Chị Nguyễn Lan Chi và chị Phùng Hương Giang, phòng Kỹ thuật Khai thác, Trung tâm ĐHKT, cho biết, ý tưởng để dẫn đến sáng kiến này đã được các chị nhen nhóm từ giữa năm 2016 về hệ thống tài liệu điện tử EFF (Electronic Flight Folder), thay thế cho các tài liệu in giấy, trong đó có các tài liệu cân bằng trọng tải (loadsheet), danh sách tổ bay (GD), danh sách hành khách (PM).
Khi đi thực tế tại các sân bay, cả nhóm nhận thấy các anh/chị làm tài liệu rất vất vả khi phải ra tận máy bay để mang tài liệu cho phi công ký, nếu phải làm lại thì quay về phòng làm lại tài liệu, rất mất thời gian mà hiệu quả lại không cao.
Do đó, nhóm đã có được ý tưởng để cải tiến vấn đề này bằng cách xây dựng một phần mềm Tài liệu điện tử (EFF). Theo chị Chi, phần mềm này cần có sự tương tác cao giữa nhiều đối tượng khác nhau: điều phái viên, nhân viên làm tải, phi công, tiếp viên, đại diện tại sân bay đi, đại diện tại sân bay đến. “Bởi vậy, để viết ra bộ hồ sơ yêu cầu cho phần mềm, chúng tôi cần đặt mình vào vị trí của tất cả đối tượng tham gia”, chị mô tả. Phần mềm này được xây đi, dựng lại rất nhiều lần mới có thể đạt được các yêu cầu đề ra.
Để phần mềm có thể áp dụng thực tế, TCT đã gửi công văn xin phê chuẩn của Cục Hàng không Việt Nam (CHKVN) cho phép sử dụng. “Khi đó, VNA là hãng hàng không tiên phong trong việc phát triển hệ thống phần mềm điện tử do chính đội ngũ cán bộ, chuyên viên tâm huyết của hãng xây dựng mà không mua phần mềm của nước ngoài”, chị Giang tự hào chia sẻ.
Sau khi nhận được phê chuẩn của Cục HKVN, VNA đã đưa EFF vào thử nghiệm trên thực tế từ sân bay Nội Bài, Đà Nẵng, Tân Sơn Nhất (vừa áp dụng bản in giấy, vừa áp dụng bản điện tử), trước hết là áp dụng cho đội máy bay ATR-72, Boeing 777, rồi từ đó nhân rộng cho các đội máy bay lớn A321, A330 và cho đến nay là tất cả đội máy bay của hãng đều sử dụng phần mềm EFF.
“Để đưa sáng kiến vào thực tiễn, trước tiên chúng tôi phải cảm ơn đến sự ủng hộ của lãnh đạo TCT, lãnh đạo Trung tâm ĐHKT và các ban chuyên môn như: Ban CNTT, Ban DVHK, Đoàn bay 919, ĐTV, các anh/chị tại NOC, DOC, TOC, công ty AITS, các chi nhánh VIAGS Nội Bài – Đà Nẵng – Tân Sơn Nhất, AGS Cam Ranh, các anh, chị phụ trách tải tại các cảng hàng không tại sân bay địa phương Buôn Ma Thuột, Đà Lạt, Cần Thơ, Phú Quốc”, chị kể về đóng góp của rất nhiều đơn vị vào sản phẩm chung này. Tại TCT, Khối Khai thác, Khối Dịch vụ, Khối CNTT, An toàn thường xuyên ngồi lại, trao đổi, làm việc, hỗ trợ lẫn nhau mới ra được sản phẩm cuối cùng.
“Quá trình triển khai sáng kiến và đưa vào thực tế mất đến một năm và chỉ có các sân bay có hệ thống tải máy mới có thể sử dụng được”, các chị nhớ lại và bổ sung.
Hai chị cũng cho biết, ở phòng KTKT, Trung tâm ĐHKT- nơi hai chị đang công tác, các lãnh đạo, trưởng nhóm, các anh chị trong phòng đã tạo điều kiện, hỗ trợ cho nhóm rất nhiều trong quá trình quản lý và đóng góp ý kiến để phần mềm càng ngày càng hoàn thiện hơn.
Phòng KTKT, Trung tâm ĐHKT đã tạo điều kiện, hỗ trợ cho nhóm rất nhiều trong quá trình hoàn thiện và triển khai sáng kiến. (Ảnh: NVCC).
Nói về những khó khăn khi xây dựng phần mềm trong suốt một năm triển khai, chị Chi kể: “Trước hết là cần xây dựng phần mềm với các tính năng đáp ứng tất cả các yêu cầu của các đối tượng, điều kiện về iPad và SIM kết nối, khảo sát sân bay. Tiếp đến là kết nối được các đơn vị tham gia khi mà số lượng người tham gia dự án cực kì đông đảo”.
“Nhưng từ những khó khăn đó, điều mà nhóm cảm thấy may mắn nhất là nhận được sự ủng hộ, hỗ trợ, hợp tác hết mình của thành viên của tất cả các đơn vị cũng như sự động viên, đóng góp ý kiến quí báu từ lãnh đạo trung tâm, lãnh đạo phòng”, chị Giang tiếp lời.
Khi đưa vào ứng dụng thực tế, hệ thống EFF ngay lập tức đã phát huy hiệu quả khi các gói tài liệu E-Loadsheet, GD, PM được điện tử hóa khiến tất cả CBNV phục vụ chuyến bay không còn phải ra tận máy bay như trước. “Tài liệu được cập nhật kịp thời, chính xác. Hệ thống giúp tăng hiệu quả làm việc, kết nối giữa các đơn vị mặt đất, phi công, tiếp viên”, chị Chi khẳng định.
Nhờ những lợi ích này, sáng kiến đã được công nhận là sáng kiến mới của TCT năm 2018 và gần đây, đã lọt vào top 30 “Công trình đổi mới, sáng tạo tiêu biểu giai đoạn 2017-2019” do Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Khối DNTW bình chọn vào tháng 10/2019.
Hiện tại, phần mềm đã được chuyển giao cho Ban DVHK quản lý và triển khai thêm các tiện ích tại các sân bay. Về phía Trung tâm ĐHKT, hệ thống EFF đã được tích hợp thêm các tính năng về tài liệu khai thác điện tử, gồm kế hoạch bay, Notam, thời tiết, briefing sheet, tình trạng kỹ thuật của máy bay, các báo cáo điện tử của chuyến bay. Trung tâm ĐHKT cũng đang phối hợp với Ban CNTT về chương trình Wifi box, khi đó, phi công có thể sử dụng EFF tại các sân bay nước ngoài.
Chị Giang cho biết thêm, ngoài việc đóng góp, xây dựng các tính năng trong phần mềm EFF, phòng KTKT còn là nơi triển khai tài liệu bay điện tử cho phi công- sử dụng phần mềm Edoc, tham gia các dự án về tiết kiệm nhiên liệu; xây dựng các đường bay tối ưu cho các chặng bay khai thác hàng ngày của TCT.
Hiện nay, phòng đang thực hiện việc xây dựng, hoàn thiện các phần mềm nội bộ giúp quản lý dữ liệu khai thác của máy bay tốt hơn; Phần mềm quản lý iPad tại các sân bay, Hệ thống Mobility của TCT. “Ngoài các sáng kiến, phòng KTKT còn có nhân sự tham gia trong các tổ thực hiện các dự án của TCT”, chị Chi bổ sung.
