Hầu hết mọi quá trình đổi mới đều bắt đầu từ một ý tưởng. Ý tưởng đó thường sẽ không hoàn hảo ngay, nó cần được chỉnh sửa và hoàn thiện, sau đó là tiến hành thử nghiệm. Nhờ thử nghiệm, chúng ta có thể hoàn thiện các giải pháp hoặc sản phẩm tốt hơn, hiệu quả hơn, trong thời gian nhanh nhất. Tư duy thiết kế đưa ra nhiều cách để giúp một công ty xây dựng văn hóa sáng tạo, nhưng yếu tố nổi bật hơn cả là khuyến khích thử nghiệm, thử sai và sáng tạo – là tạo mẫu thử cấp tốc.

Tạo mẫu thử cấp tốc là gì?

Tạo mẫu thử cấp tốc là một quá trình lặp đi lặp lại của việc: xây dựng, thử nghiệm, đánh giá và thực hiện lại với lượng thông tin ngày càng nhiều và phức tạp hơn, cùng với đó là độ chính xác cao hơn. Tư duy này có thể áp dụng trong bất cứ lĩnh vực nào, từ cải tiến quy trình làm việc, cấu trúc đội nhóm, xây dựng mô hình kinh doanh, sản phẩm dịch vụ…

Phần lớn các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức quen với khái niệm “thất bại nhanh, thất bại với chi phí thấp và thất bại sớm” (fail fast, fail cheap, and fail early). Tư duy thiết kế đưa ra một khía cạnh khác về quy tắc này: “Học nhanh, học rẻ và học sớm” (nguyên gốc “Learn fast, learn cheap, and learn early). “Tạo mẫu thử cấp tốc” đề cao giá trị của việc thực hành, thử nghiệm và phát hiện những rủi ro trong chính quá trình thử nghiệm “nhỏ” nhưng liên tục. Từ khi những ý tưởng được xuất hiện trên giấy cho đến những khâu sản xuất cuối cùng, càng nhiều người tham gia vào quá trình hình thành các vòng lặp của mẫu thử cấp tốc, đồng nghĩa với việc hiệu quả và độ chính xác càng được gia tăng.

Tư duy và hành vi thử nghiệm là một phần quan trọng của trí tưởng tượng và việc hình thành nên ý tưởng. Bằng cách tạo ra nhiều vòng lặp như vậy (trước tiên là với sự tham gia của các nhân viên, sau đó là với sự tham gia của khách hàng) doanh nghiệp từng bước cải thiện được những vấn đề đang gặp phải thông qua việc sàng lọc và giải quyết các vấn đề rút ra được thông qua quá trình thử nghiệm. Có thể thấy, tạo ra các sản phẩm mẫu thử là một cách hiệu quả để tạo ra những kiến thức mới, biến những khái niệm đa nghĩa trở nên rõ ràng hơn.

Mọi người thường có xu hướng dễ dàng chia sẻ phản hồi, đánh giá của mình về một sản phẩm hiện hữu hơn là suy nghĩ, tưởng tượng và mô tả nó trên giấy. Đa số các tổ chức, doanh nghiệp đều cố gắng tìm cách xây dựng một quy trình nhanh gọn hơn thay vì cố gắng phát triển sản phẩm với tốc độ tối đa. Tuy nhiên, một số ít lại đang làm điều ngược lại, họ tập trung vào việc tạo ra các mẫu thử cấp tốc, vừa để giải quyết bài toán đang gặp phải, vừa giúp thúc đẩy văn hóa học hỏi và đổi mới sáng tạo.

Một ví dụ rất đơn giản, bạn là người phụ trách ẩm thực trên máy bay, nhiệm vụ của bạn là làm khách hàng hài lòng hơn với trải nghiệm ẩm thực đó. Nếu bạn đi hỏi những hành khách của mình xem: với họ, đâu là một trải nghiệm ẩm thực khiến họ hài lòng. Chắc chắn sẽ không thu được nhiều nhiều kết quả như mong muốn. Thay vì đó, hãy tự xây dựng một thực đơn và quy trình phục vụ mà bạn cho rằng phù hợp. Cho khách hàng trải nghiệm và yêu cầu họ phản hồi về chính trải nghiệm đó. Tin rằng, kết quả sẽ khác rất nhiều.

Lợi ích của tạo mẫu thử cấp tốc trong thiết kế kinh doanh

Nhìn thấy những tiềm năng và rủi ro

Sản phẩm mẫu thử cấp tốc ra đời thông qua việc tiệm cận và giải quyết những bài toán, trở ngại, giúp tổ chức nhìn thấy được những kết quả bước đầu của ý tưởng – thay vì chỉ đơn thuần là dự đoán tiềm năng và rủi ro. Đó sẽ là những cơ sở thiết thực cho việc thảo luận, phát triển sản phẩm, giải pháp

Đào sâu vào vấn đề

Tạo mẫu thử cấp tốc giúp tổ chức nhìn ra được bức tranh lớn của vấn đề thông qua việc kết nối tất cả các mảnh ghép từ tất cả các khâu – đều tiến hành thử nghiệm và điều chỉnh. Từ đó, vấn đề sẽ được giải quyết triệt để và hiệu quả hơn.

Thúc đẩy hợp tác

Bởi quá trình tạo mẫu thử sẽ diễn ra ở tất cả các công đoạn trong quy trình, vì thế cần huy động sự tham gia của nhiều cá nhân, bộ phận. Cùng với đó, để giải quyết tận gốc rễ vấn đề, sẽ cần sự phối hợp cùng lúc của nhiều bộ phận. Đây là tiền đề cho sự hợp tác và xóa tan những rào cản trong giao tiếp, khiến cho mối quan hệ nội bộ thêm phần gắn kết.

Gia tăng khả năng thích ứng và dự đoán

Vì những sản phẩm mẫu thử cấp tốc được cho ra đời nối tiếp nhau, là sản phẩm có được từ những phản hồi liên tục – trong đó có những yếu tố đến từ môi trường, tình hình và diễn biến thị trường, hành vi khách hàng… nên những sản phẩm này có độ thích ứng cao hơn trước những thay đổi ở hiện tại và cũng chủ động hơn trước những những biến động ở tương lai.

Tạo mẫu thử cấp tốc đóng một vai trò quan trọng trong phát triển văn hóa sáng tạo bên trong tổ chức bằng việc khuyến khích mọi người biến những ý tưởng thành hiện thực và đo lường chúng một cách cụ thể và rõ ràng hơn. Cùng với đó là giúp mọi người có thêm sự tự tin trong việc đề xuất ý tưởng, khám phá, học hỏi những giải pháp mới, gia tăng sự gắn kết bên trong tổ chức.

Với vai trò của mình, các nhà lãnh đạo cần là người hỗ trợ tối đa văn hóa tạo ra các sản phẩm mẫu thử cấp tốc bên trong tổ chức. Đó có thể là việc đầu tư những xưởng chế tạo, phòng thí nghiệm, hay đơn giản là những công cụ, những phần mềm trợ giúp hữu ích. Đó cũng có thể là những buổi đào tạo về lý thuyết căn bản hoặc thực hành. Đôi khi, sự hỗ trợ chỉ đơn thuần đến từ những lời khen, cam kết thực hiện và khuyến khích triển khai.

VNA khuyến khích các ý tưởng đổi mới, sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, khuyến khích học tập liên tục để phát triển không ngừng.

• Khuyến khích các ý tưởng đổi mới: Thúc đẩy xây dựng môi trường nơi nhân viên được khuyến khích đề xuất các ý tưởng đổi mới, từ đó nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục.
• Đón nhận sự thay đổi: Cởi mở và sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, coi thử nghiệm và khám phá các sáng kiến mới là cơ hội để phát triển và thích ứng.
• Học tập liên tục: Thúc đẩy văn hóa học tập liên tục để phát triển năng lực của nhân viên và của VNA, nhằm đáp ứng các thay đổi trong thời đại kỹ thuật số.