Kể từ ngày 5/9, Ban DVHK phối hợp với Ban CNTT và Công ty đối tác triển khai chuyển đổi thành công phần mềm E-doc sử dụng trong khối Dịch vụ nhằm số hóa việc quản trị và sử dụng tài liệu của Khối. Dự án được kỳ vọng sẽ giúp khối Dịch vụ tăng tốc trên hành trình đón đầu xu thế trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.
Giao diện đăng nhập website. (Ảnh: DVHK).
E-doc là phần mềm thư viện điện tử chuyên nghiệp. Hệ thống được xây dựng để quản lý các quy trình, quy định, hướng dẫn, văn bản pháp luật hoặc các tài liệu tương đương. Tài liệu trên hệ thống sẽ luôn được cập nhật theo phiên bản mới nhất, giúp người dùng dễ dàng sử dụng và tra cứu. Phần mềm E-doc thích hợp để triển khai cho các mô hình cơ quan, doanh nghiệp với các chi nhánh, phòng ban không cùng vị trí địa lý.
Ngày nay, trong khi số lượng văn bản, quy trình, quy định, hướng dẫn ngày càng nhiều và luôn luôn được cập nhật, việc quản lý theo phương pháp truyền thống khiến cho việc tìm kiếm, tra cứu của các đơn vị, phòng ban trở nên khó khăn, mất thời gian hơn và gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Với phần mềm E-doc, người sử dụng có thể xem tài liệu mọi lúc, mọi nơi qua trình duyệt web hoặc ứng dụng trên điện thoại di động. Người dùng có thể truy cập ngay cả khi không có mạng di động do tài liệu đã được đồng bộ ngầm khi cài đặt điện thoại và khi có wifi. Điều này giúp thuận tiện cho việc tra cứu, cập nhật thông tin của nhân viên Khối Dịch vụ trong quá trình thực hiện công việc. Ngoài ra, phần mềm E-doc giúp triển khai tài liệu một cách chính xác, kịp thời đến người sử dụng, giúp cho người quản trị tài liệu kiểm soát dễ dàng qua kho thư viện với đầy đủ thuộc tính của tài liệu. Chương trình có tính năng báo cáo về tình hình người xem, người download tài liệu và đáp ứng yêu cầu đánh giá IOSA.
Giao diện sử dụng website. (Ảnh: DVHK).
Tài khoản truy cập vào phần mềm được chia làm hai đối tượng, gồm tài khoản sử dụng tài liệu và quản trị tài liệu. Trong đó, tài khoản quản trị tài liệu có chức năng tạo tài liệu, quản lý kho tài liệu, báo cáo tình hình sử dụng tài liệu và phân quyền xem tài liệu.
Một số tính năng nổi trội của hệ thống thư viện điện tử E-doc bao gồm: công cụ tìm kiếm theo từ khóa trong tài liệu; tính năng phản hồi, đánh giá tài liệu; tra từ điển và chọn tài liệu vào danh sách yêu thích. Đặc biệt có thể sử dụng trên ứng dụng di động không cần kết nối Internet, hệ thống E-doc thực sự là một công cụ tra cứu tài liệu hữu ích, thân thiện với người dùng, giúp đơn giản hóa và số hóa việc sử dụng tài liệu trong quá trình làm việc, đặc biệt đối với các chuyên viên và nhân viên tuyến trước.
Giao diện xem tài liệu trên website. (Ảnh: DVHK).
Đến thời điểm hiện tại, Ban DVHK đã tổ chức đào tạo hướng dẫn sử dụng cho user quản trị của các đơn vị trong nước, đồng thời triển khai sử dụng đến tất cả các đơn vị trong khối. Việc nâng cao năng lực quản trị, xây dựng nền tảng công nghệ vững chắc chính là những bước đi mới trong mục tiêu xây dựng hệ sinh thái số hoàn thiện, tạo nên lợi thế cạnh tranh cho VNA trong tương lai.
