“Không gian làm việc tạo ra khả năng gặp gỡ và trao đổi ý tưởng, tạo nên sự đổi mới.” một trong những câu nói nối tiếng của Steve Jobs – người đồng sáng lập của hãng Apple. Để ta thấy rằng ông đã rất chú trọng tới không gian làm việc, nơi mà nhân viên đã dành 40-50% tổng thời gian của mình tại văn phòng đó là ngôi nhà thứ hai của họ, nơi họ được thoải mái trong không gian với đầy đủ tiện nghi, thỏa sức sáng tạo, mở ra cơ hội cho giao tiếp và trao đổi ý tưởng,từ đó nâng cao năng suất giúp doanh nghiệp phát triển đi lên.

Là một trong những mảnh ghép nhỏ của Vietnam Airlines tôi luôn nhận thức được việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp sẽ giúp chúng ta làm việc với một tâm trạng tích cực, tinh thần thoải mái,tăng hiệu quả làm việc ngoài ra còn rèn luyện cho chúng ta ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm trong không gian làm việc chung. Để mỗi cá nhân góp phần nhỏ vào việc duy trì môi trường sạch sẽ và bền vững, hành động đơn giản nhưng mang lại ảnh hướng lớn.

Dường như hiểu được tầm quan trong đó, Vietnam airline đã phát động tổ chức một cuộc thi vô cùng ý nghĩa về thiết kế, ý tưởng không gian 5s. Không gian làm việc mơ ước đó chính là điều tôi đã ấp ủ rất lâu nay, nơi tôi có thể thỏa sức sáng tạo, tạo ra không gian làm việc cho riêng mình.

Tôi là Lê Minh Tuệ nhân viên giám sát tại Trung Tâm an ninh – Chi nhánh SKYPEC khu vực Miền Bắc thuộc Công Ty TNHH Một thành viên Nhiên liệu hàng Không Việt Nam (SKYPEC). Sau đây tôi xin giới thiệu không gian làm việc lý tưởng trong tương lai của tôi.

Không gian mà tôi thiết kế đảm bảo tiêu chí về 5s,tính công năng, tính thẩm mỹ và tiết kiệm chi phí phù hợp với giai đoạn kinh tế đặc biết khó khăn sau dịch Covid-19.

Bước từ cửa chính vào đối diện là một bức tường lớn ở vị trí mà ánh sáng trung hoà dễ nhìn, các màn hình camera được bố trí gắn lên tường để quan sát các hoạt động đang diễn ra tại sân đỗ, hoạt động tra nạp xăng dầu.

Bên cạnh bức tường là một cửa sổ lớn vừa mang chức năng lấy ánh sáng cho căn phòng vừa để người giám sát viên nhìn trực tiếp được ra khu sân đỗ.

Trên bàn làm việc sẽ có một máy tính,một điện thoại bàn,một đến hai bộ đàm,một đèn làm việc,hộp đựng bút để đựng các vật dụng văn phòng,ngoài ra bàn làm việc còn các ngăn xếp để đựng vật dụng,hồ sơ tài liệu khác nhằm tối ưu hóa diện tích sử dụng.

Một vài chậu cây nhỏ xinh và 1 bức tranh sẽ giúp bàn làm việc thêm sinh động, xanh mát.

Để hướng tới tiêu chí tiết kiệm nguồn lực chung của công ty bàn làm việc được thiết kế sử dụng chất liệu gỗ công nghiệp mdf, màu sắc tươi sáng phù hợp không gian văn phòng, có nhiều ngăn kéo để lưu trữ tài liệu, giấy tờ và đồ dùng cần thiêt.

1.Seiri – Ngăn nắp

Trên bàn làm việc cá nhân bộ đàm,điện thoại thiết bị ghi hình luôn được sắp sếp ngăn nắp và gần với nhân viên giám sát cho dễ tiếp cận.

Sử dụng hộp đựng, kệ, hoặc ngăn bàn để giữ cho vật dụng,tài liệu được tổ chức một cách ngăn nắp.

Kiểm tra và loại bỏ những thiết bị không hoạt động hoặc không còn hiệu quả.

Nếu có khả năng sửa chữa, hãy lập kế hoạch để sửa chữa; nếu không, loại bỏ chúng.

Việc áp dụng Seiri không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc mà còn cải thiện môi trường làm việc gọn gàng và ngăn nắp có thể tạo ra sự thoải mái và khuyến khích cộng tác giữa các thành viên trong nhóm.

2 Seiton – Trật tự

Hệ thống camera được bố trí gắn vào tường,đối diện với nhân viên giám sát, từ đó dễ dàng quan sát,nhìn tổng quan hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Trên bàn bố trí chậu cây xanh nhỏ để ở góc bàn giúp làm đẹp không gian, thư giãn tinh thần và có có nhiệm chăm sóc với mọi thứ xung quanh hơn.

Gắn nhãn và đánh số các thiết bị để dễ dàng nhận biết và theo dõi.

Tạo danh sách chi tiết về các thiết bị, kèm theo thông tin về số seri, ngày bảo trì, và trạng thái hoạt động.

Tổ chức cáp và dây điện sao cho gọn gàng và an toàn.

Sử dụng kẹp dây cáp hoặc ống ẩn dây để giữ cho mọi thứ trong tình trạng gọn gàng.

3. Seiso – Sạch sẽ

Thực hiện làm sạch bàn làm việc đều đặn,các tài liệu hồ sơ,các thiết bị như máy tính,màn hình camera,điện thoạ,bộ đàm… để đảm bảo rằng chúng không bị bám bẩn. Đó cũng là 1 cách để kiểm tra kiểm soát các thiết bị có hỏng không.

Thường xuyên lau chùi,làm sạch môi trường làm việc không những giúp chúng ta bảo vệ sức khỏe bản thân mình mà còn có thể tạo ấn tượng tốt với khách hàng,đối tác khi đến kiểm tra đánh giá công ty.

4. Seiketsu – Tiêu chuẩn hóa

Chúng ta cần xây dựng các quy tắc và tiêu chuẩn về cách sắp xếp, làm sạch, và quản lý bàn làm việc, tiêu chuẩn an ninh về việc sử dụng, bảo trì, và giám sát các thiết bị an ninh.

Ghi chép,mô tả chi tiết về cách sử dụng các thiết bị như màn hình camera,máy tính,bộ đàm , vị trí cụ thể của vật dụng, và các quy trình làm việc.

Ghi chép và theo dõi mọi công việc.

Thiết lập các chỉ số và tiêu chí để đo lường mức độ an toàn và hiệu quả.

5. Shitsuke

Để tạo ra kỷ luật và duy trì thói quen tích cực trong môi trường làm việc thì hằng ngày từ những điều nhỏ nhất như khi đến công ty, chúng ta phải quét dọn văn phòng, lau sạch bàn làm việc,quan sát sắp xếp lại những vật dụng cân thiết hay sử dụng và bỏ đi những vật dụng không dùng đến. Để mỗi cá nhân trở thành một “hạt giống” lan tỏa, chia sẻ tới tất cả mọi người, góp phần vào văn hóa 5S ngày càng tích cực và bền vững.

Khi áp dụng nguyên tắc 5S, không gian làm việc trở nên gọn gàng, hiệu quả, và an toàn hơn. Nó không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tốt cho nhân viên mà còn giúp tăng cường chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Điều này có thể đóng góp tích cực vào nền văn hóa tổ chức và quản lý chất lượng toàn diện.

Tôi xin chân thành cảm ơn, ban tổ chức, ban giám khảo và ban lãnh đạo công ty đã tổ chức cuộc thi vô cùng ý nghĩa về không gian và văn hóa 5S. Những hoạt động như vậy không chỉ giúp củng cố và phát triển văn hóa tổ chức mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Quá trình học hỏi và chia sẻ kiến thức về 5S giữa cán bộ nhân viên không chỉ làm cho mỗi người hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp mà còn tạo ra tinh thần đồng đội và sự kết nối trong tổ chức.

Chúc Vietnam Airlines và tất cả cán bộ nhân viên có nhiều thành công trong việc thực hiện và duy trì văn hóa 5S, mang lại lợi ích lâu dài cho cả tổ chức và cộng đồng.