Hệ thống PSS và các phân hệ được ví như “sống lưng” của 1 hãng Hàng không, các chức năng sẽ của hệ thống liên quan đến tất cả các lĩnh vực tạo ra doanh thu của 02 khối: Thương mại và Dịch vụ, bắt đầu từ phân hệ lập lịch bay, tối ưu hóa lịch bay, đặt chỗ, tính giá, xuất vé, làm tải, check-in, tổng hợp, đánh giá doanh thu bán vé và các sản phẩm phụ trợ….. Với chức năng trải rộng như trên, việc thay đổi hệ thống PSS mang tính chất “sống-còn” của Vietnam Airlines.

Ngay từ khi triển khai dự án, công tác đào tạo đã được các Lãnh đạo Tổng công ty đặc biệt quan tâm vì việc khai thác hệ thống mới thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của công tác đào tạo. Người lao động có nắm bắt được các tính năng, thuần thục trong công việc hay không đều là kết quả của công tác đào tạo.

Với tầm quan trọng của dự án, công tác đào tạo đã đặt mục tiêu: ĐÀO TẠO; ĐÚNG – ĐỦ – KỊP THỜI:

• ĐÚNG: đào tạo đúng người, đúng công việc của từng người lao động.
• ĐỦ: đào tạo đủ kiến thức để người lao động có thể thuần thục trong khai thác các chức năng của hệ thống.
• KỊP THỜI: Đào tạo kịp thời gian đặt ra chung toàn Dự án đảm bảo tiến độ đưa hệ thống vào sử dụng của TCT.

Phạm vi, quy mô và đối tượng của công tác đào tạo Dự án PSS trải rộng từ Bắc vào Nam, từ trong nước đến quốc tế, từ nhân viên tuyến đầu, đến nhân viên back-office 02 khối Thương mại (TM), Khối Dịch vụ (DV) của TCT đến nhân viên thuộc của các công ty thành viên: Pacific Airlines, OV, Sarbe VN và AITS, các công ty PVMĐ trong nước, nước ngoài, sân bay địa phương, các Đại lý vé máy bay, các đối tác cung cấp dịch vụ mặt đất (ACV). Tổng số nhân viên cần đào tạo dự kiến khoảng 8.200 lượt người từ 22 công ty, 55 đầu sân bay, 19 cảng hàng không, đào tạo 05 tháng (từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024, trừ tháng 2/2024 nghỉ tết âm lịch và dương lịch không thực hiện đào tạo). 

Thực tế trong quá khai thác hệ thống PSS của TCT cũng qua 02 lần chuyển đổi (SITA và Sabre) nhưng quy mô chuyển đổi hệ thống 1A PSS trong năm 2023 là lớn nhất từ trước đến nay. Cũng như vậy, công tác đào tạo Dự án 1A PSS là một thách thức lớn nhất cho toàn bộ hệ thống đào tạo của TCT. Tại thời điểm tháng 9/2023 (trước thời gian kick off đào tạo) đội ngũ giáo viên, trang thiết bị, phòng học, hệ thống tài liệu… hoàn toàn không đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Thống kê cho thấy, tổng số giáo viên của 02 khối TM và DV là 123 người (50 TM và 73 DV). Trong khi xét về nhu cầu thực tế, số lượng giáo viên cần đáp ứng từ 210 đến 220 giáo viên nhằm đảm bảo tiến độ của dự án.

Sự thiếu hụt nghiêm trọng về trang thiết bị cũng là một thách thức lớn. Toàn hệ thống chỉ có 13 phòng đào tạo với 214 máy tính, trong khi nhu cầu đòi hỏi đến 23 phòng và 464 máy tính để đáp ứng đào tạo quy mô lớn. Bên cạnh đó, hệ thống tài liệu đào tạo phải được xây dựng hoàn toàn mới để đáp ứng đặc thù khai thác của hệ thống 1A PSS, đảm bảo tính khả dụng của dữ liệu và khả năng khai thác tối đa.

Trước các thách thức, yêu cầu của công tác quản lý, hạn chế của hệ thống đào tạo, một loạt các giải pháp, kiến nghị lần đầu tiên được áp dụng trong hệ thống đào tạo của TCT:

Thứ nhất: đẩy mạnh công nghệ trong công tác đào tạo, 100% bài thi thực hiện online, lớp học áp dụng cả 03 hình thức: trên lớp – online – trên lớp/online. Toàn bộ quá trình này đều thực hiện trên hệ thống ELN của TCT.

Thứ hai: đàm phán đối tác 1A đẩy nhanh thời gian bàn giao hệ thống đào tạo SKL cho Vietnam Airlines, từ đó tạo điều kiện thuận lợi bổ sung thêm thời gian cho công tác đào tạo.

Thứ ba: tối ưu hóa địa điểm đào tạo, tổ chức các lớp học tại 03 miền: Bắc – Trung – Nam, chỉ cử giáo viên đến đào tạo tại chỗ không cử học viên nhằm tiết kiệm chi phí di chuyển và thời gian nhân công.

Thứ tư: Tập trung đào tạo và đưa vào sử dụng phối, kết hợp đội ngũ giáo viên của cả TCT và các các công ty thành viên (PA, Sabre, AITS) để đáp ứng chất lượng và số lượng giáo viên cho toàn bộ dự án.

Thứ năm: Thành lập các nhóm soạn thảo tài liệu giáo trình, làm việc tập trung tại TCT để xây dựng bộ giáo trình riêng sử dụng trong công tác đào tạo hệ thống 1A PSS.

Thứ sáu: triển khai chỉnh sửa, tận dụng nguồn lực phòng họp, phòng học cả TCT và khối Kỹ thuật, trang thiết bị máy tính laptop kết hợp thuê ngoài nhằm đáp ứng đầy đủ phòng học, trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu đào tạo của Dự án PSS.

Nhờ các giải pháp linh hoạt và kịp thời, tính đến thời điểm hiện tại, dự án đã hoàn thành việc đào tạo cho 221 giáo viên, trong đó có 98 giáo viên thuộc khối TM và 123 giáo viên khối DV. Hệ thống tài liệu với 5 quyển đào tạo đã được hoàn tất và đưa vào sử dụng, bao gồm 3 quyển tiếng Anh và 2 quyển tiếng Việt. Tổng cộng 3,700 trang tài liệu, 02 bài giảng điện tử (hướng dẫn sử dụng hệ thống PSS) cùng hơn 600 dữ liệu câu hỏi trên ELN đã hoàn thiện, để thực hiện đào tạo, thi cử cho hơn 8.200 lượt học viên một cách chất lượng và hiệu quả nhất.

Trong thời gian tới, hệ thống đào tạo sẽ tiếp tục hoàn thiện bộ giáo trình, bổ sung ngân hàng câu hỏi, mở các bài giảng điện tử kết hợp các lớp đào tạo định kỳ online để người lao động vừa học tập vừa sử dụng làm tài liệu hỗ trợ trong quá trình khai thác hệ thống PSS của TCT. Ngoài ra, công tác đào tạo sẽ tiếp tục thực hiện theo tiến độ khai thác, sử dụng các phân hệ của hê thống PSS như: phân hệ NRMS, NDC, Qwiksiler (E-voucher)….

Các giải pháp trong công tác đào tạo đã và đang triển khai không chỉ cải thiện hiệu quả công tác đào tạo mà còn đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí, góp phần nâng cao năng lực phục vụ khách hàng của hệ thống PSS, đóng góp 1 phần quan trọng trong việc Vietnam Airlines tiếp tục giữ vững vị thế trong ngành hàng không.