Xuất phát từ nhu cầu thực tế của một bộ phận khách hàng, các khách này có nhu cầu đi lại với thời gian khá linh động nhưng có yêu cầu là giá tốt nhất, bản thân anh Đặng Thanh Quang, cán bộ IT CNMN, cho biết: “Vì làm việc trong ngành hàng không, nên tôi thường xuyên được người thân bạn bè nhờ hỏi vé các thông tin về vé VNA như: sắp tới gia định định đi đến điểm này, ngày nào có giá tốt nhất ? Tháng này không có vậy tháng sau thì sao?”.
Anh kể thêm, trước đây để trả lời các câu hỏi này, anh phải vào trang web/app mobile của VNA để tra cứu. Kết quả tra cứu này cũng chậm vì một lần tra cứu chỉ có thông tin 7 ngày, thông tin trên website nhiều nên khó thấy được sự so sánh về giá trong khoảng thời gian dài.
Sản phẩm “liên phòng”
Trong một lần trao đổi với anh Lữ Quốc Toàn – Phó phòng TMHK, anh Quang cũng được biết hiện các đại lý của VNA cũng thường xuyên gặp tình huống như thế từ khách hàng, khiến việc tư vấn về mua vé chưa hiệu quả. Từ đó, mấy anh em đã lập kế hoạch xây dựng một công cụ tra cứu giá nhanh giúp người bán và kể cả bản thân nhân viên thực hiện việc bán hiệu quả hơn.
“Việc xây dựng công cụ tra giá đã được anh Toàn và anh Phong – chuyên viên tổng hợp bộ phận Tin học – Phòng KHHC thống nhất và giao cho tôi cùng anh Phúc – chuyên viên phần mềm – Bộ phận Tin học – Phòng KHHC thực hiện”, anh Quang kể.
Việc xây dựng công cụ tra giá đã được anh Toàn và anh Phong cùng anh Phúc xây dựng. (Ảnh: NVCC).
Anh mô tả rõ phân công trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong dự án, trong đó anh Toàn – Phó phòng TMHK là người đưa yêu cầu cụ thể, cung cấp nghiệp vụ Sabre để lấy thông tin seat available trên chuyến bay, góp ý về giao diện. Anh Phạm Thanh Phong – chuyên viên phòng KHHC chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu, tham mưu về kỹ thuật, giám sát tiến độ và quyết định các vấn đề chuyên môn. Anh Hồ Hoàng Phúc – chuyên viên phòng KHHC chịu trách nhiệm xây dựng giao diện web cho người dùng truy cập, tiếp nhận góp ý về giao diện và thực hiện sao cho thân thiện với người dùng, hiệu quả, ít thao tác.
“Còn tôi chịu trách nhiệm xây dựng công cụ trao đổi thông tin giữa trang web và Sabre”, anh kể tiếp. “Quá trình nêu ý tưởng và hoàn thiện mất khoảng 4 tuần thực hiện, vì anh em ai cũng còn thực hiện các công việc chuyên môn khác. Trong đó, có 2 tuần xây dựng quy trình và thực hiện, 2 tuần triển khai thử và hoàn hiện lại quy trình”.
Cân nhắc phương án tối ưu
Theo anh, quá trình xây dựng quy trình ngay từ đầu gặp phải vấn đề là đưa ra hai tiêu chí thời gian tra cứu dài và tốc độ phản hồi nhanh nhất trong khi tốc độ truy cập vào Sabre có giới hạn. Lúc này nhóm đã đưa ra hai phương án là lấy số liệu real time hay định kỳ lấy theo giờ, cả hai đều có ưu điểm và nhược điểm riêng biệt.
Phương án thứ nhất là real time (lấy số liệu trực tiếp), có ưu điểm là số chính xác, lấy đúng theo nhu cầu, lượng truy cập vào Sabre ít. Tuy nhiên nhược điểm của phương án này là chậm hơn do truy cập vào Sabre.
Còn với phương án lấy trước số định kỳ có ưu điểm là phản hồi nhanh, nhưng nhược điểm là số liệu được làm mới định kỳ nên khả năng người dùng sẽ thấy thông tin cũ, lượng dữ liệu truy cập vào Sabre là dư thừa.
Dựa trên ưu và nhược điểm của hai phương án đó, nhóm đã tiến hành xây dựng thử trên phương án 1 – lấy real time để đánh giá độ trễ có chấp nhận được hay không.
Kết quả là phương án 1 đã cho kết quả độ trễ xấp xỉ 15 giây cho tuyến đường SGN-HAN, đây là con số chấp nhận được so với các nhược điểm của phương án 2.
Tuy nhiên để đảm bảo cho hệ thống Sabre phục vụ công tác bán và xác định đây chỉ là công cụ hỗ trợ nên nhóm đã thống nhất 2 điểm sau: Các yêu cầu tra giá trùng nhau trong vòng 5 phút sẽ không cần lấy dữ liệu từ Sabre mà đưa lại dữ liệu cũ trong 5 phút; Chỉ tiếp nhận đồng thời 5 yêu cầu tra giá, khi nào một yêu cầu hoàn tất mới thực hiện yêu cầu tiếp theo.
Qua quá trình theo dõi, nhóm thấy rất ít thời điểm chương trình tiếp nhận vượt quá 5 lần mà diễn ra tuần tự và đều đặn.
Sản phẩm được sử dụng từ giữa tháng 5/2019 và đã được chia sẻ cho cả CNMB và CNMT sử dụng. Ngay sau khi đưa vào sử dụng, sản phẩm đã nhận được phản hồi tích cực từ mạng bán đại lý, phòng các anh chị em đặt chỗ, bán vé trong việc tư vấn giá cho khách hàng. “Rất nhiều CBNV đều thường xuyên lên tra cứu phục vụ nhu cầu cá nhân”, anh bổ sung.
Anh Quang cho biết, lãnh đạo CNMN đã đánh giá cao về hiệu quả của chương trình và đã có quyết định khen thưởng các cá nhân tham gia dự án.
Nói về người đồng nghiệp khác phòng nhưng gắn bó với rất nhiều nghiệp vụ của phòng mình, anh Toàn chia sẻ: Quang gia chi nhánh từ tháng 5/2011, đảm nhận chức danh chuyên viên quản lý ứng dụng thuộc Phòng Thông tin Tin học của Chi nhánh Miền Nam. Đến tháng 7/2018, Quang được chuyển sang đảm nhận chức danh Chuyên viên phần mềm – Phòng Kế hoạch Hành chính, chịu trách nhiệm hỗ trợ các nguồn số liệu của chi nhánh và các công cụ khai thác số liệu của chi nhánh phục vụ công tác bán.
Anh Toàn cũng cho biết, trong quá trình công tác tại Phòng Thông tin Tin học, anh Quang đã có hai ý tưởng sáng tạo cấp TCT, gồm phần mềm hệ thống quản lý chuyến bay (năm 2013): phục vụ giám sát hàng hóa chuyến bay quốc tế; và công cụ tự động hóa lấy số liệu – trang Web khai thác số liệu thương mại hành khách (năm 2015): cung cấp công cụ cho chuyên viên bán điều hành bán.
