Cùng với nhu cầu phát triển của đội bay VNA hiện tại lên đến hơn 100 tàu bay, theo đó là sự gia tăng không ngừng về mức độ tài liệu kỹ thuật (cả bản giấy lẫn bản điện tử). Việc phải rà soát hay tìm kiếm thông tin các tài liệu bằng tay khiến việc quản lý không chỉ mất thời gian, công sức, mà còn cảm thấy cực kỳ khó khăn, dễ dẫn tới việc bỏ bê việc cập nhật gây mất kiểm soát an toàn đội bay. Dịch Covid-19 xuất hiện là lây lan nhanh chóng khiến tình hình nhân sự của TCT có nhiều xáo trộn, hệ thống thư viện Ban Kỹ thuật –VNA trước đây gồm 3 người nay chỉ còn 1 người phụ trách.
Xuất phát từ nhu cầu cấp bách đó, “Ứng dụng tối ưu hóa quản lý tài liệu thư viện Ban Kỹ thuật” của tác giả Trần Minh Hưng – Kỹ sư máy bay, Chuyên viên Ban Kỹ thuật VNA ra đời để giúp các chuyên viên tổ thư viện dễ dàng kiểm soát, cập nhật và phân phối, lưu trữ tài liệu từ nhà chức trách, nhà sản xuất, nhà khai thác… một cách kịp thời, hiệu quả mà không tốn nhiều chi phí.
Tự động hóa là chìa khóa của thành công
“Ứng dụng tối ưu hóa quản lý tài liệu thư viện Ban Kỹ thuật” là một hệ thống gồm một loạt các giải pháp công nghệ. Hệ thống sẽ tự động quét các cập nhật từ nhà chức trách (FAA/EASA quét 30p/1 lần ngay trên trang của FAA/EASA), nhà sản xuất, Vendor bằng “email notification” theo ngày, tự động tổng hợp lại các cập nhật để báo cáo theo mẫu có sẵn, các báo cáo này sẽ được gửi tự động cho các đơn vị phân phối cần thiết.
Sau khi email tự động gửi, các đơn vị sẽ được cấp tài khoản để đăng nhập vào hệ thống tự động thư viện Ban KT để xem tài liệu và xác nhận hoàn thành, sau khi xác nhận hoàn thành hệ thống sẽ tổng hợp thành file lưu trữ và đính kèm chữ ký điện tử để các đơn vị tải xuống và lưu trữ, một bản khác sẽ được hệ thống lưu trữ để tổng hợp phục vụ khi nhà chức trách kiểm tra 3 tháng 1 lần.
Ngoài ra, theo lộ trình phát triển hệ thống tự động sẽ có thể đăng nhập vào các trang web Vendor để tải và lưu trữ tài liệu theo chu kỳ định sẵn, để phục vụ cho việc tạo “chatbot” phục vụ nhu cầu tra cứu và tải tài liệu nhanh chóng không cần phải xác nhận thông qua email.
Việc quét cập nhật hiện tại chỉ áp dụng cho các Mandatory AD/SB/SIL từ website của nhà chức trách FAA/EASA do đây là trang web thông báo miễn phí. Đối với website của Airbus/Boeing/ATR/các Vendor.. việc mô phỏng đăng nhập và cập nhật bằng tài khoản admin thư viện rất phức tạp và vướng quy định bảo mật của từng hãng, nên hiện tại sẽ dùng hình thức nhận email thông báo qua hòm thư Vietnam Airlines của tổ thư viện Ban KT, sau đó tiến hành tự động phân tích nội dung và tổng hợp báo cáo. Ban KT cũng đã gửi thông báo và đề nghị các hãng tạo điều kiện để hệ thống có thể triển khai thuận lợi, sau khi ký kết thỏa thuận bảo mật sẽ có thể nghiên cứu triển khai theo hướng mô phỏng trên.
So với trước đây, giải pháp đã góp phần xử lý triệt những khó khăn gặp phải. Thay vì việc phải làm thủ công, tự động hóa không những giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức mà còn giúp gia tăng sự hiệu quả và độ chính xác trong hoạt động cập nhật và xử lý tài liệu của tổ thư viện, Ban KT.
Tối ưu bài toán nhân sự và chi phí
Được đưa lên server và chạy thử nghiệm cho Ban KT VNA và VAECO từ ngày 15/4/2021, ứng dụng giúp tiết kiệm lớn về mặt chi phí nhân sự và giải phóng cho các chuyên viên Ban KT có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Áp dụng giải pháp đã giúp giảm số nhân sự tổ thư viện, Ban KT chỉ còn 1/3 so với trước đó, mà vẫn đảm bảo hoàn thành công việc.
Không những thế, giải pháp được áp dụng giúp đảm bảo về an toàn hàng không do cập nhật liên tục các tài liệu Emergency AD/SB từ nhà chức trách. Một ví dụ điển hình là trong ngày 22/5/2021 hệ thống đã quét và phát hiện có 01 emergency AD cho động cơ V2500 từ FAA, trong đó TCT có 01 động cơ tàu A321 đang khai thác chở khách. Thông thường do vào ngày cuối tuần nên sẽ không có cập nhật từ các chuyên viên và phải đợi sang đầu tuần để lập báo cáo và triển khai đến các đơn vị. Do hệ thống tự động nên đã phát hiện và gửi “email alert” các đơn vị ngay lập tức để có phương án xử lý cho động cơ khi tàu bay hạ cánh, đảm bảo được an toàn cho hành khách và tài sản của TCT.
Xét đến bài toán kinh tế, chi phí ước tính để duy trì phần mềm trong 1 tháng bao gồm tiền bảo trì và thuê server khoảng 5 triệu đồng (2,2 triệu đồng tiền server và 2,8 triệu tiền đồng bảo trì). Trong khi đó mức lương phải trả cho 3 chuyên viên tổ thư viện đã là khoảng gần 40 triệu đồng. Số tiền tiết kiệm được trong một năm là gần 500 triệu đồng. Số tiền này sẽ còn tăng hơn nữa khi giải pháp được thực hiện ở QLVT và OCC, VAECO. Bên cạnh đó, phần mềm tự viết từ Ban KT sẽ tiết kiệm được chi phí thiết kế ứng dụng nếu phải thuê ngoài, dự kiến lên đến gần 1,4 tỷ đồng.
Đây chỉ là một trong số rất nhiều những giải pháp ra đời để giải quyết những khó khăn phát sinh trong dịch Covid-19. Có thể thấy, hoàn cảnh càng khó khăn, chúng ta lại càng thấy được sự sáng tạo, nhạy bén và linh hoạt của người VNA, đúng với tinh thần chuyển đổi số, quyết tâm vươn tới những đỉnh cao tiếp theo trong tương lai.
Chia sẻ mong muốn tiếp tục hiện thực hóa thêm nhiều sáng kiến cho TCT, anh Trần Minh Hưng chia sẻ, bản thân vào VNA từ năm 2015 bắt đầu từ Ban KT – TCT, trải qua 7 năm làm việc, đối với Hưng và các bạn trẻ sống trong thời đại cách mạng công nghệ, thông tin bùng nổ, người trẻ VNA phải thích ứng, tiên phong. Người trẻ không chỉ là lực lượng xung kích đi đầu về sáng kiến ứng dụng mà còn để dẫn dắt các lực lượng, bộ phận khác đáp ứng yêu cầu thực tế.
Đối với Hưng tuổi trẻ muốn đi đầu trong Cách mạng công nghiệp 4.0, trước tiên, phải hiểu Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 là trí tuệ nhân tạo; kết nối Internet vạn vật… Muốn tiếp cận những nội dung của Cách mạng công nghiệp 4.0, tuổi trẻ phải thay đổi tư duy, có bước chuyển mình đẩy mạnh việc tiếp cận, tìm hiểu và ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến trên thế giới vào trong công việc của mình.
“Tự nhận là một người lười nhưng được giao phó những công việc mang tính cẩn thận, trách nhiệm cao, bản thân tôi luôn thôi thúc phải có được những sáng kiến tạo ra được sản phẩm tiết kiệm được công sức lao động nhưng lại mang lại hiệu quả cao, không những áp dụng cho Ban KT mà còn cho nhiều bộ phận khác, đưa VNA đột phá về mặt kinh tế, bay cao bay xa hơn nữa trong những năm tiếp theo”.
