Từ bài toán chiến lược của Ban LĐ TCT về việc đưa AI gắn với từng vị trí công việc, Hội nghị chuyên đề “Ứng dụng AI trong tự động hóa nghiệp vụ văn phòng ngành hàng không” và chuỗi workshop chuyên biệt hóa theo đặc thù nghiệp vụ do Ban Chuyển đổi số và Công nghệ (CĐSCN) phối hợp cùng Amazon Web Services (AWS) đã được triển khai đồng bộ. Khép lại chuỗi sự kiện này, câu hỏi lớn đặt ra cho mỗi CQĐV là: “Chúng ta bắt đầu dùng AI từ đâu trong công việc của mình?”
Câu trả lời thường nằm ở những việc quen thuộc nhất: một báo cáo vài chục trang cần tóm tắt nhanh thành các ý chính, số liệu rải rác ở các bảng tính cần gom về một bảng so sánh, một tờ trình cần dựng lại dàn ý theo mẫu chuẩn. Những tác vụ quen thuộc lặp đi lặp lại ấy tuy nhỏ nhưng lại chiếm mất phần thời gian dành cho những công việc chuyên sâu hơn. Và Amazon Quick đang được lựa chọn như một bước thử nghiệm thực tế, mở ra hướng đi để giảm bớt các tác vụ thủ công, từng bước hình thành thối quen làm việc cùng AI trên toàn hệ thống
Dù những công cụ AI phổ biến như ChatGPT hay Gemini đều có thể xử lý nhanh các thao tác cơ bản, nhưng mỗi lần sử dụng, người lao động lại phải tự tìm và đính kèm tài liệu cho từng câu hỏi. Với các công việc gắn liền với quy định, quy trình nội bộ phức tạp, thao tác lặp lại này vô tình trở thành một ‘điểm nghẽn’ chiếm nhiều thời gian. Từ tháng 7/2026, Vietnam Airlines bắt đầu triển khai thử nghiệm Amazon Quick cho người lao động, mở rộng dần tới các cơ quan, đơn vị trong toàn Tổng công ty, với mục tiêu rút ngắn chính điểm nghẽn đó. Ban CĐSCN là đầu mối, phối hợp cùng đối tác AWS.
Từ tài khoản cá nhân đến nền tảng AI dùng chung của Tổng công ty
Trước đó, nhiều người lao động đã chủ động dùng AI để hỗ trợ công việc, phần lớn bằng tài khoản cá nhân. Cách làm này vừa vướng giới hạn của các bản miễn phí, vừa đặt ra câu hỏi về an toàn thông tin khi tài liệu công việc được đưa lên nền tảng ngoài tầm kiểm soát của Tổng công ty.
Amazon Quick giải quyết vấn đề này ở cấp độ tổ chức. Người lao động đăng nhập bằng chính tài khoản email công ty qua cơ chế đăng nhập một lần (SSO), không phải tạo thêm tài khoản hay ghi nhớ mật khẩu riêng. Quyền truy cập được cấp và thu hồi tập trung, dữ liệu trao đổi nằm trong phạm vi tài khoản doanh nghiệp của Vietnam Airlines. Trợ lý dùng được trên trình duyệt, ứng dụng máy tính và điện thoại.
Đến đầu tháng 10/2026, Tổng công ty đã cấp gần 3.000 tài khoản, triển khai đến 40 cơ quan, đơn vị, bao gồm cả Chi nhánh Việt Nam và các chi nhánh nước ngoài. Đi cùng việc cấp tài khoản là cơ chế hỗ trợ liên tục: mỗi cơ quan, đơn vị có một nhóm hỗ trợ riêng 24/7 và một hòm thư tiếp nhận vướng mắc do Ban CĐSCN quản lý. Đến nay, 10 cơ quan, đơn vị đã được đào tạo trực tiếp và chuỗi workshop đang tiếp tục được mở rộng tới các đơn vị còn lại.
Đưa AI vào công việc hàng ngày, nâng cao năng suất lao động
Với người lao động, Amazon Quick trước hết là một trợ lý hỏi đáp đa ngôn ngữ. Người dùng có thể đính kèm một báo cáo dài để lấy các ý chính, yêu cầu lập bảng so sánh từ nhiều tài liệu, dựng dàn ý cho một tờ trình hay soạn bản nháp thư trả lời theo đúng văn phong mong muốn; kết quả sẽ xuất thành tệp Word, Excel, PowerPoint hoặc PDF ngay trong cuộc hội thoại.
Đối với dữ liệu bảng tính như Excel hay CSV, khi sử dụng trong môi trường Microsoft 365, Amazon Quick hoạt động như một công cụ mở rộng (Add-on) tích hợp trực tiếp trên giao diện làm việc. Người dùng có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên ngay trong ứng dụng để trợ lý AI tự động phân tích, tổng hợp số liệu, vẽ biểu đồ trực quan và chỉ ra các điểm sáng trọng tâm mà không cần chuyển đổi phần mềm.
Ở mức nâng cao, tính năng Research giúp tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn và dẫn nguồn cho từng nội dung. Flows cho phép mô tả một quy trình bằng ngôn ngữ tự nhiên, chẳng hạn định kỳ lấy số liệu từ một bảng dữ liệu, lập báo cáo tóm tắt rồi gửi tới đầu mối phụ trách rồi chạy lại quy trình ấy mỗi khi cần, thay vì làm thủ công từng bước. Spaces là không gian chung để từng ban, từng nhóm chia sẻ tài liệu, dashboard và kho tri thức theo phân quyền.
Điểm khác biệt đáng chú ý nhất không nằm ở tốc độ trả lời, mà ở nguồn tài liệu AI được phép đọc. Thông qua tính năng Kho tri thức (Knowledge Base), trợ lý có thể trả lời dựa trên tài liệu nội bộ đã được kết nối và phân quyền, thay vì chỉ dựa vào kiến thức chung trên internet. Đây là hướng đi Tổng công ty đang chuẩn bị từng bước, gắn với việc chuẩn hóa tài liệu của từng cơ quan, đơn vị.
Chẳng hạn, khi viết một báo cáo về tiến độ thực hiện các đề án của Ban, cán bộ Ban CĐSCN thường phải thu thập thông tin từ nhiều phòng, tìm báo cáo và đối chiếu số liệu qua rất nhiều tài liệu. Với tính năng Kho tri thức đã được phân quyền trên Amazon Quick, AI có thể tổng hợp kết quả nổi bật theo từng giai đoạn và chuẩn bị bản nháp nội dung; người thực hiện dành thời gian cho khâu kiểm chứng và hoàn thiện thay vì cho khâu tìm kiếm. Cách làm đó áp dụng được ở nhiều lĩnh vực: tra cứu quy định nhân sự, tổng hợp số liệu tài chính, tìm thông tin trong phạm vi tài liệu từng đơn vị được cấp quyền, từ đó giảm bớt những yêu cầu cung cấp thông tin lặp lại giữa các bộ phận.
Nâng cao hiệu suất đi cùng yêu cầu an toàn thông tin
Càng gắn với tài liệu nội bộ, an toàn thông tin càng trở thành một phần của chính công việc chứ không phải yêu cầu đi kèm. Nguyên tắc Tổng công ty đặt ra khi lựa chọn nền tảng là trợ lý không mở rộng quyền cho bất kỳ ai: mỗi người chỉ khai thác được đúng phạm vi tài liệu mà vai trò của mình được cấp, tài liệu muốn chia sẻ rộng hơn phải qua phê duyệt của quản trị viên. Dữ liệu trao đổi nằm trong tài khoản doanh nghiệp của Vietnam Airlines, được mã hóa khi lưu trữ và truyền tải, không dùng để huấn luyện mô hình. Phần còn lại thuộc về thói quen của mỗi người: cân nhắc dữ liệu nào được đưa vào câu lệnh và giữ nguyên các bước kiểm tra vốn có trước khi ban hành một nội dung.
Để trợ lý AI trở thành thói quen làm việc mỗi ngày
Để bắt đầu, cán bộ, nhân viên không nhất thiết phải có kiến thức chuyên sâu về AI. Một tài liệu cần tóm tắt, một quy định cần tra cứu đều là điểm khởi đầu phù hợp. Qua quá trình sử dụng, mỗi người sẽ nhận ra đâu là phần việc nên để AI hỗ trợ, đâu là phần cần giữ cho chuyên môn của mình.
Công nghệ do đối tác cung cấp, nhưng tri thức, dữ liệu và cách khai thác là của Vietnam Airlines. Mỗi tài liệu được chuẩn hóa, mỗi quy trình được đưa lên nền tảng đều góp phần giúp trợ lý hiểu công việc của Tổng công ty rõ hơn. Chủ động dùng AI từ những việc nhỏ hàng ngày cũng là cách mỗi người lao động góp phần nâng cao năng suất và thúc đẩy chuyển đổi số trong toàn Tổng công ty.
