua sắm của tất cả các gói. Bên cạnh đó, anh Bình cũng mong muốn nâng cấp phần mềm để có thể áp dụng toàn TCT thông qua phân quyền sử dụng mạng nội bộ chứ không chạy trên máy đơn như hiện nay. 

Sau những thành công bước đầu của phần mềm được áp dụng tại CNMT, anh Bình không quên gửi lời cảm ơn đến chị Nguyễn Thị Hồng Anh (phòng KHHC), anh Đặng Sinh Huy (PTP Kế toán) đã cùng phối hợp để xây dựng quy trình để tác giả có thể số hóa thành phần mềm.