Những thao tác tưởng như đơn giản ấy phản ánh sự thay đổi quan trọng trong tư duy: làm nội dung không còn là công việc của cá nhân, mà là quy trình chung, trong đó thông tin, tiến độ và chất lượng được quản lý một cách minh bạch, khoa học và có trách nhiệm.
Phòng SXND là nơi khởi nguồn của các sản phẩm mang tên HRT: từ bài viết, ảnh, ấn phẩm đến tin tức trên online, mạng xã hội, podcast và các sản phẩm truyền thông đa nền tảng. Mỗi sản phẩm đều đi qua nhiều khâu: lên ý tưởng, đặt bài, biên tập, dịch thuật, kiểm chứng thông tin, chọn ảnh, làm việc với thiết kế, gửi duyệt, chỉnh sửa, hoàn thiện và lưu trữ. Trong chuỗi công việc ấy, nếu thông tin rời rạc, các phiên bản không thống nhất hoặc deadline không rõ ràng, cả quy trình rất dễ bị chậm lại.
Mỗi sản phẩm của HRT đều đi qua nhiều khâu chuẩn bị, đòi hỏi sự quản lý và kiểm duyệt kỹ lưỡng
Vì vậy, văn hóa số trước hết giúp phòng SXND làm việc có hệ thống hơn. Bài viết khi được lưu trữ đầy đủ từ bản gốc, bản biên tập, bản dịch, ảnh minh họa, chú thích… sẽ giúp người phụ trách dễ theo dõi và người khác có thể tiếp nối khi cần. Kho ảnh sắp xếp khoa học theo chuyên mục, sự kiện, nhân vật hoặc số ấn phẩm sẽ giúp việc tìm kiếm nhanh hơn, tránh dùng nhầm ảnh, sai chú thích. Một bảng tiến độ chung giúp từng chuyên viên biết bài nào đang chờ tác giả, bài nào đã biên tập, cần kiểm tra thông tin hay đang chờ duyệt…
Ở phòng SXND, chuyển đổi số không chỉ giúp “làm nhanh hơn”, mà còn “làm chắc hơn”. Đặc thù của nghề biên tập là sự cẩn trọng, tỉ mỉ. Một tên riêng viết sai, địa danh chưa cập nhật hay số liệu thiếu kiểm chứng đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Khi dữ liệu được lưu trữ rõ ràng, các phiên bản chỉnh sửa được quản lý cẩn thận, công việc kiểm tra và đối chiếu trở nên thuận lợi hơn. Văn hóa số vì thế cũng là văn hóa trách nhiệm với từng câu chữ, từng bức ảnh và từng sản phẩm được phát hành.
Tư duy số còn thể hiện ở cách phòng SXND phát triển đề tài. Trong bối cảnh HRT mở rộng các kênh online, mỗi đề tài cần được nhìn nhận như một kho nội dung có thể khai thác trên nhiều nền tảng. Một chuyến đi khảo sát không chỉ cho ra bài trên ấn phẩm, mà còn có thể phát triển thành bài đăng website, bộ ảnh mạng xã hội, video ngắn, podcast, clip giới thiệu điểm đến hoặc chất liệu cho các nội dung truyền thông về sau. Một cuộc phỏng vấn không chỉ phục vụ một trang viết, mà còn có thể tạo ra trích dẫn hay, câu chuyện hậu trường, hình ảnh nhân vật và nhiều lớp nội dung khác.
Điều này đòi hỏi người làm nội dung phải thay đổi từ khâu chuẩn bị. Khi đi thực tế, người phụ trách không chỉ ghi chép cho bài viết mà còn cần nghĩ đến hình ảnh, âm thanh, video, góc kể chuyện và cách nội dung có thể tái sử dụng. Khi biên tập cũng không phải chỉ chỉnh sửa câu chữ, mà còn cần nghĩ xem nội dung này nếu đưa lên website sẽ đặt tiêu đề thế nào, nếu chuyển thành post mạng xã hội thì điểm nhấn ở đâu, nếu làm video thì hình ảnh nào có thể dẫn dắt câu chuyện.
HRT ngày càng mở rộng nội dung trên các nền tảng online
Văn hóa số không làm mất đi chất văn của HRT mà ngược lại, nó giúp những giá trị nội dung được lan tỏa xa hơn. Một bài viết giàu cảm xúc về văn hóa, du lịch, con người hay thương hiệu nếu chỉ nằm trên một khuôn trang sẽ có vòng đời nhất định. Nhưng khi được phát triển phù hợp trên các kênh online, câu chuyện ấy có thể tiếp cận nhiều nhóm độc giả hơn: hành khách, đối tác, công chúng trẻ, người yêu du lịch và quan tâm đến văn hóa Việt Nam.
Văn hóa số ở phòng SXND cũng không tách rời sự phối hợp với các phòng khác trong HRT. Một sản phẩm nội dung muốn hoàn thiện không chỉ cần bản thảo hay, hình ảnh đẹp, ma-két chỉn chu, mà còn cần sự đồng bộ với phòng Kinh doanh – Quảng cáo (KDQC) và phòng Kế toán – Hành chính (KTHC). Khi các đầu việc được quản lý trên nền tảng chung, thông tin về tiến độ, yêu cầu của đối tác, hồ sơ hợp đồng, nghiệm thu hay phát hành được cập nhật rõ ràng, các phòng có thể phối hợp nhanh và chính xác hơn.
Với phòng KDQC, tư duy số giúp quá trình tiếp nhận brief, trao đổi yêu cầu khách hàng, cập nhật nội dung quảng cáo, duyệt thiết kế và theo dõi hiệu quả truyền thông trở nên thuận lợi. Phòng SXND có thể nắm rõ nhu cầu của đối tác để xây dựng sản phẩm phù hợp, trong khi phòng KDQC có thêm dữ liệu, sản phẩm mẫu để tư vấn và thuyết phục khách hàng.
Với phòng KTHC, việc lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, bảng kê, biên bản nghiệm thu hoặc các tài liệu liên quan theo hướng số hóa giúp quy trình vận hành thông suốt hơn. Khi dữ liệu được chuẩn hóa và chia sẻ đúng cách, các khâu hành chính, thanh toán, báo cáo và lưu hồ sơ được xử lý nhanh hơn, giảm tình trạng thiếu thông tin hoặc phải rà soát lại nhiều lần.
