Xây dựng môi trường làm việc 5S

5S được hiểu là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc, được phát triển bởi năm từ trong tiếng Nhật bao gồm: Seiri – Ngăn nắp; Seiton – Trật tự; Seiso – Sạch sẽ; Seiketsu – Tiêu chuẩn hóa; Shitsuke – Kỷ luật. Có thể nói 5S là phương pháp khá hiệu quả để giúp tổ chức tối ưu hóa các quy trình sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm sự lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng tính an toàn cho nhân viên.

Vì vậy, TCS đã thử nghiệm cải tạo Phòng KHHC theo mô hình 5S với phương châm tập trung vào môi trường làm việc, mối liên hệ giữa nhân viên và mọi thứ trong môi trường này nhằm mục đích khuyến khích cải tiến tinh thần liên tục của mỗi nhân viên, từ những thứ nhỏ nhất trong công việc. Bên cạnh đó còn giúp xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, tinh gọn, giúp nhân viên được làm việc trong một không gian thuận tiện, an toàn và tăng tính tự giác của mỗi cá nhân.

Những thói quen tốt này được hình thành thông qua việc sắp xếp vật dụng đúng chỗ, giữ góc làm việc luôn sạch sẽ và thực hiện thường xuyên để giảm thiểu lãng phí. Ngoài ra, việc cải tạo này cũng nâng cao sự thấu hiểu, hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên, các cấp quản lý. Tăng cường tinh thần làm việc đội nhóm, tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó, mọi người luôn được san sẻ, giúp đỡ, gắn kết với nhau. Đặc biệt đã phát huy vai trò của các cấp lãnh đạo, quản lý trong việc lên kế hoạch và triển khai quy trình vào thực tế. Việc xây dựng nền tảng này giúp vận dụng cải tiến hữu ích vào hoạt động kinh doanh, sản xuất và làm nền tảng cho sự phát triển bền vững của Công ty.

Để xây dựng theo mô hình của môi trường làm việc 5S, Phòng KHHC chính luôn được sắp xếp gọn gàng, tối giản nhất có thể. Tủ và kệ để tài liệu xếp theo phân loại, thứ tự, bàn làm việc chỉ để những đồ dùng cần thiết.  Khi mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp sẽ giúp giảm đi sự lộn xộn và phân tâm về thị giác. Từ đó, nhân viên có thể tập trung tối đa vào công việc, tăng hiệu quả làm việc. Đồng thời điều này cũng tạo cho nhân viên tính kỷ luật về sự sắp xếp ngăn nắp, trật tự, giữ văn phòng luôn sạch sẽ tối đa.

Hướng đến việc tạo môi trường thoải mái, không gian rộng rãi cũng như tăng sự kết nối giữa nhân viên, công ty sử dụng các vách ngăn vừa đủ, không quá tách biệt. Điều này vẫn tạo cho nhân viên sự riêng tư trong quá trình làm việc, mà vẫn giữ được sự tương tác gần gũi, gắn kết giữa mọi người.

Đặc biệt, công ty còn thiết kế riêng một góc họp và thư giãn ngay tại gian phòng làm việc chung này. Với thời gian làm việc 8h/ngày cùng rất nhiều công việc bộn bề phải giải quyết, deadline cận kề, hiệu quả công việc, khách hàng.., góc thư giãn thu nhỏ mang lại rất nhiều lợi ích đối với sức khỏe cũng như tinh thần làm việc của nhân viên.

Chỉ cần vài bước chân, rời khỏi vị trí làm việc thông thường đã có thể tận hưởng một không gian thật sự trong lành và ấn tượng. Không chỉ thế, đây còn là không gian mọi người trong phòng có thể quây quần bên nhau, thưởng thức đồ uống và trao đổi về những ý tưởng mới cho những dự án hay công việc mà mình đang thực hiện. Biện pháp kết hợp này giúp giảm thời gian di chuyển và giảm lượng chứng từ, văn bản từ đó chi phí văn phòng phẩm cũng được giảm bớt và năng suất làm việc được cải thiện.

“Xanh hóa” văn phòng làm việc  

Hiện nay, xu hướng “xanh hóa” văn phòng ngày càng trở nên phổ biến và được ưa chuộng để đưa vào thiết kế cho các văn phòng làm việc. Văn phòng và nhà vốn là 2 nơi mà con người dành nhiều thời gian nhất để sinh sống, hoạt động. Vì thế mà xanh hóa nơi làm việc là cực kỳ cần thiết để tạo ra không gian thoải mái, chất lượng. Lấy cảm hứng từ xu hướng này, TCS chọn thiết kế Văn phòng xanh là không gian văn phòng tận dụng tối ưu công năng của cây xanh, hoa lá và các yếu tố thiên nhiên vào trang trí nội thất văn phòng.

Cây xanh được bố trí một cách hợp lý và khoa học, bên cạnh đó còn xây dựng không gian làm việc thân thiện với môi trường và cải thiện sức khỏe, tinh thần cho nhân viên, giúp nhân viên cảm giác thoải mái, giảm căng thẳng, giảm thiểu tình trạng mỏi mắt và kích thích khả năng sáng tạo, tăng năng suất làm việc hiệu quả, giảm tiêu thụ năng lượng và các nguồn tài nguyên khác. Quan trọng hơn, cũng tạo dựng được một lối sống xanh cho toàn thể nhân viên.

Qua khảo sát và lấy ý kiến trực tiếp từ nhân viên Phòng KHHC, chị Nguyễn Thu Hà cho biết: “Tôi rất tự hào và may mắn khi là thành viên của TCS, đặc biệt là thành viên của Phòng KHHC – Phòng đầu tiên được áp dụng thiết kế, trang trí không gian theo mô hình 5S. Phong trào xanh mang đến nhiều tác động tích cực cho môi trường làm việc và tôi nhận thấy những cải thiện đáng kể trong việc xử lý thông tin, chiến lược và ứng phó với khủng hoảng công việc khi làm việc gần thiên nhiên. Một không gian làm việc gần gũi với thiên nhiên đã làm cho chúng tôi tập trung và hoàn thành tốt công việc của mình hơn. Các mảng xanh trong văn phòng còn có chức năng khiến chúng tôi bình tĩnh hơn khi giải quyết công việc. Tôi rất mong Ban Tổng Giám đốc xem xét và nhân rộng mô hình này đến tất cả các Văn Phòng trong công ty”.

Tiêu chuẩn ánh sáng thiết kế văn phòng làm việc hiệu quả

Trong bối cảnh không khí ngày càng ô nhiễm, không gian sống bị thu hẹp, chật chội hơn, thì người ta thường mong muốn tận hưởng sự trong lành và thư thái. Mà thiên nhiên, cây xanh chính là yếu tố tốt nhất cân bằng cảm xúc và giải tỏa căng thẳng, bảo vệ sức khỏe. Vì vậy, ngoài việc sử dụng cây xanh, TCS đã tận dụng nguồn ánh sáng tự nhiên không chỉ giúp cho công ty tiết kiệm được năng lượng điện mà còn giúp cho bầu không gian trong văn phòng tươi sáng, thoải mái hơn và giúp nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

Tuy nhiên, để giảm thiểu tác hại của ánh nắng đến mắt, da thậm chí là tâm trạng của nhân viên, TCS đã sử dụng những tấm rèm cầu vồng văn phòng vừa là sự kết hợp giữa trang trí nội thất và các tính năng hữu dụng như điều chỉnh ánh sáng tự nhiên vào phòng vừa điều chỉnh ánh sáng trong ngày cho văn phòng. Rèm có khả năng che chắn cao và bên cạnh đó còn làm cho không gian văn phòng trở nên trang nhã và tinh tế.

Những chi tiết nhỏ tạo ý nghĩa lớn

Hiện nay, việc tận dụng vật liệu tái chế để thiết kế, trang trí văn phòng, vừa có tác dụng bảo vệ tài nguyên, giảm thiểu lượng rác thải, ô nhiễm môi trường vừa có thể sáng tạo ra môi trường làm việc thoải mái, an toàn, gần gũi với thiên nhiên. Từ đó, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty và tiết kiệm chi phí đầu tư hiệu quả.

Với thông điệp này, Phòng Kế hoạch Hành chính đã sử dụng những mảnh gỗ vụn để xây dựng mô hình là tòa nhà TCS và một số vật dụng sử dụng trong công việc. Đây vừa là thông điệp hướng đến việc bảo vệ môi trường, sử dụng những đồ tái chế, mục tiêu phát triển bền vững. Đồng thời cũng mang tới thông điệp đến việc mỗi nhân viên luôn nỗ lực, phấn đấu cốt lõi vì sự phát triển của Tổng công ty Hàng Không Việt Nam nói chung và Công ty TCS nói riêng.

Một chi tiết không thể thiếu trong việc thiết kế không gian làm việc đó là màu sắc. Màu sắc trong văn phòng được thiết kế hài hòa và có ý nghĩa sẽ tạo ra sự cân bằng trong không gian đồng thời còn gia tăng cảm giác thoải mái, tích cực hay hứng khởi cho nhân viên. Màu sắc ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần cũng như hiệu suất làm việc. Công ty đã chọn gam màu cam làm chủ đạo, đây cũng chính gam màu nhận diện thương hiệu của công ty TCS, gam màu thể hiện sự sáng tạo, sức mạnh và sự bền bỉ mãnh liệt.

Ý tưởng sử dụng ghế ngồi có màu cam sẽ đem lại một nguồn năng lượng đáng kể cho nhân viên. Đặc biệt là khi màu cam kết hợp với các màu trung tính sẽ tăng thêm sức sống và sự sôi nổi cho không gian. Do đó, việc dùng ghế ngồi màu cam trong một chiếc bàn màu gỗ đem lại cảm giác về sự trẻ trung và năng động. Ngoài ra, đây còn là màu thân thiện và hiền hòa, nhưng đảm bảo sự cá tính. Vì thế, các nhân viên thể hiện được phong thái riêng thông qua những chiếc ghế. Nhà thiết kế nội thất nổi tiếng Frank Sinatra từng nhận định: “Màu cam là màu hạnh phúc nhất”.

Quả thực, sử dụng các tông cam trong thiết kế nội thất văn phòng đã đem lại những cảm giác tích cực cho tất cả những nhân viên chúng tôi. Bên cạnh những chiếc ghế xinh xắn màu cam thì không thể không nhắc đến điểm nhấn cực kỳ ấn tượng và bắt mắt, đó là những vách ngăn bàn làm việc màu cam. Đây là một cách sử dụng màu cam khéo léo, phù hợp cho văn phòng cần đến nhiều ánh sáng. Hơn nữa, không cần phải dùng nhiều hay thêm thắt các chi tiết trang trí phức tạp mà vẫn đảm bảo được nét duyên dáng cho văn phòng, việc này cũng giúp tiết kiệm chi phí cho các thiết kế nội thất văn phòng.

Chúng tôi luôn quan niệm rằng, nơi làm việc là nơi mà tất cả chúng ta dành phân nửa thời gian ở đó, chính vì thế Công ty luôn mong muốn mang lại sự thân thiện, gắn kết giữa tập thể cán bộ, nhân viên, qua đó một phần giúp công ty xây dựng văn hóa doanh nghiệp đúng với những sứ mệnh, giá trị cốt lại, mang đến môi trường làm việc thật chuyên nghiệp.

Từ những lợi ích trên có thể cho rằng xu thế áp dụng 5S trong công ty là tất yếu để hướng tới nâng cao chất lượng, phát triển bền vững, hội nhập quốc tế. Những thành quả to lớn đạt được sau khi thực hiện 5S đều bắt nguồn từ thay đổi nhỏ nhất mang tính tích cực trong đó sự đóng góp của từng cá nhân là nhân tố quyết định. Mục đích cuối cùng mà Công ty hướng tới không phải vì một danh hiệu hay phần thưởng mà tạo ra môi trường làm việc được bố trí khoa học, có lợi cho sức khỏe, góp phần nâng cao năng suất lao động của cán bộ, nhân viên trong công ty.

Với sự đột phá từ những chi tiết nhỏ bé nhất, bằng việc ứng dụng phương pháp 5S. Chúng tôi, những thành viên thuộc Công ty TCS mong muốn mang tới thông điệp: bí quyết để thành công khi các tổ chức áp dụng 5S chính là: “Hãy bắt đầu 5S với đôi bàn tay và sự sáng tạo, thành công đang đợi ở phía trước”.