Những kịch bản không thể lường trước
Theo kế hoạch ban đầu, chuyến bay VN5063 hành trình Hà Nội – Moskva ngày 12/3 là chuyến bay thuê chuyến chở hàng. Tuy nhiên, nhằm đáp ứng nhu cầu tăng cao của khách đi Nga, đồng thời tăng doanh thu cho TCT, chuyến bay được chuyển đổi thành chuyến bay thuê chuyến chở hàng kết hợp chở khách.
Trong quá trình mở bán khách, lượng khách đi liên tục thay đổi từ 150 khách lên 341 khách. Bên cạnh đó, trong khi tải cung ứng của tàu bay có giới hạn, khối lượng hành lý liên tục phát sinh mua thêm và qua đường ngoại giao, từ 341 kiện tiêu chuẩn lên 569 kiện.
“Ban đầu chúng tôi sắp xếp nguồn lực thực hiện chuyến bay này là chuyến bay chuyên chở hàng hóa. Đối tác là khách hàng truyền thống của Vietnam Airlines đặt hàng chở 25 tấn hàng hóa đi Nga và 25 tấn hàng hóa về Việt Nam. Tuy nhiên, chỉ trước 4 ngày khai thác, chúng tôi nhận thêm được nhu cầu chở 361 khách đi Nga và hồi hương 343 công dân Việt Nam về nước. Bài toán đặt ra là phải kết hợp cả 2 nhu cầu chở hàng và hành khách trên cùng một chuyến bay để đạt được hiệu quả SXKD cao nhất đồng thời bảo toàn được nguồn lực phi công, tiếp viên hạn chế phải cách ly theo quy định phòng chống dịch bệnh hiện nay của TCT.”, anh Trần Mạnh Hùng – Trưởng phòng điều hành, TT ĐHKT (OCC) cho biết.
Song hành cùng áp lực về thời gian khi số lượng khách cả hai chiều đều đông trong khi thời gian triển khai bán ngắn (chiều Moskva – Hà Nội bán từ ngày 10/3 và khởi hành 14/03), hành trình kết nối với “xứ sở bạch dương” lần này còn phải đối mặt với nhiều thách thức như nhu cầu mua bổ sung số lượng kiện hành lý sát ngày tăng lên liên tục, phép bay tại Nga luôn được cấp sát ngày khởi hành hoặc sát giờ khởi hành của chuyến bay.
Những khó khăn từ việc đàm phán để kết hợp chở khách và chở hàng trên cùng một chuyến bay, tính toán kỹ thuật khai thác đảm bảo không bị offload, giảm tải thương mại cho đến thời điểm khai thác phát sinh rất nhiều các vấn đề phức tạp.
Bên cạnh đó, Đại sứ quán Nga đề nghị hỗ trợ bố trí quầy check-in riêng tại Hà Nội phục vụ cho đoàn cán bộ nhân viên của đại sứ quán và mua bổ sung thêm hành lý trước thời điểm khai thác chuyến bay chỉ một ngày.
Những “mắt xích” ăn khớp tạo nên một hệ thống nhịp nhàng
Có lẽ, điều tuyệt vời nhất rút ra từ thành công của chuyến bay đặc biệt lần này là sự phối hợp hết sức nhịp nhàng của các đơn vị trong TCT như Trung tâm OCC, Ban KHPT, Ban DVHK, NOC, VIAGS,…
Đầu tiên, Ban KHPT phối hợp chặt chẽ với Đại sứ quán Việt Nam tại Nga và Đại sứ quán Liên bang Nga tại Việt Nam để xin phép bay theo đúng kế hoạch. Đồng thời, Ban DVHK bố trí và sắp xếp 1 quầy check-in riêng cho đoàn tại Hà Nội và ban TTHH phối hợp chặt với CNMB liên tục điều chỉnh tải hàng hóa và làm việc với khách hàng thuê chuyến chở hàng nhiều lần để lượng tải hàng hóa phù hợp với lượng tải còn lại sau khi đã cập nhật lượng khách và hành lý của chuyến bay.
Chuyến bay tạo tiền đề để mở lại đường bay thường lệ đi Nga khi được sự cho phép của Chính phủ (Ảnh:VNA).
Để sự kết nối trao đổi thông tin được liên tục, các nhóm liên lạc trực tuyến được thành lập bao gồm nhóm điều phối chính sách chung, nhóm chuyên xuất vé, nhóm chuyên hành lý/hàng hóa để cân đối tải với hàng hóa.
Trong đó, nhóm xuất vé với sự tham gia của Phòng Giá cước và quản trị doanh thu Ban KHPT, chi nhánh Nga, chi nhánh miền Bắc/Trung/Nam, Ban Dịch vụ hành khách. Nhóm điều phối chính sách chung: OCC/ Ban Kế hoạch phát triển (phòng Kế hoạch đường bay, Phòng Giá cước và quản trị doanh thu), chi nhánh Nga và Cán bộ phụ trách Ban KHPT.
Nhóm hành lý/hàng hóa là sự góp mặt của Ban KHPT (Phòng Giá cước và quản trị doanh thu, phòng KHĐB), Ban hàng hóa, Viags, phòng hàng hóa chi nhánh miền Bắc, OCC, Điều hành NCTS phối hợp chặt chẽ để cân đối bán hàng hóa và hành lý.
“Các nhóm đều liên tục cập nhật thông tin và chạy nước rút, “cuộc đua marathon” chỉ kết thúc vào lúc đồng hồ điểm 11:30 đêm 12/3 khi chuyến bay cất cánh Hà Nội – Moskva và lúc 12:45 đêm 14/3 cho chuyến bay Moskva – Hà Nội. Đối với chuyến bay này, công tác phối hợp giữa các đơn vị nói riêng và toàn bộ hệ thống nói chung rất chặt chẽ và nhanh gọn từ khâu chuẩn bị trước chuyến bay (load chuyến bay lên hệ thống, chuẩn bị công tác bán vé cho công dân, công tác bán hàng hóa và hành lý trên cơ sở cân đối tải thương mai, công tác xin phép bay,…) đến khi chuyến bay khởi hành, hạn chế tối đa các rủi ro khi khai thác chuyến bay.”, chị Phạm Khánh Linh – Ban KHPT chia sẻ.
“Chìa khóa” tạo nên chuyến bay thành công đến từ hai chữ “đồng lòng”
Nhớ lại tình huống có thể phải cắt tải chuyến bay, anh Trần Mạnh Hùng – Trung tâm OCC nhấn mạnh sự tập trung, phân tích, đánh giá kỹ lưỡng tình huống phát sinh của các đơn vị tham gia trực tiếp nhằm đưa ra các giải pháp thay đổi sân bay dự bị, đường bay, cập nhật thời tiết, gió trên đường bay để phối hợp triển khai nhịp nhàng đến cho phi công, các bộ phận trực tiếp phục vụ tại sân phương án tối ưu nhất với sự đồng thuận nhất trí cao của toàn bộ hệ thống.
“Tinh thần đồng lòng luôn được thể hiện rất rõ trong hệ thống điều hành SXKD hàng ngày, hàng giờ, trong mọi thời điểm của chúng tôi không chỉ riêng chuyến bay này. Tuy nhiên chuyến bay thành công này rất đặc biệt nó thể hiện được sự linh hoạt, luôn sẵn sàng đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng VNA, sự quyết liệt trong chỉ đạo của lãnh đạo TCT, sự đồng lòng của cả hệ thống trong bất kỳ thời điểm nào, trước bất kỳ khó khăn nào.”, anh Mạnh Hùng khẳng định.
Chuyến bay thể hiện rất rõ tình VNA Spirit ,sự đồng lòng, phối hợp hết sức nhịp nhàng của các đơn vị trong TCT (Ảnh:VNA).
Trong khi đó, với anh Trịnh Hải Tùng – Ban TTHH, “chìa khóa” tạo nên chuyến bay thành công, đảm bảo lợi ích hài hòa cho hành khách và hàng hóa đến từ hai chữ “đồng lòng”. “Được sự chỉ đạo sát sao và hỗ trợ kịp thời tháo gỡ khó khăn của Lãnh đạo TCT, Lãnh đạo các Ban và Đơn vị khai thác trực tiếp như: tính toán chọn đường bay, cân đối dầu nạp để đảm bảo tải tốt nhất cho chuyến bay của trung tâm OCC; cập nhật thông tin liên tục, kịp thời số khách, hành lý phát sinh từ Ban KHPT, DVHK, VP TCT; triển khai công tác phục vụ theo sát đảm bảo số kiện hành lý ký gửi của NOC; triển khai phương án chất xếp hành lý, hàng hóa tối ưu đảm bảo theo kế hoạch.”
Có thể khẳng định, chuyến bay lần này không chỉ tạo tiền đề để mở lại đường bay thường lệ đi Nga khi được sự cho phép của Chính phủ mà còn thể hiện rất rõ tinh thần người VNA, sự đồng lòng, phối hợp hết sức nhịp nhàng của các đơn vị trong TCT. Với tinh thần đồng lòng – vững tâm, tin tưởng rằngnhững kế hoạch sắp tới của TCT nhất định sẽ hoàn thành và VNA Group sẽ vượt qua khó khăn do ảnh hưởng của dịch Covid-19, nhanh chóng tiến tới chu kỳ phục hồi và phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
Vu Hoang Quy – COMM
