Trong quá trình làm việc có khi nào bạn chợt nghĩ rằng anh này, chị kia làm việc nguyên tắc quá, làm gì cũng phải đúng quy trình?
Và có khi nào bạn tự đặt câu hỏi: “quy trình là gì?”
Quy trình là trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng mục tiêu cụ thể của hoạt động quản lý.
Việc tuân thủ theo quy trình công việc và đúng thủ tục là một trong những nguyên tắc tiên quyết của mọi tổ chức. Quy trình và thủ tục thường là bộ quy tắc bắt buộc, nó cung cấp một lộ trình cho các hoạt động hàng ngày của tất cả các thành viên trong tổ chức. Các thành viên đảm bảo tuân thủ luật và quy định trong quy trình làm việc, đồng thời phát hiện ra các vấn đề có thể phát sinh để liên tục cải tiến quy trình sao cho các công việc được thực thi hiệu quả hơn.
Vai trò và tầm quan trọng của quy trình
Quy trình và thủ tục giữ cho bộ máy hoạt động hiệu quả
Đoàn Tiếp Viên là tập thể lớn với hàng ngàn nhân viên đến từ nhiều vùng miền, với kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm khác nhau. Vì vậy, quy trình là kim chỉ nam để mỗi cá nhân dựa vào thực hiện đúng, đầy đủ nhiệm vụ của mình và kết quả đầu ra được đồng bộ mọi nơi, mọi lúc.
Khi mọi người tuân thủ các quy định và làm theo đúng quy trình, bộ máy sẽ hoạt động trơn tru và hiệu quả. Chúng ta sẽ cung cấp được một dịch vụ tốt nhất với thời gian và chi phí ít nhất để thực hiện một dịch vụ tối ưu.
Làm việc theo đúng quy trình sẽ hạn chế được các lỗi chủ quan cũng như khách quan trong quá trình thực thi công việc, có thể nhanh chóng được xác định các vấn đề phát sinh và giải quyết một cách hiệu quả.
Để có thể làm việc theo đúng quy trình, các thành viên cần hiểu rõ yêu cầu và có đủ năng lực để thực hiện công việc được giao. Họ phải hiểu và biết điều lãnh đạo mong đợi ở họ cũng như có thể đề đạt điều họ mong đợi từ lãnh đạo và đồng nghiệp. Điều này giúp các thành viên tự tin và gắn kết trong công việc hơn.
Quy trình tạo ra dịch vụ chất lượng tốt hơn
Quy trình được thiết lập thường là kết quả của việc nghiên cứu kỹ lưỡng của những người có chuyên môn, hiểu về công việc của từng bộ phận, để đầu ra đạt hiệu quả, chất lượng nhất. Ví dụ như quy trình thu dọn, bảo quản, nướng, phục vụ suất ăn nóng; trình tự phục vụ thức ăn, thức uống trong 1 bữa ăn…
Khi nhân viên tuân thủ các quy trình, họ sẽ thực hiện các nhiệm vụ một cách chính xác, cung cấp dịch vụ cho khách hàng một cách nhất quán. Điều này lại càng đặc biệt quan trọng trong công việc của một tiếp viên hàng không. TVHK có nhiệm vụ vừa đảm bảo an toàn an ninh (an toàn bay và an toàn phòng chống dịch bệnh) cho hành khách vừa mang đến cho họ sự trải nghiệm dịch vụ tốt nhất một cách đồng nhất trên mọi chuyến bay.
Theo đó, TVHK phải luôn nỗ lực không ngừng học hỏi nâng cao sự hiểu biết vì đối tượng khách hàng rất đa dạng, họ đến từ khắp mọi nơi trên thế giới với những nền văn hóa khác nhau. Mỗi tiếp viên có thể tự nhận biết, tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc để phát huy hoặc điều chỉnh bản thân. Mỗi một tiếp viên đều có thể trở thành một đại diện để quảng bá thương hiệu cho Công ty.
Quy trình giúp cho nơi làm việc an toàn hơn
Hơn ai hết, ngành Hàng không càng yêu cầu tính tuân thủ quy trình, sự sơ suất có thể KHÔNG CÒN CƠ HỘI rút kinh nghiệm hay sửa sai. Không kiểm tra an ninh tốt, để lọt hàng hóa, vật phẩm nguy hiểm, không kiểm tra thiết bị an toàn có thể dẫn đến rủi ro như bình oxy, bình chữa cháy không hoạt động khi cần, không arm cửa thì có thoát hiểm được khi xảy ra sự cố?
Khi nhân viên tuân thủ quy trình, các tai nạn và sự cố tại nơi làm việc sẽ được hạn chế. Điều này làm giảm rủi ro, trách nhiệm pháp lý cho tổ chức và hạn chế sự gián đoạn trong hoạt động. Nhân viên sẽ cảm thấy an toàn và thoải mái tại nơi làm việc khi biết rằng người quản lý và đồng nghiệp của họ đang tạo điều kiện tốt nhất cho mình thông qua quy trình đáng tin cậy. Họ có thể yên tâm rằng họ sẽ được chăm sóc tốt nhất nếu có rủi ro xảy ra.
Đối với đội ngũ Tiếp viên Hàng không, việc tuân thủ tạo sự đồng bộ, hình ảnh chuyên nghiệp của phi hành đoàn, làm nâng cao uy tín của Đoàn Tiếp Viên và góp phần nâng cao uy tín của Hãng. Nhiều hoạt động Tiếp Viên diễn ra trong tầm nhìn của hành khách, các đơn vị (di chuyển ở nhà ga, thực hiện quy trình an toàn…), đó là cơ hội cần tận dụng để thể hiện tính chuyên nghiệp, gây dựng lòng tin, cảm giác tin tưởng về sự an toàn ở khách hàng.
Vậy câu hỏi đặt ra làm thế nào chúng ta đưa được quy trình vào trong cuộc sống và thực tế công việc?
Tham gia đầy đủ, tập trung và nghiêm túc trong các khóa đạo tạo nâng cao cũng như định kỳ do công ty tổ chức để hiểu rõ bản chất và phương thức thực hiện các quy trình, học kinh nghiệm từ các tình huống thực tế để tránh lặp lại trong tương lai. Không có bài học nào giá trị bằng bài học từ thất bại.
Thu xếp thời gian hợp lý giữa việc cơ quan và việc gia đình.
Dành thời gian đọc, tìm hiểu, học hỏi, thực hành quy trình bằng nhiều cách khác nhau. Điều này chúng ta hoàn toàn có thể thực hiện được dễ dàng trong thời đại kỹ thuật số 4.0: thông qua các tài liệu trên cổng thông tin của Hãng, các khóa học trực tuyến trên hệ thống Elearning, học qua phần mềm Mobile Ops, các thông báo được gửi qua hòm thư cá nhân hay các thông báo trên các nhóm Chat trên điện thoại…
Việc tuân thủ quy trình không chỉ tốt trong công việc mà nó còn mang lại rất nhiều lợi ích trong đời sống hàng ngày của mỗi chúng ta, nó tạo ra cho mỗi người tính kỷ luật, làm việc có hệ thống và bao quát, tạo thói quen trở thành con người sống có tiêu chuẩn, có kế hoạch, không hời hợt…
Quy trình được đặt ra để phục vụ cho hiệu quả chung của hệ thống, không tránh khỏi những bất cập phát sinh trong quá trình thực hiện. Vì vậy mỗi cá nhân có thể đóng góp ý kiến, báo cáo những khó khăn hay nguy cơ tiềm ẩn trong quá trình thực hiện sẽ góp phần làm cho quy trình của Đoàn Tiếp Viên cũng như của Hãng ngày càng hoàn thiện, hiệu quả hơn.
Bài viết này, xuất phát từ những trải nghiệm và học hỏi được trong công việc và cuộc sống của bản thân, mong muốn được chia sẻ tới các bạn!
Team 2.02 – ĐTV
