Là một người làm công tác Nhân sự, tôi hay nói với các ứng viên và bạn bè: “Vietnam Airlines có không gian làm việc khiến ai cũng cảm thấy tự hào”. Từng góc hành lang, phòng họp, đến khu vực làm việc của mỗi tầng, đâu đâu cũng toát lên tinh thần thương hiệu với một sự chuyên nghiệp và chỉn chu. Tôi vẫn nhớ như in trải nghiệm tuyệt vời trong ngày đầu trở thành thành viên của Ban Tổ chức Nhân lực: được các anh chị đồng nghiệp chào mừng bằng một góc làm việc được sắp xếp gọn gang, sạch sẽ, máy tính cài xong xuôi và sổ bút đầy đủ. Chỉ bấy nhiêu thôi cũng đã khiến tôi cảm thấy mình thật sự được đón nhận trong một tập thể mới và tràn đầy năng lượng để cống hiến cho những ngày về sau.

Với đặc thù công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự, việc tiếp xúc, gặp gỡ ứng viên, người lao động, trao đổi công việc với đồng nghiệp tại khu vực làm việc diễn ra thường xuyên. Do đó, đối với tôi, góc làm việc đóng vai trò rất quan trọng trong việc truyền tải năng lượng làm việc tích cực, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của cá nhân trước mọi người. Khu vực bàn làm việc của tôi thực ra cũng không khác gì của các anh chị chuyên viên khác. Tuy nhiên, với nguồn lực được cung cấp giống nhau, mỗi người lại có cách bài trí, sắp xếp và tổ chức khu vực làm việc mang dấu ấn cá nhân của mình. Tôi cũng vậy.

Tôi rất yêu thích phong cách sống tối giản và mô hình 5S của người Nhật, và đã vận dụng kết hợp 02 điều này cho góc làm việc cá nhân. Với ít nhất 08 tiếng mỗi ngày ở văn phòng, việc có một khu vực làm việc theo tiêu chuẩn 5S và tối giản đồ đạc sẽ giúp tôi có nhiều thời gian để tập trung tuyệt đối vào công việc và sử dụng tối ưu công năng của mọi đồ đạc sẵn có. Tôi xin chia sẻ cách thức tôi đã bố trí, duy trì góc làm việc cá nhân thật 5S và tối giản như sau:

S1 – Sàng lọc

• Xác định và loại bỏ những vật dụng không phục vụ công việc hằng ngày như: thùng carton, poster/biểu mẫu hết hạn sử dụng, tài liệu/hồ sơ lỗi thời, hết hiệu lực…
• Xác định những văn phòng phẩm nào dư thừa hoặc không dùng đến thường xuyên thì cất gọn vào trong ngăn kéo tủ. Trên mặt bàn chỉ để ống bút với số lượng tối thiểu các vật dụng thường xuyên dùng đến như bút bi, bút chì, giấy note….
• Loại bỏ các vật trang trí quá cồng kềnh, thừa thãi, chiếm nhiều diện tích

S2 – Sắp xếp.Theo tiêu chí: Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra

• Sắp xếp, bố trí các vật dụng trên bàn ngay ngắn, thuận tiện: Màn hình máy tính đặt góc trên bên trái; ống cắm bút đặt ở phía trên bên phải để tiện cho tay dễ lấy. Phần trung tâm của bàn làm việc được bỏ trống và giữ sạch sẽ vì đây là vị trí đặt tay gõ bàn phím máy tính và ghi chép.
• Tận dụng tối đa hệ tủ vuông góc bên tay phải. Các ngăn kéo để chứa các loại văn phòng phẩm ít dùng tới và những đồ dùng quan trọng như chìa khóa tủ, usb, dây sạc …Các đồ dùng cá nhân khác (túi xách, áo mưa, thuốc uống, chăn gối…) được cất gọn gàng trong các ngăn tủ có cánh để tránh lộ ra ngoài, tuyệt đối không để trong tầm nhìn, trên mặt bàn làm việc.
• Hệ thống dây điện, mạng được bó buộc gọn gàng dưới gầm bàn để đảm bảo an toàn và tính thẩm mỹ.
• Các tài liệu, hồ sơ công việc đang xử lý được sắp xếp gọn gàng trên khay theo trình tự ưu tiên để thuận tiện cho việc giải quyết.
• Đối với các hồ sơ công việc đã xử lý xong, sau khi hoàn thành việc lưu trữ bản mềm, tôi tiến hành lưu hồ sơ cứng và cất vào tủ hồ sơ cá nhân tại khu vực tủ của phòng, không để lưu cữu trên mặt bàn – vừa lộn xộn vừa dễ thất lạc. Việc lưu trữ đảm bảo được dán nhãn, sắp xếp ngay ngắn, cùng chiều, theo thứ tự, không lẫn lộn, đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu sau này được nhanh chóng. Thời gian gần đây, với sự hỗ trợ của Skyoffice, tôi đã giảm thiểu được rất nhiều giấy tờ in ra, khu vực làm việc cũng gọn gàng hơn và tiết giảm được công sức dọn dẹp. Chuyển đổi số thật là tuyệt vời!

S3 – Sạch sẽ

• Đảm bảo tất cả tài liệu, hồ sơ, bàn làm việc, máy móc tại khu vực làm việc của cá nhân không có bụi bẩn, không có rác và đồ ăn.

S4 – Săn sóc

• Duy trì sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ một cách thường xuyên vào 02 thời điểm: trước khi đứng dậy tan làm và đầu giờ sáng khi chuẩn bị vào làm.

S5 – Sẵn sàng

• Nêu cao tinh thần tự giác, yêu và chăm sóc góc làm việc của mình; đồng thời lan tỏa tinh thần ấy đến các đồng nghiệp xung quanh để tạo ra một không gian trong lành, thông thoáng và một không khí làm việc tích cực trong tập thể.

Như vậy, một góc làm việc gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, được bố trí khoa học với tối giản đồ đạc sẽ tạo nên một không gian thông thoáng, mang lại sự thoải mái, dễ chịu, tạo động lực để làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.

Cảm ơn TCT đã tạo nên một sân chơi bổ ích, khiến mỗi thành viên VNA Group dừng lại một chút trong guồng quay hối hả của công việc những ngày cuối năm để cùng nhìn ngắm lại không gian làm việc của mình, của tập thể, để thêm yêu thương, gắn bó và đóng góp thêm các giải pháp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, giảm lãng phí, tăng năng suất và nâng cao chất lượng dịch vụ mỗi ngày.