Để hiểu sâu hơn về việc tích hợp công nghệ RFID vào quá trình quản lý tài sản công cụ của TCT, gia tăng ứng dụng công nghệ đáp ứng chuyển đối số giai đoạn 2022 đến 2026 của TCT, ông Hoàng Ngọc Chí – PGĐ Trung tâm Chuyển đổi số đã có những chia sẻ cùng VNA Spirit.

Xin chào ông! Ông có thể chia sẻ những thông tin cơ bản về công nghệ RFID trong quản lý trang thiết bị công cụ, dụng cụ để CBNV rõ hơn về công nghệ này?

RFID là từ viết tắt của Radio-Frequency Identification hay còn gọi là phương pháp nhận dạng theo tần số vô tuyến, công nghệ này cho phép người dùng truyền các tín hiệu dữ liệu qua tần số cao để xác định đối tượng, sản phẩm, con người. Bằng khả năng tự động thu thập dữ liệu, công nghệ RFID là công nghệ hữu hiệu để giảm bớt nhân lực và lỗi trong quá trình kiểm kê tài sản. Công nghệ RFID cho phép đọc nhiều thẻ cùng một lúc nên nhà quản lý có thể xác định nhanh chóng và chính xác vị trí tài sản.

Theo chiến lược Chuyển đối số giai đoạn 2022 – 2026 của TCT, một trong những mục tiêu quan trọng chính là đổi mới, nâng cao trải nghiệm cho người lao động, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả vận hành, quản trị và năng lực cạnh tranh của TCT. Theo đó, Trung tâm Chuyển đổi số phối hợp cùng Ban TCKT, Văn phòng TCT đã triển khai áp dụng công nghệ RFID (Radio-Frequency Identification) trong công tác quản lý tài sản.

Vậy phần mềm quản lý trang thiết bị công cụ, dụng cụ bằng công nghệ RFID có ý nghĩa như thế nào với hoạt động tại VNA thưa ông?

RFID là một hệ thống định vị tự động sử dụng sóng radio để ghi và đọc dữ liệu từ các thẻ RFID. Việc tích hợp công nghệ này vào quá trình quản lý tài sản công cụ của Tổng công ty hàng không Việt Nam sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

Hiện tại TCT đang có 2 dự án ứng dụng công nghệ RFID, đó là Quản lý tài sản công cụ, dụng cụ và Quản lý thiết bị thọ mệnh trên tàu bay.

Đối với phần quản lý tài sản, công cụ dụng cụ (VNA ASSET), hiện tại do Văn phòng TCT quản lý, bao gồm toàn bộ các thiết bị văn phòng, phòng họp tại khu vực Khối Cơ quan của TCT và quản lý hồ sơ lưu trữ các văn bản của TCT. Các tài sản hiện nay đang được cập nhật vào phân hệ Tài sản cố định (FA – Fixes ASSET) trên hệ thống Quản lý Tài chính kế toán GAS của TCT. Đối với quản lý hồ sơ lưu trữ văn bản của TCT hiện đang theo dõi trên Excel kết hợp với tra cứu thông tin trên hệ thống Portal của TCT.

Để kiểm tra định kỳ số lượng cũng như thời hạn của từng trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, các nhân sự đi kiểm kê đều phải thủ công tháo, di dời và đếm từng thiết bị để kiểm tra, cách xử lý thông tin này tồn tại nhiều nhược điểm. Công tác quản lý tài sản khi đó chỉ đảm bảo về số liệu trên sổ sách, việc kiểm kê, quản lý, điều chuyển về mặt vật lý thiết bị, tài sản chưa có công cụ để thực hiện, việc kiểm đếm bằng thẻ tài sản ghi theo danh sách và đi dán kiểm đếm thủ công khó tránh khỏi sai sót, không theo dõi nhanh được việc luân chuyển của tài sản. Việc kiểm kê số lượng thiết bị lớn dẫn đến việc mất nhiều thời gian và nhân lực gây khó khăn trong quá trình kiểm tra định kỳ. Bên cạnh đó thì chúng ta cũng dễ đánh giá sai mức độ, hạn sử dụng của thiết bị cũng như sai sót trong quản lý dữ liệu và tốn nhiều chi phí tiềm ẩn khi thao tác thủ công.

Việc ứng công nghệ RFID đã giải quyết các nhược điểm này khi số hóa chi tiết dữ liệu (thông tin, vị trí, hạn sử dụng…) và quy trình quản lý trang thiết bị, công cụ, dụng cụ bằng phần mềm. Tiết kiệm thời gian và nhân lực trong quá trình kiểm kê tài sản khi sử dụng đầu đọc RFID tích hợp với phần mềm Mobile App khiến việc quản lý và kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ một cách dễ dàng và nhanh chóng. Do đó, nhân sự đi kiểm kê chỉ cần sử dụng thiết bị đầu đọc RFID thao tác mà không cần phải tháo hay di dời thiết bị để kiểm tra nhãn giấy. Từ đó loại trừ hoàn toàn các sai sót trong việc kiểm soát thông tin, hạn sử dụng của thiết bị so với thao tác thủ công trước đây.

Theo ông, điểm khác biệt làm nên ưu thế của RFID khi áp dụng tại TCT là gì?

Như đã chia sẻ ở trên, đây là lần đầu tiên công nghệ RFID được áp dụng vào trong công tác kiểm kê tài sản ở TCT. Trước đây, CBNV thực hiện công tác này phải kiểm kê thủ công từng trang thiết bị nhưng khi áp dụng công nghệ này tốc độ và hiệu suất được cải thiện gấp nhiều lần.

Bên cạnh đó, RFID cũng có thể tích hợp với cảm biến và công nghệ GPS để cung cấp thông tin về tình trạng và vị trí của tài sản. Khi tích hợp với mạng LAN không dây, tài sản có thể dễ dàng được xác định và định vị từ xa trong vài giây. Điều này rút ngắn quá trình kiểm kê từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài giờ. Ngoài ra, công nghệ RFID còn có thể cải thiện an ninh tài sản bằng cách tạo cảnh báo và báo động theo thời gian thực nếu tài sản được di chuyển đến những nơi trái phép hoặc mang ra khỏi tòa nhà.

Do đó, Công nghệ RFID không chỉ áp dụng trong quản lý tài sản mà còn đóng vai trò quan trọng trong tự động hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất của TCT.

Vậy trong quá trình triển khai phần mềm này, chúng ta có gặp những khó khăn hay thuận lợi như thế nào thưa ông?

Với việc thúc đẩy chuyển đổi số trên toàn TCT, chúng tôi nhận được sự ủng hộ và tạo điều kiện của Lãnh đạo Trung tâm Chuyển đổi số, Ban TCKT và Văn phòng TCT. Tổ triển khai đã tiến hành thực hiện thử nghiệm, lên các kịch bản và tình huống có thể xảy ra để hệ thống có thể hỗ trợ tối đa người dùng khi thao tác và sử dụng công nghệ này.

Tuy nhiên, khó khăn mà anh chị em trong tổ triển khai phải vượt qua đó là số lượng trang thiết bị, công cụ dụng cụ của TCT khá nhiều, không những ở trong nước mà còn nằm ở các chi nhánh nước ngoài, do vậy việc tiến hành dán thẻ RFID cho tài sản sẽ tốn nhiều thời gian. Và để triển khai dự án đúng hạn mỗi anh em trong tổ đã phải nỗ lực rất nhiều. Đến thời điểm hiện tại, quá trình triển khai công nghệ RFID đã được thực hiện tại văn phòng TCT và các đơn vị khối TCT. Việc triển khai ở các đơn vị thành viên dự kiến sẽ hoàn thành vào cuối quý II năm 2024.

Trong thời gian tới, Trung tâm Chuyển đổi số và các đơn vị chuyên môn dự kiến có những cải tiến tiếp theo đối với phần mềm không thưa ông?

Trong thời gian tới, Trung tâm Chuyển đổi số cùng với Ban TCKT, Văn phòng TCT sẽ tiếp tục nghiên cứu để mở rộng quy mô, phát triển hệ thống với những tính năng hỗ trợ tốt nhất cho người sử dụng. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ tối ưu hóa quy trình, đồng thời cập nhật những cải tiến công nghệ mới nhất để áp dụng vào hệ thống, từ đó gia tăng hiệu quả quản lý tài sản công cụ của TCT và đáp ứng mục tiêu chuyển đối số giai đoạn 2022 – 2026.

Xin cảm ơn ông về những chia sẻ vừa rồi!