Xin chào ông! Được xem là công cụ hỗ trợ xử lý văn bản và điều hành công việc tinh gọn và nhanh chóng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, ông có thể chia sẻ những ưu điểm nổi bật của Ứng dụng văn phòng điện tử – SkyOffice?

Hiện nay, SkyOffice được xem là một ứng dụng văn phòng điện tử tiên tiến đang thay đổi cách mọi người làm việc, và đối với CBNV TCT cũng không ngoại lệ.

Trước tiên, việc triển khai SkyOffice nhằm mang tới cho các cấp lãnh đạo và cấp quản lý trong TCT một công cụ hỗ trợ việc xử lý văn bản, giúp quản lý công việc tốt hơn, đáp ứng các quy trình quản lý văn bản sử dụng chữ ký số, tích hợp chữ ký số và nâng cao năng suất lao động. Ứng dụng cũng đồng thời giúp thực hiện mục tiêu chuyển đổi số trên tất cả các lĩnh vực của TCT.

SkyOffice có cả phiên bản trên nền tảng web cũng như phiên bản mobile với hệ điều hành Android và iOS. Do đó, SkyOffice sẽ được sử dụng trên cả trang web và các thiết bị di động như máy tính bảng (tablet) và điện thoại thông minh (smartphone). Việc sử dụng SkyOffice sẽ có các tính năng với tốc độ nhanh hơn và tiện ích tốt hơn so với Cổng thông tin điện tử nội bộ TCT (vPortal). Bên cạnh đó,  ngoài ra việc sử dụng SkyOffice sẽ đảm bảo an ninh thông tin và bảo mật người sử dụng bằng watermark, đảm bảo tính sẵn sàng và liên tục của hệ thống.

SkyOffice có các chức năng chính sau: Quản lý văn bản; Quản lý công việc; Quản lý lịch biểu; Quản lý thư viện; Danh bạ điện thoại; Thông tin điều hành; và Tiện ích (đánh giá KPI, tìm kiếm, quản trị và tích hợp SkyOffice với các hệ thống bên ngoài). Toàn bộ dữ liệu văn bản, tài liệu thư viện trên hệ thống tin học văn phòng hiện tại (vPortal – Cổng thông tin điện tử nội bộ TCT) cũng được chuyển sang hệ thống SkyOffice. Theo đó, người sử dụng sẽ tiếp tục truy cập được văn bản, tài liệu này trên SkyOffice.

Hệ thống SkyOffice đã được triển khai tại các CQ, ĐV của TCT, bao gồm: Khối Cơ quan, Chi nhánh Việt Nam, Đoàn bay, Đoàn tiếp viên, Trung tâm huấn luyện bay, Tạp chí Heritage, Trung tâm dịch vụ và khai thác sân bay (ASOC), Chi nhánh VASCO, các chi nhánh TCT ở nước ngoài.

Vậy đâu là điểm nổi bật của SkyOffice so với các ứng dụng trước đây và hiệu quả mà nó mang lại là gì thưa ông?

Được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đáp ứng xu thế công nghệ 4.0, SkyOffice có nhiều tính năng nổi bật, đáp ứng nhu cầu làm việc cũng như chuyển đổi số của TCT.

So với vPortal – hệ thống được sử dụng từ năm 2015 thì SkyOffice có chức năng ký số cho Lãnh đạo; Thời gian xử lý trên ứng dụng tại thiết bị di động nhanh, thuận tiện và tốc độ cập nhật dữ liệu nhanh hơn; Giao diện sử dụng thuận tiện, đơn giản; Luồng xử lý văn bản đơn giản, dễ dàng, bỏ qua nhiều tầng lớp trung gian; thấy được văn bản xử lý đến ai. Bên cạnh đó, SkyOffice số hóa toàn bộ quá trình xử lý văn bản, từ soạn thảo, trình ký và phê duyệt, giúp giảm bởi thời gian, chi phí và tài nguyên không cần thiết.

Để có được những thành công bước đầu trong việc triển khai SkyOffice, Tổ triển khai đã bắt đầu như thế nào thưa ông?

Để triển khai dự án, TCT đã chuẩn bị từ rất sớm khi thành lập tổ triển khai từ tháng 6/2022 và đi vào hoạt động từ tháng 2/2023. Các thành viên trong tổ triển khai được thành lập từ “liên minh” Văn phòng TCT, Trung tâm Chuyển đổi số, Ban Công nghệ thông tin và Ban Pháp chế do tôi làm Tổ trưởng và ông Hoàng Ngọc Chí – PGĐ TT CĐS làm Tổ phó, cùng các thành viên của đơn vị.

Để có được những thành công bước đầu, trong quá trình triển khai, Tổ đã nhận được những hỗ trợ như thế nào từ lãnh đạo TCT và các cơ quan, đơn vị, thưa ông?

Có thể nói, để việc triển khai SkyOffice nhanh chóng và thuận lợi, chúng tôi đã nhận được sự quan tâm ủng hộ, chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo TCT. Bên cạnh đó, các ban chuyên môn cũng luôn góp ý về các chức năng, đảm bảo quy trình, chương trình nhằm đáp ứng công việc thuận tiện nhất khi đưa vào sử dụng thực tế. Mặt khác, chúng tôi cũng nhận được sự hỗ trợ, góp ý cụ thể của CBNV TCT. Có thể nói, anh chị em CBNV rất nhanh nhạy, cầu thị, sẵn sàng thay đổi, tiếp cận cái mới, đó là nền tảng để việc triển khai SkyOffice một cách thuận lợi.

Một điều nữa mà tôi không thể không nhắc đến, đó chính là việc các thành viên trong Tổ triển khai hỗ trợ, hướng dẫn người dùng rất nhiệt tình, sâu sát để và chu đáo. Sự thích ứng về công nghệ cũng đã giúp các thành viên sẵn sàng xây dựng theo ý tưởng thuận lợi.

Vậy còn những khó khăn mà đội ngũ triển khai phải vượt qua để SkyOffice đến với toàn bộ TCT là gì?

Đó chính là nhiều yêu cầu từ các đơn vị cũng như CBNV, do đó khối lượng công việc cần hoàn thành rất lớn và quy mô rộng tới tất cả NLĐ TCT. Do đó, mỗi thành viên trong tổ phải nỗ lực hơn 100% sức lực để đáp ứng yêu cầu của TCT. Bên cạnh đó, TCT có nhiều yêu cầu cao trong việc sử dụng ứng dụng trên App, Web dẫn đến VNA và đối tác cần nhiều nguồn lực để thực hiện.

Mặc dù vậy, sau những nỗ lực của tổ cùng sự hỗ trợ rất lớn từ Ban lãnh đạo TCT, các cơ quan, đơn vị, SkyOffice đã triển khai được thành công, góp phần vào việc thúc đẩy chuyển đổi số của TCT.

Vậy đâu là những hiệu quả bước đầu khi TCT triển khai SkyOffice thưa ông?

Đó chính là SkyOffice có phiên bản mobile giúp cho người dùng xử lý các công việc liên quan một cách thuận tiện nhất. Bên cạnh đó là sự thay đổi cách thức làm việc của CBNV, chuyển từ văn hóa trên web, trên vPortal sang App trên SkyOffice. Bên cạnh đó, chức năng thực hiện ký số văn bản giúp thuận tiện cho cấp quản lý, tiết kiệm thời gian, nguồn lực, chi phí. Đặc biệt là hệ thống văn bản, tài liệu trên SkyOffice được đảm bảo an ninh, bảo mật, khi tất cả văn bản và tài liệu đều gắn watermark.

Có thể nói, SkyOffice giúp tăng trải nghiệm cho CBNV, tạo ra môi trường làm việc phẳng, mọi văn bản được xử lý dễ dàng; giúp công việc được thuận lợi, nhanh chóng, đầy đủ và rõ ràng, từ đó nâng cao năng suất lao động; giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Vậy TCT có định hướng phát triển và nâng cấp ứng dụng trong thời gian sắp tới không thưa ông?

Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ tiếp tục hoàn thiện và mở rộng các chức năng nghiệp vụ trên SkyOffice. Đồng thời, tổ triển khai cũng sẽ thực hiện tích hợp với các ứng dụng khác như Spirit (Trang tin nội bộ TCT), SkyHR (ứng dụng quản trị nhân sự), BPM TCT (ứng dụng quản lý quy trình nghiệp vụ)… vào một nền tảng chung, gọi là Super App. Theo đó, CBNV chỉ vào Super App có thể nắm bắt được thông tin, xử lý các nghiệp vụ cơ bản như văn bản, công việc, lịch biểu, thông tin, nghỉ phép, lương, thưởng…

Chúng tôi vui và tự hào khi triển khai thành công ứng dụng, mang lại sự thuận tiện cho người dùng và góp phần vào công cuộc chuyển đổi số của TCT.

Xin trân trọng cảm ơn ông!