Hành khách là một gia đình người Nhật với bố mẹ và 2 con nhỏ trên khoang hạng Thương gia. Đây là chuyến bay hành khách đầu tiên của chúng tôi từ Nhật Bản đến Việt Nam kể từ ngày 22/3/2020 khi chuyến bay thương mại cuối cùng được khai thác và tiếp theo chủ yếu là các chuyến bay hồi hương cho người Việt Nam.
Một tháng trước, nhóm dự án của chúng tôi được thành lập với các thành viên bao gồm: Ông Ngô Sỹ Anh – Phụ trách Chi nhánh, Ông Morita Jungo, Ông Horiuchi, Bà Hashimoto, Bà Sumi, Ông Tamura, Ông Nakamura và Ông Hasegawa cùng với các nhân viên khác từ bộ phận Marketing, Đặt chỗ và Sân bay. Nhóm liên tục trao đổi với các đơn vị của TCT bao gồm, các thành viên từ Ban TTBSP và Ban KHPT.
Chúng tôi gọi là “Chuyến bay đặc biệt” vì trước đó chưa hề có tiền lệ, quy trình thủ tục mới và khác với các chuyến bay thương mại thông thường:
► Chuyến bay được vận hành theo những quy định hạn chế đối với các chuyến bay thương mại quốc tế thường lệ do ảnh hưởng của COVID-19.
► Hành khách phải tự lo các giấy tờ thủ tục nhập cảnh.
► Phép bay được Cục Hàng không Việt Nam cấp cho từng chuyến bay khi có đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Phép bay được cấp rất gần ngày khởi hành.
► Chi nhánh Nhật Bản theo dõi thanh toán và xuất vé.
► Kể từ khi nhóm được thành lập, chúng tôi ngay lập tức bắt đầu làm việc để triển khai:
► Xây dựng bảng Thông tin Chuyến bay Đặc biệt của VNA
► Xây dựng quy trình xử lý chuyến bay đặc biệt của VNA
► Xây dựng giá vé chuyến bay đặc biệt và phân phối cho hệ thống bán
► Tổ chức hội thảo trên web về chuyến bay Đặc biệt được tổ chức vào ngày 6/9/2021
► Đăng và cập nhật thông tin về chuyến bay đặc biệt của VNA trên trang web của Đại sứ quán Nhật Bản
► Quảng bá trên các kênh SNS.
Dù đã rất cố gắng nhưng cả nhóm đều cảm thấy lo lắng và thiếu tự tin, không biết có thể bay được hay không. Rất nhiều khó khăn trong nỗ lực thực hiện “Chuyến bay đặc biệt” đầu tiên như: lịch bay chưa xác định, vấn đề chi phí khai thác và hầu hết các các loại giấy tờ, hướng dẫn đều bằng tiếng Việt, dẫn đến hành khách đặt và hủy chuyến bay nhiều lần.
Điều kiện tiên quyết để nhận được giấy phép hạ cánh của hành khách là một bộ hồ sơ như Chấp thuận của Ủy ban nhân dân thành phố, tỉnh; Chấp thuận của Cục Quản lý xuất nhập cảnh; Chấp thuận của Sở Y tế thành phố, tỉnh; Giấy xác nhận đặt phòng khách sạn cách ly; Giấy xác nhận đón khách từ sân bay đến khách sạn, Bảo hiểm Y tế Quốc tế hoặc Thư cam kết của Công ty (cam kết chi trả chi phí điều trị trong trường hợp chuyên gia bị nhiễm SARS-CoV-2); Chứng chỉ Âm tính SARS-CoV-2 (bằng tiếng Anh) được thực hiện bằng kỹ thuật Real time-PCR trước ngày nhập cảnh 03 ngày và nộp hồ sơ cho VNA qua công ty du lịch trước thời hạn.
Chúng tôi đánh giá cao sự hỗ trợ tận tình của Phòng STI – Ban TTBSP trong việc kiểm tra hồ sơ của hành khách và Phòng KHĐB – Ban KHPT để xin phép cho chuyến bay đặc biệt đầu tiên này, cũng như cùng nhau xây dựng quy trình làm việc giúp các chuyến bay sau suôn sẻ hơn.
Sau rất nhiều nỗ lực của cả nhóm, chuyến bay đặc biệt đầu tiên với 4 hành khách thương gia đã hạ cánh an toàn xuống Thành phố Hồ Chí Minh với sự phục vụ chu đáo. Chúng tôi còn hạnh phúc hơn khi nhận được tin nhắn của hành khách vào ngày hôm sau: “Chào buổi sáng. Chúng tôi đã đến nơi an toàn đêm qua. Chúng tôi là những người Nhật Bản đầu tiên bay đến Việt Nam trên chuyến bay đặc biệt của VNA (chúng tôi là những người duy nhất lên chuyến bay), chúng tôi đã nhận được sự phục vụ rất chu đáo. Sau khi chúng tôi hạ cánh, mọi thủ tục hoàn tất chỉ trong khoảng 10 phút. Cảm ơn tất cả các bạn”.
Chúng tôi đã đúc rút được rất nhiều kinh nghiệm thông qua chuyến bay Hành khách đầu tiên của mình. Đó là những bước khởi đầu trên con đường nối lại các chuyến bay thường lệ trong thời gian tới. Tin tưởng rằng, với tinh thần đồng đội bền chặt, chúng tôi có thể vượt qua mọi khó khăn để đưa VNA sải cánh vươn cao hơn nữa.
Chi nhánh Nhật Bản
